lunes, 26 de abril de 2010

Los proyectos sociales: una oportunidad para fomentar la organización participativa


Cada proyecto es una oportunidad para la transformación, para cambiar situaciones y definitivamente mejorar la calidad de vida de las personas. Todos los proyectos, tanto los que son privados como los que no, cumplen con esta característica, comienzan en un punto A y terminan en un punto B en el cual la situación inicial ha cambiado, durante el proceso se transforman recursos, se generan bienes y servicios, se crea riqueza y bienestar.

Ahora bien, en mi opinión, son los proyectos sociales o de desarrollo los que maximizan ese poder transformador. Ya que es a través de estos que se atienden las necesidades de aquellas personas que por lo general están excluidas y viven en situación de pobreza. Estos proyectos generan escuelas, programas de salud para la contención de enfermedades graves, infraestructura para que los campesinos puedan acceder a los mercados y vender sus productos, sistemas de agua potable, sistemas de electrificación, etc. Imaginemos solo por un momento el cambio que sufriría la vida de un conjunto de personas que viven sin luz eléctrica y de repente se les dota con esta, sus actividades diarias no tendrían que acabar con la caída del sol, el simple hecho de que tal vez algunos de ellos puedan leer un libro antes de dormir ya es un cambio sustancial.

Sin embargo, la importancia de los proyectos sociales va mucho más allá de los bienes y servicios que crea, a través de ellos se puede incentivar la organización y participación de las personas y esto definitivamente es mucho más poderos y significativo que una escuela o un sistema de tuberías.

El problema de la pobreza es en gran medida un problema de desorganización y poca participación de los pobres en los procesos de toma de decisiones, esto permite que bienes y servicios que van dirigidos a los más necesitados terminen en manos de aquellos que tienen mayor poder adquisitivo. Para evitar esto los pobres deberían organizarse y actuar para garantizar que las políticas gubernamentales orientadas a satisfacer sus necesidades no sean capturadas por otros grupos sociales, cuya situación económica es más favorable.

Un ejemplo de esta situación lo constituye el subsidio a la gasolina que se aplica en Venezuela, cuando lo analizamos nos damos cuenta de que los que se favorecen son las personas que tienen vehículos particulares y no aquellos que utilizan el servicio de transporte público, esta conclusión la obtenemos de manera sencilla, supongamos que el subsidio es de 15 bolívares el litro, la persona que tienen un vehículo particular aprovecha completamente esta subvención ya que tiene un ahorro de 15 bolívares por litro de gasolina que consume, mientras que aquellos quienes utilizan el transporte público deben compartir estos 15 bolívares con todas aquellas personas que lo acompañan en su viaje, al final del día los más pobres terminan recibiendo o ahorrando solo una fracción de un subsidio creado para favorecerlos y aquellos que tienen dinero suficiente para comprar un vehículo particular terminan aprovechando lo que se creó para ayudar a los menos favorecidos.

He aquí entonces una de las claves para combatir la pobreza, la organización o lo que se conoce como capital social, y los proyectos de desarrollo son definitivamente una oportunidad para incentivar su creación o potenciarlo de manera tal que los más pobres estén en la capacidad de actuar como un bloque, presionando a los que toman las decisiones, para que satisfagan sus necesidades.

Cómo un proyecto puede crear capital social, muy sencillo, a través de la participación de todos aquellos que serán de una u otra manera beneficiados por la intervención en cada una de las etapas del proyecto, desde la identificación hasta la evaluación de los resultados.

Involucrar a los miembros de la comunidad de manera activa en el desarrollo del proyecto, permite que sean los afectados por el problema que se desea resolver quienes lo identifiquen y formulen las posibles soluciones. Esto los convierte en protagonistas del proceso y además garantiza que la orientación del proyecto será la correcta, en función de satisfacer las necesidades existentes.

Por otra parte, al participar como comunidad en el desarrollo del proyecto, los individuos se dan cuenta de la fortaleza que tiene como grupo para resolver situaciones que los afectan en mayor o menor medida a todos. Otro elemento fundamental es que al ser el proyecto el producto de un trabajo conjunto cada uno de los miembros de la comunidad será garante de que los resultados alcanzados sean aquellos que se esperan, siendo los principales evaluadores del proyecto.

En conclusión una comunidad que se organiza no solo es capaz de reconocer sus necesidades y elegir, con el consenso de sus miembros, cual es el camino a seguir para satisfacerlas, sino que además son capaces de ejercer la vigilancia necesaria para garantizar que los objetivos de la intervención se cumplan.

De esta manera los proyectos se convierten en un punto de encuentro para que los miembros de una comunidad, alcanzando acuerdos y trabajando mancomunadamente, concienticen el poder que tienen cuando actúan en conjunto y de manera organizada.

En los países en desarrollo los pobres representan entre un 60 y un 80% de la población, si estás personas estuvieran organizadas y participaran activamente en los procesos de toma de decisiones, definitivamente las políticas públicas estarían orientadas a satisfacer sus necesidades, o es qué a caso los políticos serían capaces de desestimar el voto de una cantidad tan grande de personas. Si en los países en desarrollo los pobres estuvieran organizados para la participación simplemente no existiría la pobreza y la desigualdad se reduciría considerablemente.

miércoles, 14 de abril de 2010

Las 10 preguntas que se deben responder cuando formulamos un proyecto


La fase de formulación de proyectos consiste en sistematizar toda la información que se recolectó durante el diagnóstico o fase de identificación y convertirla en un plan operativo, es decir en un conjunto ordenado de pasos, con recursos, duración y costos asociados a cada uno de ellos.

Utilizando el lenguaje de proyectos, en esta etapa determinamos el alcance o trabajo necesario para lograr los objetivos, elaboramos el cronograma de actividades y el presupuesto del proyecto así como el plan para manejar los riesgos que puedan presentarse durante la ejecución. Aunque muchos libros definen la formulación como el simple llenado de un formato, esta fase, en conjunto con la de identificación, es fundamental para el buen desempeño del proyecto y en ellas se invierte por lo general un 25% del monto total del presupuesto.

Una manera sencilla de formular un proyecto es dando respuesta a un conjunto de 10 preguntas, estas están reseñadas en la mayoría de los textos que tratan sobre este tema y aquí se las dejo para que las utilicen como una guía en la planificación y desarrollo de sus iniciativas:

¿Por qué se va a actuar?

Esta pregunta la respondemos haciendo referencia al o a los problemas y/o necesidades que se han identificado y que dan origen al proyecto, por ejemplo, se va a actuar porque existe un conjunto de 1000 personas, en determinada población, que sufren un problema o necesidad específica como un alto índice de analfabetismo, la alta incidencia de una enfermedad o altos niveles de desnutrición infantil, etc. o porque una empresa en particular realizó un estudio de mercado y descubrió una oportunidad de negocio que le permitirá obtener beneficios e introducir un bien o servicio al mercado, mejorando la calidad de vida de los consumidores.

¿Para qué se va actuar?

Aquí nos referimos al objetivo general del proyecto, vamos a actuar para darle solución a los problemas que hemos identificado, por ejemplo, vamos a disminuir los índices de analfabetismo en un 20%, incrementar la escolaridad en niños menores de 12 años en un 15% o mejorar la productividad agrícola en un 10%, en una determinada población en el lapso de un año. En el caso de la empresa, incrementar su participación de mercado un 20% en un año, etc.

¿Qué se va a hacer?

La respuesta a esta pregunta es el listado de los objetivos específicos alrededor de los cuales girará el proyecto, por ejemplo, si nuestro objetivo general es incrementar los niveles de escolaridad entre los niños menores de 12 años en determinado espacio geográfico, podríamos tener objetivos específicos como:

- Construir un centro de educación básica en la comunidad.

- Desarrollar una campaña de concientización de los padres de niños menores de 12 años para que los envíen al colegio.

- Construir vías de acceso que permitan a los niños menores de 12 años, asistir al colegio más cercano a la población.

- Desarrollar un programa educativo, dirigido a niños menores de 12 años en la población, etc.

Viéndolo desde el punto de vista empresarial, si nuestro objetivo general es incrementar nuestra cuota de mercado en un 15%, entre nuestros objetivos específicos podrían estar:

- Producir determinado bien o servicio.

- Desarrollar una campaña de mercadeo y ventas, para introducir al mercado el bien o servicio producido, etc.

¿A quién se dirige la acción?

Esta pregunta la respondemos mencionando a la población objetivo del proyecto, quienes serán impactadas de manera directa por el resultado del mismo (las personas cuyo problema o necesidad será resuelto al cumplirse con el objetivo general), por ejemplo, los niños fuera del sistema educativo en edades comprendidas entre 6 y 12 años, los hombres desempleados en edades comprendidas entre 25 y 40 años, las mujeres pobres con edades comprendidas entre 18 y 25 años, ubicados en determinada zona geográfica, etc. o los consumidores entre 25 y 45 años de productos electrónicos, con altos niveles de ingreso, serían algunas de las posibles respuestas que podríamos dar a esta cuestión.

¿Dónde lo haremos?

La respuesta a esta pregunta es la localización del proyecto. En el caso de una obra por ejemplo, estaríamos hablando de una situación geográfica en particular, como en la comunidad de Caricuao, en la ciudad de Caracas, Venezuela o en la población del Carmen, en el estado La Unión, en El Salvador. Pero, si hablamos de un producto o servicio destinado a los mercados, la localización es un poco más ambigua ya que mercado es cualquier espacio, físico o no, en el que se compren o vendan cosas, podríamos hablar del mercado internacional, del mercado de la ciudad de Caracas, del mercado latinoamericano, del mercado en internet, etc.

¿Cómo lo haremos?

La respuesta es el plan de acción o el conjunto de todas las actividades que debemos realizar y el orden en que las ejecutaremos para alcanzar los objetivos específicos y el objetivo general, por ejemplo, para disminuir el porcentaje de niños menores de 12 años fuera del sistema educativo, decidimos que como uno de los objetivos específicos debemos construir una escuela en la comunidad. Para la construcción debemos realizar un conjunto de actividades que están ordenadas en un plan, se me ocurre, crear las fundaciones de la edificación, realizar el vaciado, levantar las paredes, etc. De esta manera se describe paso a paso lo que debemos hacer para alcanzar el resultado esperado.

¿Cuándo se va a hacer?

Como todo proyecto es finito, esta pregunta se responde con el tiempo que va a durar la intervención en producir los bienes o servicios proyectados, por ejemplo, si el objetivo de nuestro proyecto es la disminución en el porcentaje de niños menores de 12 años fuera del sistema educativo en un 20%, en determinada comunidad en los próximos dos años, esperamos que al culminar este período de tiempo se haya cumplido con este objetivo.

En el caso de que estemos produciendo un bien o servicio en busca de aumentar nuestra posición en el mercado en un 15% en dos años, nuestro proyecto en este período deberá contemplar la planificación, desarrollo e introducción al mercado y venta del bien que hemos generado, para alcanzar el fin propuesto.

El tiempo de duración del proyecto se expresa a través de un cronograma, en el cual se especifica la duración de cada una de las actividades del proyecto y el orden en que estas se irán realizando. La suma de la duración de todas y cada una de las actividades nos dará como resultado la duración de todo el proyecto.

¿Con qué se va a hacer?

Una vez determinada cuales son las actividades que vamos a realizar y la duración de cada una, podemos darle respuesta a esta incógnita, haciendo referencia a los recursos, de toda índole, necesarios para el desarrollo del proyecto.

Cada actividad que debemos realizar está asociada a un conjunto de recursos, por ejemplo para levantar las paredes de la escuela, en un período de tiempo dado, se requerirá de un número determinado de equipos, materiales y personas para que esto se lleve a cabo.

¿Cuánto cuesta?

La respuesta a esta pregunta es el presupuesto del proyecto, cuanto nos va a costar realizar todas y cada una de las actividades para lograr el objetivo general.

Para poder formular el presupuesto debemos haber respondido las tres preguntas anteriores, debemos conocer cuáles son las actividades que vamos a realizar, cuánto duran y qué recursos se necesitan para su desarrollo. Por ejemplo, el levantamiento de las paredes de la escuela dura 6 meses, y para esto necesitamos 10 personas, 3 equipos y 40 ladrillos. Las personas ganaran 100 unidades por cada mes de trabajo, los equipos serán remunerados con 50 unidades por los seis meses de trabajo y los 40 ladrillos tendrán un costo de 200 unidades. El costo de la actividad es entonces = (100 x 10 x 6) + 50 + 200 = 6.250 unidades.

Este procedimiento se realiza con cada una de las actividades del proyecto y los resultados se suman para obtener costo total de la intervención.

¿Con quién contamos?

Esta pregunta está relacionada a los actores o interesados del proyecto, por ejemplo, quiénes pueden financiar el proyecto, quiénes pueden desarrollar las obras del proyecto, quiénes pueden en un momento dado ser afectados por los resultados obtenidos, en el caso de un proyecto privado quiénes son nuestros competidores, quiénes son los reguladores de la actividad o mercado en el que pensamos incursionar, etc.

Responder esta pregunta nos permite desarrollar un plan para el manejo del riego relacionado a las actuaciones de cada uno de los interesados, de manera tal que podamos minimizar la posibilidad de acciones que vayan en contra del logro de los resultados que nos hemos propuesto alcanzar.

Como podemos ver el dar respuesta a estás 10 preguntas nos permite obtener el plan completo de nuestro proyecto, el paso siguiente sería evaluar su factibilidad, pero, eso lo dejaremos para un próximo post.

Nota: Las preguntas fueron tomadas del libro El Ciclo del Proyecto de Cooperación al Desarrollo, de Manuel Gómez y Héctor Sainz, editado por el CIDEAL, en el año 2005. Madrid, España.

domingo, 11 de abril de 2010

El valor ganado una herramienta para el seguimiento y control de los proyectos



Los proyectos están rodeados de una gran incertidumbre, esto se debe a que cada vez que desarrollamos alguno estamos emprendiendo una nueva actividad. No existen proyectos idénticos y por lo tanto tampoco contamos con un manual o receta cuyos pasos nos lleven, indefectiblemente a alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto.

Por esta razón el seguimiento y control de las actividades de cada proyecto son determinantes para garantizar resultados óptimos. Dos de las variables fundamentales que deben ser monitoreadas y controladas durante el desarrollo de cualquier proyecto son el tiempo y el costo, estas junto a la calidad conforman la combinación de éxito para el proyecto, debemos producir bienes o servicios con la calidad planificada, al costo previsto y en el tiempo esperado.

Cuál es la importancia de desarrollar un proyecto cumpliendo con el cronograma, si estamos hablando de un proyecto privado este seguramente responde a una necesidad de mercado, identificada por la empresa que lo realizará y esta querrá introducir el bien o servicio que va a producir rápidamente, para apoderarse de la cuota de mercado antes de que sus competidores entren en la carrera desarrollando productos y/o servicios similares.

Si hablamos de un proyecto social, tal vez este desarrolle bienes y/o servicios de los que depende la vida de un conjunto de personas, como centros de salud, carreteras, centros educativos, drenajes, etc. Razón por la cual la creación de estos productos y la satisfacción de estas necesidades deben estar ajustadas al tiempo planificado.

En cuanto a los costos, un aumento no previsto de estos durante el desarrollo del proyecto puede acabar con la rentabilidad del mismo, convirtiéndolo en un proyecto no factible al no poder cubrir con los ingresos que se obtendrán por la comercialización de los bienes y/o servicios producidos, la inversión realizada para desarrollarlos.

En el caso de proyectos sociales puede que el sobre costo supere las ganancias de carácter social que generaría el proyecto, si lo desarrollamos estaríamos haciendo un uso ineficiente de recursos, que son escasos y que podrían estar siendo utilizados en llevar a cabo una intervención generadora de mayor beneficio.

Para hacer el seguimiento de estas dos variables a lo largo de la etapa de ejecución o desarrollo del proyecto existe una herramienta matemática muy útil y sencilla de utilizar. Esta herramienta es conocida como el método del valor ganado y consiste en hacer una revisión de cuanto se ha gastado en la ejecución del proyecto en un momento determinado y contrastarlo con lo que debería haberse gastado según la planificación y los resultados obtenidos, para determinar en qué magnitud el trabajo realizado ha contribuido efectivamente al logro de los objetivos del proyecto.

Supongamos que nuestro proyecto consiste en la construcción de una casa y hemos decido averiguar al tercer mes de la ejecución como vamos con respecto a los costos y el tiempo del proyecto.

Según lo que hemos planificado al tercer mes la casa debería tener cuatro paredes construidas por un costo de 100 unidades, cuando revisamos la ejecución del presupuesto nos damos cuenta de que efectivamente se han gastado las 100 unidades, lo que nos hace creer que estamos cumpliendo con el plan del proyecto.

Sin embargo y para asegurarnos de que la obra vaya según lo planeado, vamos a visitarla y allí constatamos que de las 4 paredes que deberían estar construidas solo se han levantado dos.

Estamos en presencia entonces de un retraso en el cronograma y de un sobre costo que afecta nuestro proyecto. De las 4 paredes que se deberían haber construido solo hay dos, razón por la cual podríamos decir que la obra tiene un retraso de 50% y estas dos paredes nos han costado las 100 unidades, el precio que planificamos para las 4 que deberían estar construidas, por lo que tenemos un sobre costo ya que cada una tiene un precio 50, en vez del 25 planificado.

Ordenemos estos datos para poder observarlos mejor:

Obra a construir: Paredes

Número de paredes planificadas a los 3 meses: 4

Costo planificado de la obra a los 3 meses: 100 unidades

Costo planificado por cada una de las paredes construidas: 25 unidades

Número real de paredes construidas a los 3 meses: 2

Costo real de la obra a los 3 meses: 100 unidades

Costo real por pared construida: 50 unidades

Como dijimos anteriormente, si basamos nuestra revisión del avance del proyecto solo en la ejecución del presupuesto podríamos pensar que todo va viento en popa, sin embargo cuando vamos al avance real de las obras vemos que no es así, de 4 paredes planificadas hemos construido solo 2 que nos han costado el doble de lo que teníamos previsto gastar en cada una de ellas.

Ahora bien, teniendo estos dato calculemos cual es el valor ganado de nuestro proyecto en el mes tres, esto lo hacemos multiplicando el trabajo que efectivamente se ha realizado, en este caso las dos paredes, por el costo planificado para ellas, 25 unidades, esto nos da como resultado 50 unidades.

Una vez calculado el valor ganado lo comparamos con el costo planificado de la obra a los 3 meses, 100 unidades.

El hecho de que el valor ganado sea inferior al costo planificado para la obra nos permite asegurarnos de que realmente hay un problema en nuestra ejecución, ya que el trabajo realizado debería haber contribuido en 100 unidades al logro del proyecto pero solo lo ha hecho en 50 unidades.

Luego de obtener este resultado nos damos cuenta de que estamos entonces frente a un sobre costo y/o a un retraso en la ejecución de nuestro proyecto, que debemos corregir para poder llegar a la meta.

Qué pasaría en caso contrario, si el valor ganado está por encima del costo planificado, seguramente estaríamos ahorrando parte del presupuesto y/o adelantados en las obras del proyecto con respecto al cronograma.

El escenario ideal es que el valor ganado sea igual al costo planificado, ya que en los casos anteriores se evidencia que hemos subestimado y sobreestimado los costos respectivamente y hemos incurrido en una mala planificación. Debemos recordar que planificar es vital en el desarrollo de los proyectos, por aquello de los riesgos que rodean este tipo de actividades.

El valor ganado y muchas otras herramientas de seguimiento y control nos permiten monitorear regularmente el avance de nuestros proyectos, para poder corregir a tiempo las desviaciones que puedan presentarse en el camino, ajustándonos lo más posible al plan, de esta manera seremos capaces de garantizar en una mayor medida el éxito en el logro de la meta.

viernes, 2 de abril de 2010

Los proyectos y el bienestar


Un proyecto puede definirse de una manera bastante sencilla como el camino que debemos transitar para transformar una situación en otra. Partiendo de un presente en el cual existe alguna necesidad que nos causa insatisfacción, planificamos, desarrollamos y evaluamos un conjunto de actividades a lo largo de un período determinado de tiempo, que nos lleva a un punto en el futuro en el cual dicha insatisfacción ha sido resuelta y nuestro nivel de bienestar ha aumentado.

Esta definición aplica tanto para los llamados proyectos sociales como para los proyectos de carácter privado. Un proyecto de desarrollo por ejemplo busca resolver los problemas o necesidades de un conjunto de seres humanos y mejorar su calidad de vida, proveyéndoles bienes y servicios como educación, agua corriente, centros de salud, etc. En el caso de los privados, la realidad no es muy distinta. Estos proyectos buscan atender necesidades de mercado, creando bienes y servicios como calzados, automóviles, etc. En ambos casos y atendiendo a la teoría del bienestar las personas contarán con una mayor cantidad de bienes y servicios, que podrán consumir mejorando sus estándares de vida.

Veamos con un ejemplo cómo ocurre esta mejora. Supongamos que una comunidad muy pobre no cuenta con sistemas de agua corriente y cada mañana los miembros de este grupo deben recorrer una distancia de -digamos- 5 km al río más cercano para recoger agua y llevarla a sus hogares. Supongamos además que la actividad de ir, recolectar el agua y regresar a la comunidad es realizada por los niños, como en el caso de muchas comunidades pobres de África, y les lleva 5 horas al día.

Si en nuestra comunidad hipotética se lleva a cabo un proyecto en el cual ésta sea dotada con servicio de agua corriente, los niños podrán dejar de recolectarla y utilizarán las 5 horas diarias que ocupaban en esta actividad en otra, como asistir al colegio o simplemente jugar con sus amigos, lo que seguro les reportará mayor bienestar.

Las implicaciones de un proyecto de desarrollo van más allá de la dotación de un bien o servicio. Siguiendo con nuestro ejemplo, el llevar agua corriente a toda la comunidad no sólo permitiría que los niños ocupasen su tiempo en actividades de mayor provecho, sino que además el resto de las personas mejoraría su calidad de vida, pudiendo, por ejemplo, lavar sus alimentos con regularidad, evitar el almacenamiento de agua que puede convertirse en foco de enfermedades, entre otros. Si los niños utilizan las 5 horas en estudiar, tendrán una mayor oportunidad de conseguir empleo en el futuro, ganar dinero y mejorar su vida y la de sus familias.

Los proyectos de desarrollo, como mecanismos para la lucha contra la pobreza, buscan crear condiciones para que los seres humanos no tengan que ocupar su tiempo preocupándose en como suplir sus necesidades básicas (alimentación, vestido, seguridad, salud, servicios, por sólo mencionar algunos.) y puedan dedicarse a actividades que les permitan desarrollarse como individuos, que mejoren su bienestar y que en definitiva los hagan más felices.

En el caso de los proyectos privados la mejora en el bienestar se puede observar desde la óptica del mercado. Supongamos que una corporación que fabrica teléfonos celulares o móviles identifica una oportunidad de negocio a través de un estudio de mercado, según el cual a los consumidores de este tipo de productos les gustaría que los teléfonos fuesen más livianos. La empresa fabrica estos productos y los comercializa. Siguiendo la lógica de la libre competencia, las empresas rivales comenzarán a desarrollar teléfonos con las mismas características y pronto comenzarán también a venderlos. De esta manera se amplía la oferta de teléfonos celulares livianos y los consumidores tendrán más opciones para elegir a la hora de adquirir estos productos pagando el precio de mercado por ellos.

El bienestar de los consumidores se verá incrementado al contar con una mayor cantidad de productos en el mercado, lo que les permitirá elegir aquel que satisfaga sus necesidades pagando un precio que realmente refleje el valor del producto.

Los proyectos, sin importar si son de desarrollo o privados, se realizan entonces con el único fin de transformar y mejorar la realidad de un conjunto de seres humanos, a los que podemos llamar comunidad o consumidores. A pesar de que existe toda una disciplina que explica los proyectos y de que hay personas que se preparan como profesionales en esta área, siempre me ha gustado pensar que cada uno de nosotros es el gerente de su propio proyecto, que no es más que nuestra vida. Así, tomamos decisiones sobre qué estudiar, dónde vivir, dónde trabajar, entre otras muchas cosas, y actuamos para alcanzar nuestras metas con la única finalidad de estar mejor. Eso nos convierte a cada uno de nosotros en un instrumento de cambio.