miércoles, 24 de noviembre de 2010

La corrupción y su efecto en los proyectos


Hace un par de semanas me encontraba conversando con un amigo y colega sobre un proyecto que estaban realizando en la organización donde labora. Me comentaba que había sido imposible culminar con las actividades dentro del presupuesto y que el sobre costo había estado en el orden del 30%.

Cuando le pregunté sobre la razón de esta desviación me comentó que una vez realizada la auditoría habían encontrado que muchas de las compras del proyecto se realizaron con sobreprecio y en algunos casos se habían facturado cantidades de insumos superiores a las que efectivamente fueron entregadas a la organización que gestionaba el proyecto, esto generó una investigación y el establecimiento de responsabilidades administrativas y penales sobre las personas encargadas del manejo de estas contrataciones y compras.

Este tipo de situaciones se presentan más comúnmente de lo que pensamos y atienden al nefasto fenómeno de la corrupción, el cual está presente en todas las economías, en menor o mayor grado, siendo los países latinoamericanos de los más afectados por este flagelo.

La corrupción, además de destruir las instituciones del Estado y minar la confianza de los ciudadanos en los mecanismos para la aplicación de la ley y la justicia, afecta el proceso de asignación eficiente de los recursos dentro de la economía y los proyectos, ya que el dinero destinado a la producción y provisión de algún bien o servicio, bien sea público o privado, termina en los bolsillos de alguna persona inescrupulosa. Imaginémonos por un momento un proyecto que consista en la vacunación de 10.000 niños contra alguna enfermedad y que estas vacunas sean sobrefacturadas, alcanzando el presupuesto solo para adquirir 5.000. La mitad de los niños se quedaría sin cobertura, corriendo el riesgo de contraer la enfermedad y morir.

La corrupción y los proyectos

Dentro de la gestión de proyectos existen algunas actividades, operaciones y transacciones que son más susceptibles de ser afectadas por la corrupción, entre ellas están, como lo mencionamos al inicio, la compra de bienes y contratación de servicios en donde pudiera presentarse sobreprecio o venta ficticia; la existencia de nóminas paralelas conformadas por personal ajeno al proyecto pero que perciben un salario sin trabajar en él; contratación de personal no calificado para determinado cargo lo que es bastante común en nuestro países donde en muchos casos las relaciones filiales o de amistad privan ante la profesionalización o formación de determinada persona; la mala utilización del presupuesto del proyecto a través de la desviación de los fondos para utilizarlos en actividades que no son propias del mismo, los sobornos o comisiones solicitadas por algunos funcionarios para la adjudicación de permisos o decisiones favorables a quien realiza el proyecto; tráfico de influencias entre otros.

La corrupción es uno de los riesgos que debemos tomar en cuenta en la etapa de planificación de manera tal que podamos establecer mecanismos que nos permitan minimizar su posibilidad de ocurrencia.

¿Qué hacer para que nuestro proyecto no se “corrompa”?

Lo principal es establecer mecanismos de control interno que nos permitan hacer un seguimiento exhaustivo del desarrollo de todas las actividades del proyecto, haciendo hincapié en aquellas que son más susceptibles de ser afectadas por esta problemática. Para tal fin existen herramientas como el valor ganado, a través del cual podemos identificar desviaciones tanto en el costo y tiempo del proyecto, que nos servirían de punto de partida para iniciar una investigación que determine las causas de estos incumplimientos con la planificación.

Por otra parte, todos los procesos para la compra y contratación de bienes y servicios deben estar reglamentados, ser lo suficientemente claros y estar debidamente documentados para no dejar espacio a la discrecionalidad. Es importante que la procura, por licitación o adjudicación directa, sea un proceso transparente y la información que se desprenda de este esté a disposición del equipo de proyecto.

Otro aspecto importante y que puede evitarnos problemas, es el establecimiento de incentivos para tratar de evitar comportamientos deshonestos en el uso de los recursos del proyecto, como por ejemplo salarios acordes a las responsabilidades de cada uno de los cargos dentro de la organización y un sistema que sancione efectivamente a quienes incumplan con sus funciones y cometan actos de corrupción (incluyendo demandas de carácter penal de ser necesario).

Evitar la corrupción en los proyectos es un tema de control y sanción de quienes participan en actividades irregulares, pero, más allá del uso de elementos coercitivos, la solución a este problema está en no hacernos participes del juego aunque muchas veces este sea reconocido como parte del sistema. Cuando pagamos una comisión a un funcionario, sobre facturamos o utilizamos de manera inadecuada los recursos en función de nuestro propio beneficio no solo estamos atentando contra nuestra integridad si no que además estamos colaborando con el deterioro de la sociedad de la que formamos parte.


Fuente consultada:

Financiamiento y Administración de Proyectos de Desarrollo, de Teodoro F. Etienne. Publicado por Alfaomega, Colombia, 2.004.

miércoles, 17 de noviembre de 2010

Los proyectos dentro de las organizaciones


Toda empresa u organización tiene como uno de sus objetivos fundamentales el logro de ventajas competitivas, que le permitan superar a sus competidores y obtener una mayor cuota del mercado en el que opera. Para lograr esto, las empresas diseñan un plan de gestión estratégica que les permite establecer el norte que se desea alcanzar como organización y el camino que hay que recorrer para llegar a él.

Toda esta planificación comienza con la definición de lo que se conoce como los lineamientos estratégicos de la organización, de los que seguro hemos escuchado hablar en otras oportunidades. Estos son la visión organizativa, la misión y los objetivos estratégicos, veamos en qué consiste cada uno de ellos:

La visión es el objetivo a más largo plazo, este lineamiento que por lo general es inspirador describe la idea que llevó a los fundadores de la organización a crearla. Es básicamente la declaración de un sueño o un ideal.

Para poner un ejemplo sencillo, regresemos por un momento a nuestra infancia y pensemos en lo que soñábamos ser cuando nos convirtiésemos en adultos. Seguramente muchos tenían la visión de ser profesionales, padres de familia, tener fortuna, etc. Y pensábamos cuando yo sea grande seré……

De esta misma manera, las organizaciones establecen que quieren ser o adonde quieren llegar cuando “sean grandes”, por lo general diez años después de su creación, ser la primera empresa del mercado, satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes, ser la mejor organización en el trato con el cliente, etc.

El segundo lineamiento estratégico es la misión cuyo horizonte temporal es menor al de la visión, por lo general cinco años para ser alcanzada. La misión a diferencia de la visión contiene o hace referencia al propósito objetivo de la organización, a sus competidores, clientes y a la ventaja competitiva que poseen.

El nombre misión es bastante elocuente y se explica por sí solo. Supongamos que nuestra organización se ha planteado en los próximos diez años convertirse en la primera empresa del mercado, esta sería nuestra visión, pero cómo lo logramos. A través del alcance de la misión o misiones que tengamos que cumplir para llegar a ese objetivo máximo, por ejemplo:

Aumentar la base de clientes o participación de mercado en un 40% en los próximos 5 años, ofreciendo un servicio personalizado a través de una plataforma tecnológica de última generación.

Y en última instancia tenemos los objetivos estratégicos que son lineamientos de más corto plazo y cuya función es hacer operativa a la declaración de misión. Los objetivos son los pequeños pasos que debe dar la organización para alcanzar la misión y dirigirse hacia la visión.

Estos objetivos deben tener ciertas características: ser medibles, específicos, apropiados, realistas y oportunos.

Las organizaciones se valen de estos lineamientos para canalizar el esfuerzo individual hacia el logro de fines comunes. La visión, misión y objetivos son una especie de faro que permite a todos los que hacen vida dentro de la organización remar en la misma dirección.

Los proyectos y las organizaciones

Dentro de las organizaciones hay múltiples necesidades que pueden dar origen a un número similar de proyectos para satisfacerlas. Sin embargo, y como ya hemos conversado con anterioridad, los recursos son escasos y la organización debe ser capaz de asignarlos de manera eficiente.

Esta eficiencia está relacionada al aporte que determinado proyecto pueda hacer al logro de los lineamientos estratégicos, ya que todas las acciones realizadas por la organización deben estar orientadas hacia estos.

Se presenta entonces un proceso de elección, donde la organización debe definir hacia qué proyectos irán orientados los recursos y cuales quedaran para el futuro. Tomando en cuenta aquellos que contribuyen en mayor porcentaje al logro de los lineamientos estratégicos, para darles la prioridad dentro del portafolio de proyectos.

Proponiendo proyectos para nuestra organización

Estos elementos debemos tomarlos en cuenta a la hora de proponer algún proyecto dentro de nuestra empresa u organización, preguntándonos en que porcentaje nuestra idea puede colaborar con el alcance de los lineamientos estratégicos.

Aquí entra en juego una fase del ciclo de proyectos, conocida como programación y que consiste en casar al proyecto con los intereses del financista, en nuestro caso la organización en la que laboramos.

De esta manera podremos garantizar que el proyecto se realizará, al ser considerado de importancia para el logro de la visión, misión y los objetivos. Si obviamos estos elementos y cometemos el común error de evaluar las necesidades desde nuestra óptica, corremos el riesgo de presentar ideas que serán rechazadas por no ir en función del fin común.

Tanto en las empresas como en las organizaciones de carácter social y yendo más lejos en nuestras sociedades, el tener claro hacia donde nos dirigimos como colectivo nos permite tomar acciones y realizar proyectos en función del logro de ese fin común. Para parafrasear una frase que se escucha mucho en cuando se habla de gerencia estratégica, ningún viento es favorable para un velero que no conoce hacia donde se dirige.

Referencia bibliográfica:

Dess, G y Lumpkin, G. Dirección Estratégica. Mc Graw Hill. Madrid. 2003.

miércoles, 10 de noviembre de 2010

La fase de cierre del proyecto


Entre todas las fases que forman parte del ciclo de vida de un proyecto, hay una en particular a la que se le dedica muy poco espacio o simplemente se omite de los libros de texto y talleres, esta es la fase de cierre o terminación. Esta etapa del proyecto es considerada por muchos como antipática, sin embargo, es tan importante como la formulación, gestión y evaluación del proyecto, de quienes seguramente hemos escuchado mucho más.

A Pesar de que el cierre de todo proyecto debería estar rodeado de celebración y alegría ya que, en el mejor de los casos, significa el logro de los objetivos previstos y la satisfacción de la necesidad que dio origen a la intervención, la conclusión del proyecto suele crear algunos problemas y cierto estrés y angustia en el equipo de trabajo, como bien explica Luis Enrique Palacios en su libro La Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino.

Según este autor el cierre del proyecto suele crear, entre otras cosas, inseguridad laboral ya que las personas que conforman el equipo del proyecto o desarrollan cualquiera de las actividades de este, se quedarán sin empleo una vez que se haya concluido con la intervención. Este hecho puede generar incentivos para que los trabajadores retrasen las obras con la finalidad de alargar el proyecto y no quedarse desempleados, por lo que es importante prever este riesgo en la etapa de planificación y establecer mecanismos que permitan mitigarlo.

Otro problema que puede presentarse durante esta etapa es la deficiencia en la transmisión del conocimiento a las personas que realizarán las actividades operativas una vez que el proyecto haya culminado, ya que el equipo por lo general está muy ocupado en la terminación de las actividades para ocuparse de entrenar y capacitar al personal.

Y por último la resistencia que existe a documentar y mantener un registro de todos los acontecimientos ocurridos durante el proyecto, de manera tal que la información pueda ser utilizada como guía para futuros proyectos.

En qué consiste el cierre de un proyecto

El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos, según lo refleja el PMBOK:

- La administración y cierre de contratos: que consiste, como su nombre lo indica, en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

- El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

Importancia del cierre del proyecto
La importancia fundamental de la etapa de cierre del proyecto es que es en esta que extraemos las lecciones aprendidas. Aunque en el pasado hemos conversado sobre lo oportuno que es sistematizar la información a medida que vamos avanzando sobre el ciclo de vida, es al final que tenemos la oportunidad como equipo de proyectos de sentarnos a analizar que pasó durante las fases y extraer información valiosa tanto para el equipo como para la organización.

Este recuento de todos los acontecimientos del proyecto, tanto de aquellos que marcharon de manera eficiente como los que no, nos permite aprender y mejorar nuestro desempeño en futuros proyectos.

Siguiendo a Luis Enrique Palacios, la evaluación de estas lecciones nos puede llevar a tomar acciones como:

- Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían visualizado

- Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad

- Identificar riesgos, previamente no considerados

- Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una contratación más transparente

- Determinar mejores especificaciones de calidad

- Introducir novedosos incentivos al personal

- Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas actividades, en las que no se tiene un know – how de primer nivel

El cierre del proyecto, fase muchas veces olvidada, nos permite entonces constatar qué hicimos bien durante el desarrollo de la intervención, identificar los errores en la gestión y aprender de estos para no cometerlos en el futuro. De esta manera las lecciones aprendidas nos permiten mejorar nuestro trabajo y se convierten en una fuente de información valiosa para quienes decidan en un momento dado realizar un proyecto similar al que estamos finalizando.

Fuentes consultadas:

Palacios, Luis. "Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino". UCAB, Caracas, Venezuela, 2005.

Project Management Institute. "Project Management Body of Knowledge". PA. EEUU. 2004.

lunes, 1 de noviembre de 2010

La gerencia de proyectos, un asunto de sentido común


Esta semana es mi cumpleaños número 34, por esa razón decidí escribir un post dedicado al proyecto más importante que he venido gestionando desde que tengo uso de razón, mi vida. Siempre he sostenido que cada uno de nosotros, independientemente de nuestra formación, es un gerente de proyectos ya que nos fijamos metas, planificamos, calculamos costo, estimamos tiempos, determinamos calidad, medimos riesgos y ejecutamos con la finalidad de alcanzar o convertirnos en esa persona que hemos soñado ser en el futuro. Por esta razón, cada vez que doy un taller de proyectos le digo a los participantes, que salvo algunas técnicas, la gestión de estas actividades no tiene ningún misterio, es simplemente observar como llevamos nuestra vida y aplicar los mismos procedimientos que realizamos diariamente en un ámbito profesional.

Podemos considerar entonces que la vida es un gran plan, conformada por muchos proyectos que vamos desarrollando a lo largo de ella, alcanzando metas de corto y mediano plazo que nos llevan hacia un objetivo definitivo, que en la mayoría de los casos, no es otro más que la ansiada felicidad que todos esperamos obtener. Para no ponernos filosóficos con el tema, les comento sobre el próximo proyecto que pienso llevar a cabo y de cómo lo he planificado y voy ejecutándolo. Seguramente ustedes pensarán que procedo de esta manera por mi formación, sin embargo se darán cuenta que es más un asunto de sentido común que de conocimiento académico.

Mi próximo proyecto consiste en realizar estudios de maestría en ciencias económicas, con el objetivo de alcanzar un grado más en mi carrera profesional. Para tal fin he venido planificando esto desde hace algún tiempo y aquí les dejo un pequeño resumen de cómo me he organizado.

En principio partí de una necesidad personal, mejorar mi perfil profesional para hacerme más competitivo en los mercados laborales, además de un gran interés que siento por estudiar y aprender cosas nuevas constantemente.

A partir del diagnóstico de esta necesidad, me plateé entonces realizar un postgrado en economía y comencé a buscar ofertas en universidades en Latinoamérica. Envié correos electrónicos preguntado sobre pensum, costos, lapsos, etc., de manera tal que pudiese evaluar cada una de las opciones que se me presentaban para poder elegir a donde ir. Con los pensum e información sobre las universidades pude determinar la calidad del producto final que espero obtener y con los costos y los lapsos pude comenzar a armar mi presupuesto.

Una vez que tenía la información sobre las universidades, comencé a investigar sobre las condiciones para vivir y trabajar en esos países mientras realizo mis estudios, costos de alquileres, víveres, transporte, facilidad para obtener una residencia temporal, índice de seguridad, etc., con lo que arme un pequeño perfil de cada una de las ciudades que había tomado en cuenta.

Con estos perfiles listos y una idea de lo que serían mis gastos y el tiempo de estadía, evalué mis diferentes posibilidades y tomé una decisión de hacia donde dirigirme (el nombre de la ciudad y el país me los reservaré por los momentos).
Ya con esta decisión tomada, comencé a realizar un conjunto de actividades simultaneas:

- Investigar los requisitos de admisión en cada una de las universidades que imparten el programa que quiero estudiar.

- Investigar sobre las mejores zonas para vivir y el precio de los alquileres

- Ahorrar un porcentaje de mi salario para poder mantenerme durante este período de estudios

- Visitar el consulado para enterarme de los tramites que debo realizar para obtener una visa y una residencia temporal

- Investigar sobre el costo de los boletos aéreos
Entre otras cosas.

Al final de este proceso, obtuve un presupuesto bastante preciso de mi proyecto, la duración, que será de dos años, envié mis solicitudes de admisión a las universidades que elegí y emprendí una planificación financiera que permitirá costear mis estudios y estadía.

Luego de ser admitido por dos de las universidades, el siguiente paso fue seleccionar una fecha de viaje y la compra del boleto aéreo. Además de agilizar algunos trámites nacionales para la adquisición de divisas.

En esta etapa me encuentro hoy en día, aun me quedan algunos pasos para culminar con la fase de planificación y preparación de mi proyecto, como alquilar un pequeño apartamento donde vivir durante la ejecución. En definitiva mi proyecto comienza en marzo de 2.011 y culminaría en diciembre de 2.012.

Como verán, realizando todas las actividades que les comenté en los párrafos anteriores utilicé metodología de proyectos:

1.- Identifique necesidades
2.- Determiné los objetivos
3.- Realicé una investigación de mercado
4.- Elaboré una lista de actividades
5.- Establecí un presupuesto y cronograma preliminar
6.- Evalué la factibilidad de las diferentes opciones que se me presentaron
7.- Tome una decisión sobre el mejor camino para lograr mi objetivo
8.- Tome acciones para comenzar a ejecutar mi proyecto en la fecha prevista

Se preguntarán si me he detenido a analizar los riesgos de este emprendimiento, y por supuesto que lo he hecho. Entre los que he identificado están la posibilidad de que no sea sencillo conseguir un empleo, el aumento en los precios de la ciudad donde residiré, el cambio de la política cambiaria en mi país, etc., y en buena medida he estructurado algunas estrategias que me permitirán mitigar los efectos de la materialización de cualquiera de estas situaciones.

Debo confesarles que para realizar esto en ningún momento me senté formalmente, como lo hago con los proyectos de trabajo, a escribir un plan, desarrollar un Gantt, etc., es un asunto más de lógica que de otra cosa.

En conclusión lo que quería mostrarles es que si ponemos atención a todos los pasos que damos en la vida para alcanzar nuestros objetivos, nos daremos cuenta que somos los gerentes de nuestros propios proyectos, desde estudiar una carrera universitaria, comprar una casa, adquirir un carro, casarnos o tener hijos, pasan por un proceso de planificación y ejecución, que en ningún momento está reñido con la emoción que ponemos en cada una de las cosas que hacemos en nuestra vida, simplemente nos permiten que alcancemos nuestros objetivos como seres humanos y minimicemos los riegos, garantizándonos en la medida de lo posible el éxito y la felicidad en nuestro gran plan.

Saludos a todos y nos leemos la próxima semana.