lunes, 20 de enero de 2014

La gestión "profesional" de nuestros proyectos de vida

Todos iniciamos un nuevo año con una lista de planes y objetivos que pensamos ejecutar y alcanzar en los próximos 365 días. Bajar de peso, conocer determinado lugar, aprender un idioma, iniciar estudios, escribir un libro, casarnos o emigrar son solo algunos de esos “deseos” que expresamos y pretendemos cumplir en el futuro inmediato.

Sin embargo, muchos de estos deseos no pasan de serlo y nuestra determinación inicial se va diluyendo en el día a día, gracias a la rutina en la que estamos envueltos y a la ausencia de una planificación que nos permita ser eficientes y efectivos en el logro de nuestros objetivos.

Es aquí donde entran en juego las herramientas de la gerencia de proyectos, para ayudarnos a crear una hoja de ruta que nos lleve desde la idea inicial hasta su concreción. Pasando por la determinación de los objetivos, las actividades, el cronograma para realizarlas, los recursos que necesitaremos, el costo de estos y el resultado que esperamos alcanzar.

Lo primero, y fundamental, que debemos tener claro es el objetivo que pretendemos alcanzar. Supongamos que nos hemos planteado la idea de escribir un libro para contar aquellas cosas de nuestra vida que nos han generado determinado aprendizaje y pensamos que pueden ser útiles para los demás.

Definimos entonces cómo será este libro, cuántos capítulos contendrá, qué tema se tratará en cada uno de ellos, si llevará gráficos, cuál será la extensión de cada capítulo, etc. Una vez que hemos definido esto, que no es más que la calidad del producto final que esperamos obtener, pasamos a hacer un listado de las actividades que debemos realizar.

Estas podrían ser: escribir los capítulos, realizar los gráficos, revisar y editar el contenido, presentar el libro ante algunos críticos para que nos den su opinión, registrar la obra y presentarla ante una casa editorial. Luego, podemos ordenar estás actividades, asignarles un tiempo para ser realizadas y sus respectivos productos, como se presenta en el cuadro a continuación: 



Los datos contenidos en este cuadro podemos ordenarlos en un diagrama de Gantt y convertir cada uno de los entregables en un hito o pequeña meta, que deberemos ir alcanzando en el tiempo para lograr el resultado final que nos hemos propuesto, el libro ya listo. De esta manera contaremos con una herramienta gráfica que guiará nuestros pasos a lo largo del desarrollo de nuestro proyecto, indicándonos las tareas que debemos cumplir día a día y permitiéndonos controlar el tiempo que utilizaremos para la consecución de cada uno de los entregables.



Estas herramientas de planificación nos permiten enfocarnos en nuestros objetivos, asignar un tiempo determinado a cada actividad que debemos realizar para alcanzarlo y controlar que dicha planificación se cumpla.

Una vez que tenemos claro cuál es el cronograma de nuestras actividades, debemos determinar cuáles son los recursos que necesitamos para realizarlas y el costo de estos.

Tomemos por ejemplo la actividad número 1 de nuestro proyecto hipotético de escribir un libro y supongamos que para realizarla necesitaremos utilizar una computadora y nuestro tiempo. Sabemos además que una hora de nuestro tiempo cuesta 20 unidades monetarias y una hora de alquiler de computador 5 unidades monetarias.

Con esta información podríamos construir un cuadro como el siguiente: 



De esta manera podemos proceder con cada una de las actividades que debemos realizar para alcanzar el objetivo que nos hemos propuesto. Una vez que hemos calculado el costo de cada una, estaremos en la capacidad de calcular el presupuesto total del proyecto, a través de la suma de los costos de cada actividad, tal como lo hemos explicado en post anteriores.

El conocer cuál es el presupuesto del proyecto no solo nos permite saber cuánto tendremos que invertir en nuestro plan personal, sino que además nos permitirá evaluarlo y decidir si es factible ejecutarlo o no. Aquí entra otro concepto que también hemos mencionado antes en este blog, el costo de oportunidad.

Supongamos que al finalizar el cálculo del presupuesto de nuestro libro resulta que su costo será de 30.000 unidades monetarias, pero, dentro de nuestra cartera de proyectos personal también nos hemos planteado comenzar un nuevo negocio que nos permitiría ganar por hora de trabajo 30 unidades monetarias. En este punto tendremos que decidir, dado que no contamos con una cantidad de tiempo infinito, si utilizaremos este recurso en escribir el libro o en trabajar en nuestra nueva iniciativa empresarial. Este mismo proceso de planificación y evaluación tendremos que aplicarlo para decidir entre comenzar un nuevo programa de ejercicios, estudiar un idioma, comenzar un posgrado, viajar o cualquier otro proyecto que nos hayamos planteado para el nuevo año.

Son muy pocas las personas que se toman un tiempo para estructurar un plan que los guíe, paso a paso, hasta la meta, algunos pensarán que raya en la obsesión el tratar de meter nuestra vida en una hoja de Excel o Project. Sin embargo, las herramientas que nos da la gestión de proyectos son muy útiles para ayudarnos a lograr nuestros objetivos y tener a final de año un saldo positivo de deseos alcanzados.

Los invito a que hagan la prueba durante 2014 y utilicen estas herramientas para planificar y ejecutar sus proyectos personales, a final de año nos contamos cómo nos fue alcanzando nuestros objetivos. 

miércoles, 8 de enero de 2014

El riesgo en proyectos, algunas clasificaciones

El riesgo es definido como la probabilidad de que determinado fenómeno o estado de naturaleza se materialice, afectando de manera negativa (o positiva) nuestro desempeño en las actividades del proyecto.

Dado que los proyectos, por sus características, están asociados a un alto nivel de incertidumbre, se hace necesario que dentro de su gestión se contemple el manejo de riesgo, como una herramienta que nos permita identificar, evaluar y manejar todas aquellas posibles situaciones que de una u otra manera puedan afectar el cronograma, los costos o la calidad de la iniciativa.

El primer paso de la gerencia de riesgos es la identificación y clasificación de estos. A continuación reproduzco una serie de categorías que podríamos utilizar con la finalidad de ayudarnos a cumplir con esta primera etapa, debo aclarar que no es una lista exhaustiva y que a ella se le podrían agregar otras categorías:

Riesgos de las propiedades: son aquellos que podrían afectar la estructura física, maquinarias, equipos, materiales, etc., que serán utilizados en el desarrollo del proyecto. Por ejemplo:

  •           Incendios, explosiones, vandalismo, robo.
  •           Actos de la naturaleza como inundaciones, tormentas eléctricas, terremotos, etc.
  •           Mal funcionamiento o rotura de maquinas, equipos o herramientas de trabajo.

Riesgos personales: aquellos que pueden afectar la integridad de los profesionales que laboran en el desarrollo del proyecto, como por ejemplo:

  •           Enfermedades.
  •          Accidentes laborales o extra-laborales que puedan generar incapacidad temporal, permanente o muerte.
  •          Inseguridad, secuestros, etc.

Riesgos de reclamación judicial: aquellos reclamos que pueden ser ejercidos por terceros ante la administración del proyecto, por ejemplo:

  •           Reclamos por posibles daños ocasionados al medio ambiente.
  •           Reclamos por accidentes ocurridos a trabajadores.

Riesgos asociados a los actores del proyecto: aquellas acciones que pueden ejercer los stakeholders de acuerdo a cómo sus intereses se vean afectados por el proyecto, por ejemplo:

  •           Manifestaciones.
  •           Competencia desleal.
  •           Lobby.
  •           Prácticas monopólicas.
  •           Sabotaje, etc.

Riesgos de venta: aquellos asociados a la aceptación que tenga el producto final del proyecto en el mercado, por ejemplo:

  •           Cambios en los gustos del consumidor
  •           Respuestas de la competencia.
  •           Publicidad inadecuada, etc.

Riesgos de transporte: aquellos que pueden afectar la entrega a tiempo de los insumos para la ejecución del proyecto y la introducción a tiempo del producto en el mercado, por ejemplo:

  •           Daños, robo, confiscación o destrucción de la mercancía en tránsito.
  •           Retraso en el transporte de los insumos/productos.
  •           Daño, robo o destrucción de la mercancía almacenada, etc.

Riesgos financieros: aquellos que pueden afectar la rentabilidad de la inversión en el proyecto, por ejemplo:

  •           La inflación, devaluación o revaluación de la moneda.
  •          Variación en la tasa de interés en caso de que la inversión sea financiada.
  •           Disponibilidad de los fondos para invertir, etc.

Riesgos del entorno económico y social: asociados a las condiciones de la sociedad donde se realizará el proyecto, por ejemplo:

  • Problemas sociales, criminalidad, inseguridad.
  • Inestabilidad política.
  • Cambio en las reglas de juego, etc.

Estos son solo algunos de los riesgos que debemos tener presentes a la hora de emprender el desarrollo de un proyecto, con la finalidad de estructurar una estrategia que nos permita reducir la probabilidad de ocurrencia o hacer frente a las consecuencias, de la manera más efectiva y eficiente posible, ante la materialización de alguna de estas contingencias. 

Fuente consultada: Curso de Gerencia de Riesgos y Seguros en la Empresa. Universidad Pontificia de Salamanca. 1998.