lunes, 23 de junio de 2014

Tres tips para manejar equipos de proyectos a distancia



En un mundo globalizado los miembros de un equipo de proyecto no necesariamente tienen que compartir el mismo espacio físico, incluso existe la posibilidad de que ni siquiera se encuentren en el mismo país. Esto se ha convertido en un gran reto para los gerentes que deben manejar este tipo de iniciativas, cuyo desarrollo traspasa las fronteras nacionales.

Sobre este tema habla un interesante artículo que leí hace un par de semanas en el blog del PMI, escrito por Dave Wakeman y titulado “Tres Tips para el Control Remoto” de proyectos. El autor hace énfasis en las ventajas que han creado los avances tecnológicos y que nos permiten estar conectados, además de poder acceder a un grupo no restringido geográficamente de habilidades profesionales.

Haciendo un ejercicio de imaginación, podemos pensar en un proyecto planificado y controlado en España, para producir un bien con componentes desarrollados en India, China y Perú, ensamblado en los Estados Unidos, con una campaña de publicidad realizada en Francia, para ser comercializado en Alemania.

El autor nos deja entonces tres consejos para afrontar, con éxito, el reto de manejar un equipo de  proyecto que trascienda nuestras fronteras:

1.- Gerenciar en base a resultados: Debemos mantener el foco sobre los resultados y no en las actividades que se están llevando a cabo. Wakeman nos invita a asignar tareas que generen un producto, cuyo tiempo de entrega sea sensible para el proyecto.

De esta manera, explica el autor, será mucho más sencillo determinar la contribución al proyecto de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, midiéndola en base a los entregables y no a las actividades. Por otra parte, el utilizar esta metodología para la asignación de las tareas permite mantener al equipo del proyecto enfocado en los objetivos y encontrar mejores y más creativas soluciones a los problemas que se puedan presentar.

2.- Establecer un plan claro de comunicación: Comenta el autor que tener reglas y mecanismos claros para la comunicación, entre el gerente del proyecto y los miembros del equipo de trabajo, y respetarlos, permite evitar que los vacios comunicacionales sean filtrados con especulaciones infundadas y observaciones que en nada ayudan al logro de los objetivos del proyecto.

Para tal fin Wakeman sugiere como punto de partida que el gerente de proyecto le comunique a cada uno de los miembros del equipo, cuándo será el momento exacto en que comenzarán a comunicarse, eligiendo conjuntamente cuál será el mejor mecanismo para realizar este intercambio.

Adicionalmente, el gerente de proyecto puede trabajar con cada uno de los miembros del equipo sobre los canales más efectivos para comunicarse con él, enriqueciendo de esta manera las líneas de comunicación y generando las expectativas apropiadas sobre lo positiva y efectiva que puede ser la comunicación a pesar de la distancia.

3.- Establecer una cadena de mando: El gerente de proyecto debe aprender a delegar y más si cumple con su rol desde lejos. Como nos comenta Wakeman, es prácticamente imposible mantener bajo control todos y cada uno de los aspectos del proyecto, más cuando los miembros del equipo se encuentran en países y zonas horarias distintas.

Por esta razón es de vital importancia establecer una cadena de mando para el éxito del proyecto, la cual según el autor podría estar estructurada como un diagrama de flujo. La cadena de mando tendrá la función de hacer posible que el proyecto siga adelante independientemente de que su gerente se encuentre a medio mundo de distancia.


Seguramente existen otros aspectos a tomar en cuenta para ser exitosos con el manejo de un equipo de trabajo cuyos miembros estén en diferente partes del mundo, según Wakeman, seguir estos tres consejos nos facilitarán la tarea de lidiar con ellos. Les dejo el link del artículo original para quien quiera revisarlo.

domingo, 1 de junio de 2014

ESCUCHAR, COMUNICAR y MOTIVAR, las claves en un proyecto social



Los que hemos trabajado en proyectos sociales sabemos la carga de buena intención que acompaña cada una de esas iniciativas y cómo en las reuniones de planificación se fantasea con una intervención que fluirá según el plan y terminará transformando para bien, la vida de un conjunto de personas.

Pero qué pasa cuando todas esas ganas de cambiar el mundo se tropiezan con la realidad y en particular, se encuentran con un grupo de personas que no pidió ni quiere ser ayudada. Los seres humanos analizamos las diferentes situaciones que se nos presentan a diario desde una óptica muy particular, la cual está relacionada con nuestras creencias, clase social, educación, tendencia política, experiencia, entre otros elementos, que nos hacen dibujarnos un deber ser del mundo en el que habitamos.

Esta característica puede jugarnos en contra a la hora de planificar una intervención social, si dejamos que nuestra visión del mundo prive sobre la de aquellos que supuestamente serán beneficiados por el proyecto. Ya que, lo que es bueno para cada uno de nosotros no necesariamente lo es para alguien más.

¿Qué debemos hacer entonces cuando nos enfrentamos a una situación como esta? En la que pretendemos satisfacer las necesidades de un grupo de personas que considera que está bien a pesar de la precariedad con la que puedan estar viviendo. En primer lugar debemos tener la capacidad de ESCUCHAR, entrevistarnos con los miembros de esa población objetivo y dejar que sean ellos quienes nos expresen sus necesidades, intereses y preocupaciones. Solo de esta manera podremos entender un poco su realidad y su visión del mundo, lo que definitivamente nos llevará a plantear soluciones más adecuadas a los posibles problemas que los aquejen.

Un segundo punto que considero importante es que, como equipo de proyecto, debemos estar en la capacidad de COMUNICAR a los afectados que existen diferentes alternativas a la situación por la cual están atravesando. Una de las causas por las cuales un conjunto de personas en estado de vulnerabilidad no considera la posibilidad de un cambio, es el desconocimiento de maneras de vida diferentes, por lo que no cuentan con un patrón de comparación.

En este punto debemos tener cuidado, no se trata de que el equipo de proyecto intente imponer unos parámetros de vida que considere mejores, sino de mostrar a los afectados que tienen la posibilidad de elegir entre su situación actual y otras posibles situaciones futuras.

En tercer lugar el equipo de proyecto debe convertirse en un factor MOTIVADOR. Muchas de las personas que viven marginadas, consideran que no tienen el derecho o la capacidad para optar a una vida de mayor calidad, esto puede ser el resultado de una baja autoestima causada por un sinfín de carencias y privaciones. Los miembros del equipo de intervención deben intentar EMPODERAR a estas personas, mostrarles que aunque en muchos casos no cuenten con recursos económicos, un alto grado de instrucción u otras capacidades, siempre se pueden encontrar alternativas para mejorar su calidad de vida.

Los proyectos sociales deben plantear soluciones que interpreten de la mejor manera posible la realidad del grupo de personas que se pretende asistir, transfiriendo conocimiento y creando incentivos para que el cambio generado pueda sostenerse en el tiempo. De lo contrario, la solución solo será parcial y generará frustración, entre los miembros del equipo y los beneficiarios.

Si buscamos en nuestro banco de memoria seguramente daremos con infinidad de casos donde personas que han sido “ayudadas” han regresado al punto de partida. En Venezuela, por ejemplo, se han dado casos de personas que han sido reubicadas de casas precarias en barrios marginales a viviendas mucho más seguras, pero, con el tiempo han decidido regresar a su situación inicial y de trabajadores informales que han sido formalizados, pero, deciden regresar a su estatus de informalidad. Esto, en muchos casos, es el resultado de plantear soluciones inconsultas y basadas solo en nuestra versión de lo que deberían ser las condiciones de vida mínimas con que debe contar una persona.

El trabajar en proyectos nos da la oportunidad, más allá de aprender un conjunto de técnicas y herramientas, de familiarizarnos y sensibilizarnos con las realidades de otras personas y de colaborar en la medida de nuestras posibilidades en la mejora de la calidad de vida de alguien más. En lo particular ha sido un lección de humildad, que me ha permitido crecer profesionalmente y me ha dado la oportunidad de ejercer el rol más importante que puede planteársenos en nuestra vida, el de ser humanos.