domingo, 21 de septiembre de 2014

¿Cómo conformar equipos de proyecto creativos?




La creatividad y la improvisación, entendidas como la capacidad de explorar caminos alternativos para la resolución de problemas inesperados, son dos atributos muy apreciados en los equipos de proyectos. Como conversamos hace poco en un post, la planificación no está reñida con la improvisación, por el contrario nos provee de un marco de trabajo que podemos considerar flexible, abierto a la innovación y a la búsqueda de cursos de acción más efectivos y eficientes para el logro de los objetivos del proyecto.

Toda organización debe procurar que la creatividad se convierta en un valor empresarial, incentivándola y cultivándola entre sus miembros, ya que las nuevas ideas son el motor que les permite, en un mundo tan cambiante, mantenerse dentro de la competencia. Esta es una de las afirmaciones que comparte TeresaAmabile en su artículo How to Kill Creativity publicado originalmente por Harvard Business Review en septiembre de 1998.

Como gerentes de proyectos debemos preguntarnos ¿cómo ensamblar equipos creativos?, la autora del artículo nos da algunas luces al respecto. En primer lugar debemos prestar especial atención en incorporar profesionales con diferentes visiones, disciplinas y que sean capaces de apoyarse los unos a los otros, sin perder de vista el objetivo común de lograr los resultados planificados.

La diversidad de los miembros del equipo del proyecto nos permite contar con una variedad de puntos de vista a la hora de enfrentar un problema. Aunque las diferentes ideas pueden desencadenar en un conflicto, también es cierto que si este es funcional y el gerente tiene las capacidades para manejarlo, de la discusión y el acuerdo emergerá la mejor solución posible.

De esta manera, el proceso de toma de decisiones se hace más efectivo y eficiente, incorporando la mayor cantidad de información posible, tomando en cuenta la diversidad de opiniones de los miembros del equipo de trabajo, fomentando el pensamiento crítico y creativo y creando un ambiente de compromiso con el curso de acción decidido con la participación de todos. Además evitamos caer en la trampa del pensamiento grupal "group thinking" y del “advocacy” a la hora de tomar decisiones.
 
Otro elemento fundamental para la conformación de equipos de proyecto creativos es asegurarnos de que cada uno de los participantes comparta la emoción y las ganas de trabajar en post de alcanzar las metas propuestas. En otras palabras, los miembros del equipo deben mostrar un verdadero compromiso con el rol que les toca desempeñar, como en un equipo de fútbol, tanto el medio campo, como el delantero y hasta quienes están en la banca, no solo deben entender que son importantes para ganar el partido y estar motivados, sino, que además deben hacer su mejor esfuerzo para lograrlo.

El gerente de proyecto también debe tener en cuenta la disposición de cada uno de los posibles integrantes de su equipo para ayudar y motivar a sus compañeros en los momentos difíciles, así como la capacidad para reconocer el valor del conocimiento y la experiencia que cada uno de ellos agrega al equipo.

Adicionalmente a la conformación de un equipo heterogéneo, capacitado, motivado y colaborativo, el gerente de proyecto debe dar a los miembros la libertad para que exploren sobre diferentes cursos de acción en la resolución de problemas. Esta autonomía, relacionada con los procesos y no con los objetivos los cuales deben estar bien definidos, permite la aparición del pensamiento creativo y la innovación.

Es importante también que a cada uno de los miembros del equipo se le asignen tareas que calcen con su conocimiento y capacidades y además se les dote con los recursos necesarios para poder desempeñarlas con éxito. Aunque el retar a los miembros del equipo a superar sus límites es una buena política, es contraproducente asignarles tareas imposibles o que escapen a sus capacidades, ya que esto solo traerá frustración y un bajo desempeño.

Por esta razón el gap entre las capacidades y las tareas asignadas debe ser manejable, si esperamos retar a los miembros del equipo a que den más de cada uno de ellos, que sea un 115% y no un 300%.

Finalmente, para que la creatividad florezca en el equipo de proyecto, esta debe ser apreciada tanto por el gerente como por la organización en general, quienes deben estar dispuestos a no castigarla, entendiendo que los procesos creativos están signados por la experimentación y muchas veces por el error, antes de alcanzar una solución, proceso o producto innovador.

Como comenta la autora de How To Kill Creativity, la gestión de la creatividad tiende a ser sub estimada o considerada un imposible, dada su intangibilidad. Sin embargo, siguiendo los tips ya comentados, es posible que podamos incentivarla y manejarla en post de la mejora en la gerencia del proyecto y la organización.

¿Se convertirá la gestión de la creatividad en una nueva área de conocimiento en la gestión de proyectos? es una pregunta que podríamos hacer dada la importancia que parece tener esta variable. 

Lecturas y recursos relacionados 

Amabile, T. (1998). How to Kill Creativity. Harvard Business Review on Managing Projects. 




lunes, 8 de septiembre de 2014

¿Qué tengo que hacer para que usted esté muy bien?



El título de este post hace referencia a una experiencia que tuve hace unos años en el restaurante de un hotel, en el que me encontraba por razones de trabajo, mientras desayunaba se acercó a la mesa uno de los meseros y me preguntó cómo estaba, al responderle que bien, se preocupó y exclamo ¡¿bien?! Y seguidamente me preguntó ¡¿qué tengo que hacer para que usted esté muy bien?!

Esta anécdota sirve de ejemplo y para conversar un poco sobre la actitud que se debe tener a la hora de establecer relaciones con los clientes del proyecto, siendo esta un elemento a tomar en cuenta por el equipo de gestión, en el desarrollo de una estrategia de diferenciación del producto o servicio que se comercializará en el mercado. 

Enfocarnos en prestar una buena atención a nuestros clientes, desde que levantamos sus requerimientos hasta el servicio post venta, nos permite establecer con ellos relaciones de largo plazo. Ya que el proyecto no solo se enfocaría en satisfacer una necesidad diagnosticada, a través de la venta de un producto o servicio, sino que además se propondría mejorar la experiencia del cliente, agregando valor a la propuesta comercial a través de una atención de calidad. 

El equipo de gestión del proyecto, en conjunto con quienes se encargarán de la comercialización del producto o servicio, deben pensar en el cliente más como un aliado, interesándose por su bienestar, que como un simple consumidor de mercancías. Esta relación se puede modelar como un juego que se repite infinitamente y que se basa en la confianza de que cada una de las partes cumplirá con los compromisos que haya adquirido, en otras palabras si queremos clientes fieles a nuestros productos o servicios, y que además los recomienden, debemos mantenerlos satisfechos, de lo contrario solo estaremos en la capacidad de establecer relaciones de corto plazo con ellos y si no prestamos atención a los detalles, hasta una mala publicidad. 

Los proyectos más exitosos son aquellos que van más allá de la mera satisfacción de la necesidad evidente, agregando un extra en la procura de un mayor bienestar y la mejora en la calidad de vida del cliente. Debemos recordar entonces que si nuestro cliente está bien, debemos hacer lo posible, dentro de nuestras capacidades, para que esté ¡MUY BIEN!