domingo, 30 de noviembre de 2014

El estrés, un actor en el desarrollo de proyectos



Seguramente todos hemos sido víctimas en alguna oportunidad del estrés, la llamada “enfermedad de los tiempos modernos” que se manifiesta a través de una sensación de angustia, dolor de cabeza, pulso acelerado, tensión muscular, parálisis e inseguridad ante los problemas, etc.,  y que puede desencadenar en enfermedades graves, poniendo en riesgo nuestra salud y vida.

Los que trabajamos en proyectos estamos expuestos a diario a situaciones estresantes, provocadas por la incertidumbre propia de estas iniciativas y la alta exigencia sobre el logro de resultados que cumplan con la calidad, en el tiempo y dentro de los costos que hemos planificado. Por esto se hace necesario que establezcamos una estrategia para manejar el estrés y evitar que afecte nuestro desempeño y nuestra integridad física y psicológica.

El estrés es la respuesta que ofrece nuestro organismo a situaciones límite, en las que nos sentimos bajo presión, tenemos alguna responsabilidad importante o nos enfrentamos a alguna amenaza, real o imaginaria. A pesar de que siempre hablamos de su óptica negativa, el estrés tiene un lado positivo, que puede representar una oportunidad, tanto a nivel individual como para el desarrollo del proyecto.

Cuando sentimos que estamos preparados y podemos mantener bajo control la situación que nos causa estrés, experimentamos una respuesta positiva ante esta, que nos motiva y nos permite incrementar y mejorar nuestro desempeño. Mientras que si no nos sentimos preparados y percibimos que los problemas nos desbordan, nuestra respuesta ante la situación estresante será la parálisis. 

¿Cómo manejar el estrés de manera efectiva?

El gerente o líder de un proyecto tiene la responsabilidad de ayudar a los miembros del equipo y al resto de los participantes en la iniciativa, a manejar el estrés de manera efectiva. Para tal fin Vijay K. Verma nos presenta un conjunto de recomendaciones prácticas en su libro Human Resources Skills for the Project Manager.

En primer lugar debemos identificar las fuentes del estrés, por lo general en los proyectos el cambio y el conflicto son dos de las más comunes. Debemos entenderlas y analizarlas, para familiarizarnos con el tipo de respuesta que ocasionan y cómo esta última afecta, física y emocionalmente, a las personas. Reconocer cuáles son las situaciones que nos generan estrés puede ayudarnos a estar mentalmente preparados para que reduzcamos su impacto.

Como gerentes debemos procurar que el ambiente del proyecto sea lo más estable posible, que existan reglas claras y que estas sean cumplidas por todos los involucrados. De esta forma mitigamos un poco la incertidumbre y evitamos el común cambio de planes, que prioriza lo urgente sobre lo importante, y que tiende a estresarnos. 

Es importante también motivar a los miembros del equipo, promover su participación, establecer canales de comunicación abiertos, reconocer sus logros y favorecer su formación y capacitación profesional. De esta manera estamos incentivando una respuesta positiva ante cualquier problema que se nos pueda presentar

A nivel individual, además de contar con herramientas para enfrentarlos, es importante que mantengamos una actitud positiva ante los problemas y el cambio, lo que nos facilitará evaluar y hacer frente a la situación que se nos presente de una manera efectiva y sin afectar nuestra salud o estado de ánimo, entendiendo además que no estamos en la capacidad de cambiarlo todo y debemos aceptarlo, con la menor carga de frustración posible. 

Por si se preguntan cómo manejo yo el estrés, tanto personal como profesional, intento no procrastinar, trato de sacar lo mejor de cada una de las situaciones que se me presentan a diario, dedico al menos una hora al día a alguna actividad física, practico la meditación y me mantengo lo más alejado posible de la computadora y el móvil los fines de semana. 







domingo, 9 de noviembre de 2014

De gerentes a líderes de proyectos



El liderar un proyecto implica tener la capacidad de “hacer las cosas correctas para completar la misión y alcanzar los objetivos de nuestros equipos de trabajo”. El que conozcamos cómo gerenciar un proyecto no nos convierte inmediatamente en líderes, para lograr esta transformación es necesario que contemos y/o desarrollemos un conjunto de cualidades personales y habilidades que nos permitan convertirnos en personas verdaderamente influyentes, con la capacidad no solo de tener una visión, sino además de incentivar a un conjunto de personas a trabajar mancomunadamente para hacerla realidad.

Vijay K Verma nos comenta en su libro Human Resource Skill for theProject Manager cuáles son las características, herramientas y los principios que llevarán a un gerente a considerarse un líder de proyecto:

Cualidades personales del líder de proyecto

Según este autor, para poder ejercer un liderazgo efectivo, el gerente de proyectos debe ser una persona flexible o tener la capacidad de adaptarse al cambio, debe ser ambicios@, ser inteligente, poseer la capacidad de tomar decisiones, tener conciencia de su entorno y de las dinámicas sociales que en él se desarrollan, poseer la capacidad de responsabilizarse sobre los impactos, tanto negativos como positivos, que genere el proyecto, ser creativ@, persistente, enérgic@ y poder tolerar la presión y el estrés. Aunque estas características pueden ser propias de la personalidad, Vijay Verma considera que con el programa correcto cualquier individuo puede desarrollarlas.

A esta selección podríamos agregar que el ejercicio del liderazgo, tanto en los proyectos como en otros ámbitos, requiere de honestidad, ética y compromiso social, el gerente de proyecto que aspira a convertirse en un verdadero líder debe ser capaz de enseñar a través del ejemplo. Parafraseando al escritor polaco Ryszard Kapuscinski para ser un buen líder de proyecto hay que ser una buena persona.

Herramientas con las que debe contar un buen líder de proyecto

Para complementar las cualidades personales, el líder debe poseer conocimientos sólidos sobre cómo se gestiona un proyecto. Es desde el dominio conceptual que este podrá contar con la autoridad necesaria para exigir de su equipo un buen desempeño en el trabajo, además, de ser la base para la innovación y la creatividad en la resolución de los problemas que puedan presentarse.

El líder de proyecto ante todo es un ser social, por lo que debe tener la capacidad de relacionarse de manera efectiva, no solo con los miembros de su equipo de trabajo, sino también con el resto de los stakeholders, favoreciendo siempre el ganar – ganar. Igualmente debe contar con herramientas que le permitan comunicarse asertivamente.

Adicionalmente, el líder de un proyecto debe estar en la capacidad de decir que no sin que esto genere un conflicto innecesario y contar con habilidades administrativas que le permitan hacer seguimiento y controlar las actividades del proyecto.

Unidas a estas características y habilidades, el buen ejercicio del liderazgo pasa por seguir un conjunto de principios que permiten al gerente de proyecto convertirse en un mejor líder, estos son:

  • Tener una visión, el coraje y compromiso para hacerla realidad
  • Desarrollar la experticia técnica
  • Conocerse a sí mismo y buscar la continua mejora personal
  • Conocer a su equipo y estar pendiente de su bienestar
  • Comunicar efectivamente, manteniendo a las personas informadas
  • Hacer énfasis en la productividad de largo plazo
  • Fortalecer el trabajo en equipo y la participación
  • Tomar decisiones a tiempo
  • Empoderar a los miembros del equipo de trabajo
  • Combinar las habilidades con los recursos
  • Escuchar efectivamente e incentivar y estar abierto a las nuevas ideas
  • Ser capaz de reconocer el esfuerzo y dar feedback positivo
  • Ser responsable y aceptar que le hagan seguimiento a su gestión y la evalúen 

El líder del proyecto, a diferencia del gerente, mantiene el foco sobre la visión y no sobre los objetivos, piensa en el largo plazo en vez de en el corto plazo, prioriza a las personas antes de la organización y la estructura, prefiere establecer en su equipo un sistema democrático y no autocrático, piensa en las posibilidades y no en las restricciones, hace énfasis en la innovación y no en la administración, dirige en vez de controlar y observa el riesgo como una oportunidad y no como algo que debemos evadir.

En todo caso, lo que debemos buscar como líderes de proyectos es obtener el respeto, la confianza, la lealtad, el compromiso, el reconocimiento y la colaboración de nuestro equipo de trabajo. El contar con estos elementos, en vez de favorecer una relación de superioridad y sumisión es la clave para ejercer un liderazgo efectivo y lograr el objetivo del proyecto, que en definitiva es la transformación y el logro de mayor bienestar