domingo, 21 de diciembre de 2014

Cómo nos fue con la gestión “profesional” de nuestros proyectos de vida


A comienzos de este año les hice la invitación de utilizar las herramientas de la gestión profesional de proyectos para que planificaran y los ayudaran a alcanzar sus objetivos personales, como hay que comulgar con ejemplo, decidí cerrar las actividades de De Proyecto en Proyecto por este año contándoles como me fue a mí al menos con tres de los objetivos que me trace para el 2014.

Para este año que está por terminar me propuse, entre otros, tres objetivos:

-El primero escribir 24 artículos para este blog, a una tasa de 2 mensuales, durante todo el 2014

-El segundo entregar mi tesis de maestría en Economía Aplicada en Mayo

-El tercero, y menos académico de los tres, perder el miedo a lanzarme es patineta (skateboard) por pendientes, luego de un incidente que sufrí a inicios del 2013

Veamos cómo me fue con los dos primeros:

El Primer Objetivo




El primer objetivo solo se cumplió en un 91,6%, a pesar que estuve bastante cerca de la meta por alguna razón no pude alcanzarla. Durante el mes de febrero no escribí ni publiqué ningún artículo, he allí la falla. Haciendo un poco de memoria durante esos días compartí mi tiempo entre un proyecto de trabajo y la redacción del marco teórico de la tesis de maestría, por lo que no tuve oportunidad para actualizar el blog.

Haber planificado esta actividad no solo me ayuda a evaluar mi desempeño durante el año, además puedo indagar en las causas del incumplimiento y establecer una estrategia para poder  alcanzar mi objetivo el próximo año.

También podemos observar que en el proceso de elección de las actividades del mes de febrero hubo implícito un costo de oportunidad, para mí en ese momento fue más rentable el trabajo y la tesis que dedicarme al blog.

El Segundo Objetivo 


Observando este cuadro podríamos decir que aprobé la labor de escribir mi tesis de maestría, pero, qué pasó con el tiempo planificado para la entrega:


Estime unas 360 horas para realizar mi trabajo, en promedio unas 3 horas diarias durante 4 meses. Algunos días trabaje más horas y otros menos de las planificadas, pero, finalmente pude entregar el documento terminado, para su evaluación, el 2 de mayo de este año. Fijense que quedándonos solo con la información del primer cuadro podríamos considerar que se alcanzó la meta, es aquí donde herramientas de cálculo, como el valor ganado, nos permite complementar la información para la evaluación. 




El Tercer y más Divertido de los Objetivos

Quienes me conocen personalmente saben que uno de mis pasatiempos, y una de las maneras en que combato el estrés, es subido a una patineta. Todos los domingos tomo mi tabla y me dirijo a una zona en Caracas (Venezuela) llena de pendientes a lanzarme por ellas, a mediados del año pasado me caí como a unos 35 Km por hora, milagrosamente no tuve más que unos raspones y golpes, pero, el miedo me embargó y decidí vencerlo este año. Acá les dejo la muestra de que este objetivo también fue cumplido, cortesía de Oswaldo (apodado El Oso) uno de mis compañeros de pasatiempo. 






Quisiera agradecer a todos los lectores que me acompañaron durante este año, a quienes compartieron el contenido a través de sus redes sociales y a quienes gentilmente dejaron sus comentarios. Ustedes son la razón por la que escribo en este blog, los invito a contarnos como les fue con sus proyectos personales en 2014, les deseo unas felices fiestas y espero que nos sigan acompañando el próximo año De Proyecto en Proyecto

domingo, 14 de diciembre de 2014

El proyecto no es rentable, pero, puede serlo



La frase que titula este post la escuché hace poco del presidente de una empresa, que por contrato, ejecuta un proyecto para otra organización. Más inquietante que la frase en sí misma, es que la conversación iba sobre un proyecto con un año de retraso, sobre costo indeterminado, por el que han pasado 4 gerentes de proyecto, donde se han tenido que sustraer recursos de otros proyectos para cancelar las obligaciones con el personal contratado, se han “perdido” equipos, se han tenido que pagar penalizaciones por estos insumos extraviados y se han recibido innumerables quejas tanto de la empresa contratante como de los clientes finales.

Por supuesto que no pude dejar de preguntarme hasta qué punto puede llegar el “optimismo” y comencé a reflexionar sobre ciertos aspectos de la forma en que algunas organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas, asumen los negocios y la gestión de proyectos.

¿Por qué morder más de lo que se puede masticar?

Muchos “empresarios” se engolosinan y se dejan llevar por el monto de un contrato, sin pararse a pensar si su organización cuenta con las capacidades para ejecutarlo. No me mal entiendan, creo que la ambición y la inclinación a asumir riesgos son un motor para el desarrollo, sin embargo, deben estar bajo control.

Antes de asumir cualquier proyecto debemos evaluar la factibilidad técnica, si contamos o somos capaces como organización de proveernos de los recursos, humanos y materiales, y las capacidades para desarrollarlo. De lo contrario caeremos en la improvisación, seguramente incumpliremos los compromisos asumidos con nuestros clientes, desperdiciaremos recursos y pondremos en riesgo nuestra reputación.

¿Qué pasó con la gerencia de proyectos?

Cada uno de los gerentes que ha sido contratado para este proyecto, 4 en 3 años, ha llegado a comenzar desde el principio, echando por tierra el trabajo de su antecesor. Por otra parte ninguno ha contado con la confianza de la directiva de la empresa a la hora de delegarle control sobre el proyecto, lo que ha minado sus esfuerzos por planificar y establecer mecanismos de seguimiento y control de los 22 profesionales que a nivel nacional realizan las actividades.

Cuando se asume un proyecto que ya está andando lo más recomendable es evaluar la gestión del responsable anterior, mantener las cosas que hizo bien y corregir aquellas que no tanto. Comenzar todo desde el principio, solo por imponer nuestro estilo, irá en contra del que debe ser nuestro objetivo fundamental, terminar el proyecto, dentro del cronograma, los costos y con la calidad esperada.

Ha de suponerse que cuando una organización contrata a un profesional para que lidere un proyecto lo hace porque confía en sus capacidades, no delegar en este al menos la mayor parte de control sobre la iniciativa afecta su gobernabilidad, hace más engorrosa la toma de decisiones y burocratiza el proyecto haciéndolo más lento.

¿Y si además pasamos por alto los riesgos?

Sin haber ahondado mucho en este proyecto se que uno de sus insumos críticos es importado. Tomando en cuenta que se realiza en Venezuela donde existe un control gubernamental, bastante discrecional, para adquirir divisas, debió preverse el riesgo de no poder acceder a estos recursos antes de que, como en efecto sucedió, se materializara.

Como ya hemos conversado en otras oportunidades identificar y hacer un plan para el manejo de riesgo es fundamental para el éxito de un proyecto, tomando en cuenta que la incertidumbre será nuestro pan de cada día. La identificación a tiempo de un riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy cercana a 1, como en el caso que comentamos, pudo haber llevado a rechazar el contrato y ahorrar a la organización todos los recursos y problemas que enfrenta actualmente.

Del orgullo y otras especies

En otras oportunidades hemos conversado del porqué los malos proyectos son tan duros de matar y del momento adecuado para renunciar a un proyecto. Cuando nos enfrentamos a las consecuencias de una mala decisión que hemos tomado, lo peor que podemos hacer es dejarnos llevar por el orgullo o por un optimismo excesivo creyendo que las cosas en el largo plazo mejorarán (sin hacer nada al respecto). 

El proyecto no es rentable, pero, puede serlo podría condenar a toda la organización por no tomar acción sobre un proyecto fallido, por no asumir la responsabilidad ante una mala decisión, por no dar un brazo a torcer. De no hacer nada es posible que el largo plazo, como bien decía Keynes, nos encuentre a todos muertos.