domingo, 13 de septiembre de 2015

¿Manejas una ONG? Necesitas una oficina de proyectos


La vida de las organizaciones no gubernamentales, por lo general, gira en torno a la formulación, evaluación y gestión de proyectos sociales o de desarrollo. Este hecho, por sí solo, hace que para las ONG’s sea una necesidad contar con una “unidad” o conjunto de profesionales dedicados a aplicar las mejores prácticas en todo lo concerniente al manejo de proyectos.

Más allá de esta razón evidente, ya que si gestionamos proyectos lo más lógico es que tratemos de hacerlo de la mejor manera posible, comparto con ustedes el resto de las razones por las que pienso es indispensable que toda organización y en particular las no gubernamentales cuenten con una PMO u oficina de proyectos, con la salvedad de que esta debe responder y adecuarse al tamaño y las necesidades de la ONG:

Seleccionar proyectos en función de la visión estratégica de la organización: al igual que las empresas u organizaciones con fines de lucro, las ONG’s que quieren trascender en el tiempo deben contar con un plan estratégico, el cual se articule a través del desarrollo de proyectos externos, en función de atender a necesidades sociales, e internos, con el fin de transformar y/o consolidar a la organización, haciéndola sostenible.

La existencia de una PMO, en un contexto de recursos escasos y fondos que por lo general provienen de fuentes externas, le permite a la organización manejar de manera eficiente y efectiva su cartera de proyectos, evaluando y eligiendo aquellos que aporten en mayor medida a su visión estratégica.

Planificar a tiempo para concursar por los recursos: La mayoría de las ONG’s financian sus proyectos con recursos externos, por los que deben concursar anualmente según un cronograma que por lo general se repite año tras año.

Contar con una PMO facilitaría la formulación y evaluación de proyectos de manera proactiva, adecuándose a los requerimientos de las entidades de financiamiento, con la finalidad de poder participar a tiempo en los concursos por los fondos, sin tener que correr a última hora cuando se anuncie la convocatoria, con una mayor probabilidad para obtenerlos.

Facilitar la rendición de cuentas ante el financista: El uso de los fondos de terceros debe ser justificado según las actividades y el presupuesto del proyecto ejecutado por la ONG.

En este sentido contar con una PMO no solo contribuye a la estimación de un presupuesto detallado de cada uno de los proyectos, sino además hacer seguimiento y control del uso de los fondos según lo especificado en la planificación, de manera tal que pueda facilitarse el proceso de rendición de cuentas ante el financista.

Romper la dependencia de los recursos externos: para ser sostenibles en el tiempo es importante que las ONG’s procuren generar recursos propios, que les permitan mantener sus operaciones, atraer profesionales a su equipo e incrementar su capacidad, entre otras cosas.

Tomando en cuenta que el financiamiento externo por lo general está condicionado al desarrollo de las actividades de un proyecto en particular, la existencia de una PMO podría apoyar a la dirección general de la organización a identificar oportunidades de negocio y a formular y ejecutar proyectos para aprovecharlas, generando ingresos para la ONG.

Estandarizar los procesos relacionados a la gestión de proyectos: para toda organización es importante contar con un marco de trabajo estandarizado. Al no tener suficientes recursos para mantener un staff fijo de gerentes de proyectos, muchas ONG’s se ven obligadas a contratar a destajo, por lo que es importante que existan parámetros que enmarquen el trabajo de estos profesionales.

Contar con una PMO le permitiría a la organización desarrollar manuales de procedimientos, guías, instructivos, formatos, bancos de herramientas y un repositorio de lecciones aprendidas que puedan ser utilizados en la gestión de cada uno de los proyectos, permitiendo en cierto grado garantizar que se desarrollen según los estándares de la organización.

Garantizar la gestión profesional de proyectos: los proyectos, sean del tipo que sean, deben ser desarrollados en el tiempo, con los costos y la calidad planificada. En un entorno de recursos escasos, la gestión profesional de proyectos, en cierta medida, garantiza que estos se utilicen eficientemente.

La entrega de los productos generados por un proyecto social, dada su importancia para determinado grupo humano, debe ser pertinente, estar dentro del presupuesto y satisfacer realmente la necesidad original. La PMO de una ONG se convertiría en una especie de garante, haciendo seguimiento y control de la gestión de los proyectos, para que estos cumplan con los estándares profesionales.

Medir el impacto del proyecto: todo proyecto tiene como fin último la transformación de una situación inicial en una deseada, en la que la carencia o necesidad que dio origen a la iniciativa se haya satisfecho. Esta transformación debemos corroborarla algún tiempo después del cierre del proyecto, ya que cumplir con el objetivo general no la garantiza.

Contar con una PMO y con profesionales en la gestión de proyectos podría garantizar que se establezcan los mecanismos de medición de impacto desde la fase de planificación, de esta manera se pueden prever cuáles serán los indicadores que se utilizarán, las metas, los medios de verificación, el cronograma y el costo correspondiente a estas actividades.

Para una ONG la medición de impacto es de vital importancia, ya que le permite tener evidencia objetiva de que los proyectos que desarrolla realmente aportan bienestar a la sociedad. Lo que no solo es cónsono con la razón de ser de este tipo de organizaciones, sino que además, puede convertirse en un elemento de promoción, basado en la credibilidad, a la hora de solicitar financiamiento o generar alianzas.

Facilitar la gestión del conocimiento: el conocimiento es uno de los activos más importantes con que cuenta cualquier organización. La sistematización y análisis de las experiencias, para extraer de estas las “lecciones aprendidas” es fundamental para que las ONG’s consigan avanzar estratégicamente hacia su fin.

La existencia de una PMO podría ayudar a la ONG a manejar todo el conocimiento generado por la gestión de proyectos, a través del análisis, la documentación y la socialización de todas aquellas experiencias relevantes de las que puedan extraerse lecciones que enriquezcan la labor del equipo de trabajo.

En definitiva pienso que contar con una PMO, independientemente de si es de una o varias personas, agrega valor a la gestión de proyectos de cualquier organización y en particular a las ONG’s. Aunque las organizaciones no gubernamentales son concebidas de manera diferente a una empresa privada o con fines de lucro, adoptar conductas de estas últimas se hace necesario para ser sostenibles en el tiempo, en escenarios cada vez más competitivos. Si consideran que existen otras razones para que una ONG cuente con una oficina de proyectos (PMO) pueden compartirla en los comentarios.

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martes, 1 de septiembre de 2015

Algunos tips de gerencia de proyectos para afrontar la crisis


Muchos de ustedes saben que mi país, Venezuela, atraviesa por una profunda crisis, catalogada como la más grave de toda su historia y cuyo mayor costo, en mi opinión, no se evidencia en lo económico o lo político, sino en el ámbito social e individual. Son muchos los venezolanos víctimas de la desesperanza que no alcanzan, y tal vez con razón, a ver una pronta salida ante todos los problemas que estamos enfrentando.

A raíz de la charla “Oportunidades: cómo buscarlas, identificarlas y desarrollarlas creativamente” dictada por Marcel Antonorsi, durante el 9no Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI Capítulo Venezuela, comencé a reflexionar sobre cómo el uso de las herramientas de la gestión profesional de proyectos puede ayudarnos a salir de la parálisis que genera cualquier crisis, observándola de una manera más objetiva y ayudándonos de algún modo a recuperar la esperanza, sobre todo en nosotros mismos.

En este sentido, comparto con ustedes algunas herramientas que utilizo en mi vida para mantenerme enfocado y en movimiento, con esto no quiero decir que soy inmune a los efectos de la crisis, pero, trato de aplicar el lema "una cosa es lo que nos pasa y otra lo que hacemos con eso", espero que estos consejos les sean de utilidad: 

1.- Determinar el fin de nuestro proyecto personal: todos los seres humanos tenemos un propósito, una visión de lo que queremos ser o lograr durante el proyecto que representa nuestra vida. Clarificar este fin no es algo sencillo, implica un proceso de reflexión y de cuestionamiento personal, hasta que finalmente lo descubrimos.

Una estrategia para identificar nuestro propósito es fijarnos en aquellas cosas que disfrutamos realmente hacer, en las que podríamos estar ocupados durante horas sin sentir que el tiempo pasa. Tener claro cuál es nuestro propósito nos permite mantenernos enfocados y motivados en alcanzar ese norte que nos hemos propuesto.

2.- Tener en cuenta nuestras capacidades: es importante que tengamos conciencia de los recursos, no solo los financieros, con los que contamos, ya que esto nos permite crear oportunidades o aprovechar aquellas que se nos presentan aún en los momentos de crisis.

Conocer de qué somos capaces también requiere del autoconocimiento y de la reflexión objetiva sobre nosotros mismos, para no sobre o sub estimarnos. Una estrategia para saber en qué somos buenos es hacer un inventario de nuestros logros, para identificar aquellos detalles que nos ayudaron a conseguirlos.

Este listado de hitos alcanzados nos sirve también para levantarnos el ánimo cuando sintamos que la crisis nos atropella.

3.- Saber qué controlamos y qué no: al igual que en todo proyecto, en nuestra vida existen eventos que podemos controlar, garantizando un resultado determinado, y otros en los que intervienen diversos factores. Es evidente la imposibilidad que tenemos como individuos de solucionar los problemas de una sociedad, pero, seguramente habrá un espacio de acción en el que podamos intervenir para que las cosas mejoren, nuestra familia, empleo, grupo de amigos, comunidad, etc.

Refugiarnos en ese micro – cosmos, que no significa olvidar la adversidad del entorno, nos permite ver el resultado de nuestras acciones, concientizar que a pesar de la crisis aún tenemos la posibilidad de actuar para generar bienestar en nuestras áreas de influencia y descubrir capacidades que no sabíamos que teníamos.

4.- Ponernos metas alcanzables: si sabemos hacia dónde vamos, cuáles son nuestras capacidades, nuestra área de acción y conocemos el entorno, podemos plantearnos objetivos alcanzables. En tiempos de crisis, en los que estar esperanzados no es lo común, colocar la vara muy alta y no alcanzarla, solo puede generarnos frustración y descontento. 

Obtener pequeños logros que contribuyan a nuestra visión personal es reconfortante, ya que podemos demostrarnos a nosotros mismos que a pesar de la adversidad, existen metas que podemos ir alcanzando y que el hacerlo está en nuestras manos y no depende solamente de la situación que enfrentamos.

5.- Establecer un plan de “trabajo”: creo que uno de los secretos para mantenerse a flote durante las crisis es estar ocupado. Si hemos establecido metas, lo más coherente es que elaboremos un plan de trabajo para alcanzarlas.

En lo particular, cada noche elaboro una lista de “to do” o actividades para el día siguiente (relacionadas con el trabajo y recreativas). De esta manera me mantengo enfocado en las cosas que quiero lograr y trato de alejarme del ambiente negativo propio de la crisis.

Adicionalmente utilizo un tablero KANBAN, que me permite ir visualizando los hitos que voy alcanzando, mostrándome además que a diario voy avanzando.  

Mantener la esperanza en tiempo de crisis,  y sobre todo tan severa como la que afrontamos en Venezuela, no es una tarea sencilla, sin embargo no podemos dejar que nuestro proyecto más importante fracase, debemos en la medida de nuestras posibilidades mantenernos en movimiento, haciendo lo que esté en nuestras manos para lograr nuestro fin. Como dirían mis amigos argentinos, a veces nos toca remar en un mar de dulce de leche, lo importante es que nos mantengamos remando.

Un consejo adicional, tratemos de enfocar todo lo que hacemos al servicio de los demás, de nuestra familia, amigos, vecinos, compañeros de trabajo, sociedad, eso nos hará sentirnos útiles y es realmente reconfortante en estos tiempos.

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