domingo, 18 de octubre de 2015

La Gestión Profesional de Proyectos y Las Mipymes



Según las cifras publicadas por FUNDES en su página web, las mipymes constituyen el 98% de las empresas latinoamericanas, empleando a casi 8 de cada 10 trabajadores, pero, aportando solo entre el 20 y el 50% del PIB de la región. Estos datos nos dan una idea del peso que estas organizaciones tienen para las economías desde México hasta Argentina, remarcando además la necesidad de impulsar mecanismos que les permitan incrementar su productividad y su aporte al crecimiento y desarrollo económico sostenible de estos países.


El éxito de las micro, pequeñas y medianas empresas, entendiendo este como la capacidad de ser más productivas, tener un modelo de negocio sostenible y que pueda escalar y generar mayores beneficios para sus stakeholders, incluyendo a sus socios, depende en gran medida de la determinación de una visión estratégica y la adopción de un “comportamiento profesional” que les permita alcanzarla.

Cuando hago referencia a la profesionalización me refiero al uso de procedimientos y metodologías que les permitan a las mipymes ser más efectivas y eficientes en el manejo de sus recursos. Toda organización que quiera permanecer por largo tiempo en el mercado, independientemente de su tamaño, debe contar con un marco para llevar las finanzas y la contabilidad, manejar el recurso humano, producir y por supuesto para formular, evaluar y gestionar sus proyectos.

Mipymes y gestión profesional de proyectos ¿por qué?

Son muchas las razones, por las que considero que todas las organizaciones y en especial las mipymes deben desempeñarse profesionalmente a la hora de gestionar sus proyectos, comparto algunas de estas con ustedes:
- La visión empresarial: me gusta definir a los proyectos como las “armas estratégicas” de las organizaciones, a través de las cuales estas materializan su visión. La gestión profesional de proyectos permite que todas las iniciativas desarrolladas estén alineadas y orientadas a lograr ese fin último, además de contar con los mecanismos para poder medir y obtener evidencia objetiva del aporte.
- La elección: como todas las organizaciones las mipymes se enfrentan al dilema de la elección, con recursos escasos, lo que en el área de proyectos las obliga a elegir en que iniciativa, alineada a la visión,  deben invertir, dejando de lado muchas otras alternativas.
La gestión profesional de proyectos implica que estos se evalúen ex – ante y se generen estimaciones e indicadores financieros y económicos que le permitan a la organización tomar una decisión, en función de maximizar sus recursos.
- Orientación al mercado: todo proyecto está dirigido a satisfacer las necesidades de un consumidor, externo o interno, la gestión profesional de proyectos, apoyada en el análisis de negocio, se preocupa por que los productos y/o servicios sean realmente necesitados, queridos, alcanzables y estén disponibles para los usuarios finales, entendiendo que esta es la única manera de lograr una real transformación que genere beneficios, traducidos en ventas o mejoras para la organización y en satisfacción para el cliente.  
- Proyectos terminados en el tiempo, con la calidad y los costos planificados: las mipymes, como dijimos anteriormente, cuentan con recursos limitados, por esta razón no pueden desperdiciarlos. La gestión profesional de proyectos garantiza, hasta cierto punto, que cada iniciativa sea planificada, ejecutada y controlada para evitar desviaciones y mal gasto de recursos, lo que redunda en ahorro para la organización, además de darle ventajas estratégicas.
- Antídoto contra la improvisación: las mipymes por lo general crecen muy rápido, lo que les impide desarrollarse de una manera efectiva, por esta razón muchas terminan improvisando en todo lo que tiene que ver con su gestión. Utilizar metodologías profesionales en el manejo de proyectos no solo permite evitar que estas iniciativas no cumplan con sus objetivos, por ser gestionadas inadecuadamente, sino que además sirve para la identificación de áreas de mejora dentro de la organización y la propuesta de soluciones (nuevos proyectos).
En mi experiencia trabajando con mipymes ha sido bastante complejo convencer a sus dueños o directores de asumir un enfoque metodológico a la hora de gestionar sus proyectos, los muy conocidos “nosotros trabajamos así y nos ha funcionado”, “no tenemos tiempo para hacer esto” o “somos muy pequeños para…”siempre han aparecido. Algunos consejos para asumir esta tarea evangelizadora son:
- Hacer una revisión de los proyectos realizados por la organización, para identificar si alcanzaron el fin, los objetivos y cumplieron con los parámetros de gestión
- En base a este análisis mostrar los aciertos y logros, que siempre los hay, y luego pasar a las pérdidas y desaciertos. Esto nos permite crear un ambiente positivo en el que no somos vistos como críticos per sé de una manera de hacer las cosas
- En tercer lugar proponer la adopción de metodología profesional para la gestión de proyectos, como un complemento y/o mecanismo de mejora para los procesos de la mipyme
Para liderar este tipo de cambios debemos estar preparados para vencer la resistencia, tener en cuenta que asumir la gestión profesional de proyectos no implica que una mipyme deba plegarse estrictamente a los procesos del PMBOK u otro marco de trabajo, por el contrario debe tomar aquello que le sirva para mejorar el manejo de sus iniciativas y los resultados alcanzados y finalmente, debemos apreciar todo el conocimiento y los aprendizajes generados por la organización, que si bien puede que sus procesos no estén apegados al “deber ser” siempre existe un valor que rescatar.
Fuentes consultadas: http://mipymes.fundes.org/ 
Este artículo es producto y parte del debate "El director de proyectos en las Pymes" promovido por Carlos J. Pampliega

domingo, 4 de octubre de 2015

El programa Opción Emprender



Seguro que todos los lectores del blog, que pasan su vida De Proyecto en Proyecto, tendrán al igual que yo una lista de aquellas iniciativas en las que más les ha gustado participar. Bien sea por el equipo de trabajo con el que compartieron, las cosas que aprendieron o el fin que se perseguía alcanzar. 

En lo particular, este año he estado trabajando en dos proyectos muy especiales, sobre uno de ellos ya les comenté en el post Un Nuevo Proyecto, Conceptualizando una PMO, el otro, cuya experiencia quiero compartir con ustedes, es Opción Emprender

Opción Emprender es un programa en el que, a través de encuentros presenciales y una plataforma de educación a distancia, se busca que jóvenes venezolanos de bajos recursos, estudiantes de los dos últimos años de educación secundaria, desarrollen competencias y adquieran conocimientos y herramientas para el emprendimiento y el trabajo productivo

En esta iniciativa llevada a cabo por la Asociación Civil Opción Venezuela, en los años 2014 y 2015, han participado alrededor de 300 jóvenes, en edades comprendidas entre los 15 y 17 años, los cuales han tenido la oportunidad, durante 6 meses, de aprender cómo se diseña un plan de negocio, desarrollar el de su emprendimiento y generar un producto mínimo viable, que es presentado en una feria emprendedora, mientras trabajan en equipo, toman decisiones, ejercitan la creatividad y sus capacidades para mercadear sus invenciones

Con respecto a mi rol en Opción Emprender, oficialmente soy el consultor de la gestión del programa y como tal he apoyado a su coordinadora en la reformulación del alcance, el cronograma y el presupuesto, para la nueva aplicación durante el año 2016, hemos Conversado con los stakeholders, analizado las lecciones aprendidas de dos años de trabajo y estructurado un plan para mejorar aquellos aspectos con los que aun no nos sentimos satisfechos. 

Pero lo que más me ha enriquecido de esta experiencia es haber podido presenciar como jóvenes con carencias económicas no se detienen ante las limitaciones y son capaces, si se les incentiva y da una mano, de crear y hasta comercializar productos y servicios orientados a la satisfacción de necesidades reales de sus comunidades, lo que le da a estos emprendimientos una innegable vocación social

En un país en el que el empleo informal y la inactividad alcanzan a un poco más de 13 millones de personas, de las cuales un gran porcentaje son jóvenes de bajos recursos, este tipo de iniciativas permiten generar oportunidades para ellos, gestionando sus propios negocios productivos o incorporándose a un empleo formal. Como bien saben, para mí un sinónimo de proyecto es transformación y es imposible no estar orgulloso de participar en una iniciativa que apuesta a un cambio de paradigma, en este caso en el sistema educativo venezolano. 

P.D: en la fotografía que ilustra el texto puede verse a las integrantes del equipo que desarrolló uno de los proyectos ganadores del programa Opción Emprender 2015, el cual recibió un capital semilla como incentivo.