domingo, 14 de febrero de 2016

No le tengas miedo a la creatividad



La creatividad no es exactamente una característica con la que se describa a un gerente de proyectos, calificativos como organizados, buenos comunicadores, orientados a resultados, entre otros, son mucho más comunes para describir a quienes trabajamos en el área. Con esta idea comienza el artículo “Don´t be afraid to get creative” escrito por Christian Bisson y que es una invitación a abandonar estos prejuicios y estereotipos, que en muchos casos nos limitan.

A pesar de que quienes gestionamos proyectos en muchas oportunidades, y en un contexto donde la improvisación parece ser la regla, somos percibidos como profesionales estrictamente apegados al plan (hace poco en una reunión me dijeron que la palabra favorita de un gerente de proyectos y además economista, como en mi caso era NO), la existencia de un marco de trabajo no implica que no haya espacio para la creatividad, por el contrario y en mi opinión la potencia.
 
Bisson nos comenta que un buen gerente de proyectos es aquel que es creativo y aprovecha las grandes oportunidades que se le presentan:
 
“Un buen gerente de proyectos necesita ser creativo con el alcance y el presupuesto a medida que la iniciativa avanza”
 
La clave para dar lugar a la creatividad según el autor es precisamente evitar responder automáticamente “no podemos, está fuera del alcance o del presupuesto” ante planteamientos de algún stakeholder y más bien preguntarnos ¿cómo podemos hacer que esto funcione? Aquí entra en juego, como lo conversamos anteriormente, la disposición que tenga el gerente de proyectos para escuchar ideas de su equipo que le permitan solucionar este dilema, recordemos que esta es una de las características de aquellos líderes que fomentan la creatividad y el aprendizaje dentro de sus equipos.
 
Ante una nueva idea, Bisson nos presenta tres soluciones posibles, que podemos utilizar luego de evaluar y constatar su factibilidad, para no cometer el error de descartarla a priori:
 
1.- Solicitar más fondos, que seguramente será lo primero que se nos viene a la mente, recordemos aquello del pensamiento rápido, pero que no necesariamente implica que la organización esté dispuesta a incrementar el presupuesto para la ejecución del proyecto.
 
2.- Reducir alguna parte del alcance inicial o tal vez removerla para dar lugar a la nueva idea. Para poder lograr esto debemos estar seguros de que la nueva idea es mucho más eficiente que lo que pretendemos descartar y que aportará beneficios al proyecto.
 
3.- Reducir algunos costos, tal vez tercerizando algunas actividades no muy importantes, para liberar recursos que permitan la implementación de la nueva idea.
 
En definitiva y como finaliza Bisson, se trata de no decir NO de entrada y dejar esta respuesta como el último recurso ante el planteamiento de una nueva manera de hacer las cosas o un cambio en el alcance del proyecto.
 
¿Se les ocurre alguna otra alternativa?

lunes, 1 de febrero de 2016

3 razones por las que debemos medir el impacto del proyecto


Para que podamos considerar que un proyecto es exitoso no basta con que este haya entregado, dentro de lo planificado, determinado bien o servicio. Además, deber ser fuente de un cambio en la vida de los beneficiarios o clientes.
Como gerentes de proyectos, debemos tener en cuenta al menos 3 razones por las cuales es necesario contemplar dentro del plan la medición del impacto, lo que se hace tiempo después de haber culminado con el proyecto:
La razón número 1 es constatar que efectivamente el proyecto ha cumplido con su finalidad transformadora y a través de su desarrollo hemos logrado transitar de la situación inicial, donde existía un problema o necesidad, a una deseada donde este se ha resuelto o satisfecho.
Que un proyecto logre su fin implica que sus productos son necesitados, queridos, están disponibles y al alcance del bolsillo de los beneficiarios o clientes. Solo de esta manera se puede garantizar que los bienes y/o servicios desarrollados serán adquiridos y utilizados, agregando valor a la vida de las personas.
La razón número 2 es conocer en qué medida el proyecto aporta a la estrategia de la organización que lo desarrolla. Cada una de las iniciativas que llevamos adelante debe estar alineada y contribuir al fin organizacional.
Constatando que el proyecto logró el impacto esperado, sabremos que efectivamente este sumó a la causa y que hemos asignado nuestros recursos escasos de una manera eficiente, generando beneficios para la sociedad y organización.
La razón número 3 es que en la medida en que conozcamos el impacto que logran nuestros proyectos, podremos utilizar esta información como elemento de mercadeo para la organización.
Estar en la capacidad de mostrar los resultados que obtenemos con cada una de nuestras iniciativas, es un elemento fundamental para la “venta” de nuevos proyectos, tanto internos como externos a la organización, no basta solo con decir que los culminamos dentro del tiempo, con los costos y la calidad planificada. Para ampliar nuestra base de clientes, es necesario que mostremos que efectivamente generamos satisfacción con cada uno de los proyectos que emprendemos.
¿Alguna otra razón por la que crean que es necesario medir el impacto del proyecto?