domingo, 17 de julio de 2016

Un verdadero súper poder del líder de proyectos: la pregunta


Muchos creen que el gerente de proyectos es una especie de súper héroe, este no solo debe manejar a la perfección la metodología, contar con las herramientas y las técnicas para que el trabajo se realice en el tiempo, con la calidad y dentro de los costos, ser capaz de motivar e impulsar al equipo para que transite en una misma dirección, hacia el objetivo propuesto, y adicionalmente poseer todas las respuestas y las soluciones a las preguntas y problemas que se puedan presentar durante la ejecución.
En efecto, los líderes de proyectos son profesionales excepcionales, orientados a hacer que las cosas pasen para lograr una transformación. Sin embargo, la realidad se aleja mucho de esa percepción de súper poderosos, que muchas veces lleva, tanto a los gerentes como a las organizaciones, a mal entender el rol. Como consecuencia terminamos con “líderes” de proyectos sobre cargados de trabajo, incapaces de delegar y dedicados al micro – management, en detrimento tanto del proyecto como del equipo.
Detrás de todo “súper héroe” de proyectos de este tipo, seguramente tendremos no solo a un profesional desgastado por un alto nivel de estrés, sino que además a un equipo desmotivado, desvinculado del proyecto y desaprovecharemos como líderes el gran cúmulo de conocimiento, experiencia y ganas de aportar que seguramente tiene cada uno de nuestros colaboradores.
Afortunadamente, contamos para el liderazgo de proyectos con una herramienta que definitivamente sí es un súper poder, que nos permite romper con este tipo de dinámicas, empoderando a los miembros de nuestro equipo de trabajo a través de la participación y el compromiso. Esta herramienta no es otra que la pregunta.
Ya en otras oportunidades hemos conversado en este blog sobre la importancia de preguntar para no suponer, sobre todo cuando de levantar los requerimientos del proyecto se trata o de cómo a través de la respuesta a un conjunto de cuestiones podemos formular un proyecto. ¿Cómo podemos hacer uso de la pregunta para empoderar y fomentar el crecimiento personal y profesional de nuestro equipo?
Podemos comenzar identificando en qué momentos durante el desarrollo del proyecto podemos usar esta herramienta. Por ejemplo, durante la definición del alcance, consultando a los miembros de nuestro equipo sobre cuáles creen que son los entregables, las actividades y las tareas necesarias para que podamos cumplir con los objetivos del proyecto. Podemos usar la pregunta para conocer la opinión sobre las duraciones, recursos necesarios y costos de cada actividad, para identificar los riesgos del proyecto, a los stakeholders y para establecer estrategias para manejarlos, entre otras cosas. De esta manera involucramos a todo el equipo, sus ideas y enriquecemos el resultado final del trabajo.
Otra ocasión para utilizar la pregunta es en el momento en el que debemos tomar decisiones sobre cómo hacer las cosas o para resolver problemas durante cualquiera de las fases del proyecto. Durante mi infancia mis padres solían rebotar las preguntas que yo les hacía cuando tenía que tomar alguna decisión o quería saber algo, recuerdo que preguntaban ¿qué harías u opinas tu?, de esta manera me incentivaban a pensar, ser creativo y tomar mis propias decisiones. En el ámbito de los proyectos el devolver la pregunta a uno o a todos los miembros del equipo sobre, por ejemplo, qué curso de acción tomar ante determinada situación, tiene el mismo efecto de empoderamiento, permitiendo que nuestros colaboradores usen su conocimiento y experiencia para resolver lo que se les presente, sin necesidad de que sea el líder quien indique lo que hay que hacer, de esta manera se fomenta la auto – confianza, el desarrollo profesional, el compromiso y la responsabilidad, poniendo el foco en el equipo y no en el líder que lo resuelve todo.
Un aspecto importante de la pregunta es cómo la hacemos, corremos el riesgo de hacer preguntas sesgadas, que lleven a los miembros de nuestro equipo a responder aquellas cosas que confirmen nuestras ideas o creencias. Si verdaderamente queremos ayudar a que cada uno de nuestros colaboradores desarrolle su potencial, debemos evitar esta tentación y utilizar preguntas abiertas que les permitan ser creativos, pensar con libertad y accionar responsablemente, siempre y cuando no se pierda de vista el objetivo, que no es otro que el trabajo se haga y se haga bien.
¿Se les ocurren más usos para las preguntas en la gestión de proyectos? Déjenlas en los comentarios


domingo, 3 de julio de 2016

Implementando la gestión profesional de proyectos en pymes

Convencer a quienes dirigen una pyme de la necesidad de aplicar metodologías profesionales para gestionar sus proyectos, en mi experiencia es un asunto complejo. En el camino me he encontrado con varios tipos de empresarios:
Aquellos que no están satisfechos con sus resultados, entienden la necesidad de un cambio en la manera de hacer las cosas dentro de la organización, expresan querer instrumentarlo, pero, dejan todo en las manos del gerente o consultor de proyecto y no se involucran realmente.
Aquellos que de plano rechazan el cambio, expresando el tan conocido “siempre hemos hecho las cosas de esta manera y nos han resultado”.
Los que a pesar de estar de acuerdo con la aplicación de un enfoque profesional para la gestión de proyectos, lo ven como una camisa de fuerza, que les resta flexibilidad.
Los que piensan que la relación costo beneficio no les es favorable.
Y finalmente, y por fortuna, aquellos que se involucran directamente con la implementación de metodologías para hacer mejor las cosas y lograr los resultados esperados.
El desarrollo e implementación de metodologías profesionales para la gestión de proyectos en pymes es un proceso paulatino y que solo tendrá éxito si es apoyado por la directiva o gerencia de la organización. Por esta razón cuando nos enfrentamos como líderes o consultores de proyectos ante un reto como este, debemos concentrarnos, sin olvidar al resto de quienes conforman la organización, en ganarnos la buena voluntad de estos stakeholders.
¿Cómo convencer a una pyme para que gestione profesionalmente sus proyectos?
En mi experiencia la implementación de este tipo de proyectos que conducen a la transformación organizacional, pasan por tres puntos fundamentales:
Entender: Como gerentes o consultores en la implementación de metodologías profesionales para la gestión de proyectos en pymes, lo primero que debemos hacer es conocer a la organización y a sus miembros, para poder entender la problemática y ofrecer soluciones adecuadas.
Como en todo proyecto debemos entonces sentarnos a conversar con los stakeholders, directores y demás miembros de la pyme, para conocer cuáles son sus necesidades y expectativas sobre la organización y la gestión de proyectos. De esta manera podríamos hacernos una idea de las percepciones y creencias existentes sobre este tema, la manera en que se han venido haciendo las cosas y la conformidad que existe con esta.
Convencer: Como comentaba al principio del artículo y como seguramente todos ustedes saben, es bastante complejo convencer a las personas para que hagan las cosas de manera diferente, por lo que a la hora de tratar de implantar metodologías para la gestión de proyectos en una pyme lo más seguro es que nos enfrentemos a la resistencia al cambio.
Para poder sortear con éxito este obstáculo, debemos estar en la capacidad de mostrar a cada uno de los stakeholders los beneficios que obtendrá al asumir este enfoque. Una estrategia podría ser poner en evidencia, en base al análisis de algún proyecto ejecutado por la organización, las diferencias entre los resultados obtenidos y los que se esperaban.
¿Hubo o no retraso en el cronograma, sobre costo, se mantuvo la calidad y se generó la rentabilidad esperada para la pyme?, son algunos de los puntos que podríamos utilizar en nuestra comparación.
Otra estrategia podría estar orientada a mostrar las ventajas de tener un marco de trabajo a la hora de gestionar proyectos, que le permita a los miembros de la pyme evidenciar los resultados que van obteniendo, organizar sus asignaciones y escapar de las dinámicas de “apaga fuegos”, que terminan desincentivando y creando frustración en el personal.
Involucrar: Como gerentes o consultores en la implantación de metodología en la gestión de proyectos en una pyme debemos jugar un papel integrador, estableciendo mecanismos para involucrar a los miembros de la organización en las actividades y para que vayan poniendo en práctica en su trabajo diario las nuevas maneras de hacer las cosas.
Esto nos lleva en muchos casos a asumir el rol de mentores o facilitadores en un proceso en el que aprendemos acerca de cómo se hacen las cosas dentro de la pyme y aportamos herramientas para ir mejorando estos cursos de acción.
Involucrar a los miembros de la organización nos da además la oportunidad de entusiasmarlos a aprender más sobre gestión de proyectos, cumpliendo, como les comenté en un artículo pasado, nuestro rol de activista.
La actitud para promover el cambio
Un punto importantísimo para poder ser exitosos cuando lideramos la implementación de la gestión profesional de proyectos en una pyme, es la actitud con la que asumimos realizar esta labor. Mis consejos en este sentido son:
Reconocer y valorar lo que hasta ahora se ha hecho bien, de nada nos sirve criticar y menospreciar la manera en que se han venido manejando los proyectos simplemente porque no atiende a ninguna metodología, debemos asumir que las personas hacen siempre su mejor esfuerzo y con la mejor de las intenciones.
Ser humildes, el que seamos consultores o líderes de proyectos, con estudios y experiencia profesional, no implica que nos las sepamos todas. Al entrar a colaborar con determinada organización nos enfrentamos algo totalmente novedoso para nosotros y de lo que seguramente aprenderemos más de lo que seremos capaces de aportar.
Ser flexibles, no toda pyme u organización necesita aplicar todos los procesos de por ejemplo el PMBOK, por lo que debemos diseñar un plan para que la gestión de proyectos sea aplicada en su justa medida. Siendo creativos y escapando a los fundamentalismos metodológicos que en muchos casos pueden afectar nuestro desempeño.
Si creen que se me escapó algún punto importante o quieren compartir sus experiencias trabajando en la gestión de proyectos para pymes, no dejen de comentar.
Artículos relacionados