domingo, 22 de enero de 2017

Qué podemos aprender del skateboarding sobre la gestión de proyectos



Desde el año 2012 practico el skateboarding (patineta) en una modalidad conocida como downhill. Cada domingo tomo mi tabla y me dirijo a la “Cota Mil”, una autopista en la ciudad de Caracas, Venezuela, en la que con un grupo de amigos paso el día lanzándome por diferentes pendientes de la mencionada arteria vial. Tengo la costumbre de relacionar todas las actividades que realizo con la gestión de proyectos y esta no es la excepción.
En el skateboarding podemos observar como en cuestión de segundos y de una manera inconsciente ponemos en práctica los procesos de la gestión de riesgos. Seguramente se preguntarán en qué se parece este deporte extremo a un proyecto, básicamente lanzarnos colina abajo es una actividad por lo general inédita, aunque la hayamos realizado muchas veces cada una tiene sus particularidades, en la cual intentamos transitar de un punto A a otro B al que queremos llegar sanos y salvos y con un mayor nivel de satisfacción del que teníamos en el punto de partida.
Para poder lograr nuestro objetivo, antes de tomar el impulso inicial por lo general hacemos lo siguiente:
Identificamos cuáles son las posibles fuentes de riesgo en nuestro recorrido. Por las pendientes transitan corredores, familias que van de paseo, bicicletas y en algunas ocasiones uno que otro automóvil o motocicleta, que pueden convertirse en la fuente del principal riesgo que corremos en esta actividad. Esto nos lleva a identificar ese riesgo, que no es otro que colisionar con algún transeúnte, caernos, lastimarnos nosotros y lastimar a alguien más. Si lo formulamos de manera formal podríamos decir:
Que debido al tráfico de personas, bicicletas y automóviles en el camino, existe la posibilidad de que alguno se atraviese en nuestra ruta y provoque una colisión en la que ambos saldríamos heridos.
Luego analizamos el riesgo, cualitativamente y basados en nuestras experiencias previas sabemos que la posibilidad de chocar y caer es moderada y que su impacto va de moderado a alto. Poniéndole números al análisis, podríamos decir que la probabilidad de una colisión está entre el 15 y el 20% y sus costos variarán de acuerdo a los gastos médicos en que se tenga que incurrir en caso de una lesión.
Seguidamente planificamos la respuesta al riesgo, en este sentido intentamos evitar eligiendo una ruta “segura” y midiendo el tráfico de personas, pero, adicionalmente tratamos de mitigar colocándonos todo el equipo de protección corporal necesario para la práctica de este deporte y pensamos en transferir lanzándonos al piso antes de una posible colisión y en aceptar estrellarnos en caso de que no tengamos más remedio.
Luego de todo esto solo nos queda lanzarnos y gestionar el riesgo, hacer seguimiento y controlar.
La primera lección relacionada con la gestión de proyectos que he podido obtener de la práctica de este deporte es que, por más que planifiquemos, siempre existe la posibilidad de que se presenten imprevistos en el camino. Esto no quiere decir que debamos dejar de lado el plan, por el contrario, este es necesario para poder hacer frente a cualquier situación inesperada.
Imagínense por un momento sobre una patineta a unos 20Km/h transitando por la ruta planificada y de repente a unos metros se atraviesa un grupo de personas, en ese momento no nos queda más remedio que recalcular y cambiar nuestra ruta para evitar un accidente. Y aquí está la segunda lección, como gerentes de proyectos debemos contar con la flexibilidad suficiente para corregir el curso a tiempo ante la presencia de algún imprevisto y evitar la colisión de la iniciativa y su posible fracaso. Contemos con un plan, pero, no nos enamoremos de él ciegamente.
Adicionalmente, este cambio de rumbo debemos decidirlo bajo un alto nivel de estrés, lo que pone de manifiesto la necesidad de que tengamos el autocontrol suficiente para manejarlo. He aquí la tercera lección para la gerencia de proyectos.
La cuarta lección está relacionada con la necesidad de que realmente conozcamos a los stakeholders y tengamos en cuenta los riesgos asociados a sus posibles conductas, en mi caso los actores son personas que tan solo con cambiar repentinamente su camino pueden afectar el mío y ponerme en riesgo. Por esta razón tengo que estar alerta ante esta posibilidad, observar constantemente a los stakeholders para detectar sus conductas y estar preparado para responder ante la posibilidad de que el riesgo se materialice.
En definitiva, si contamos con un plan, somos flexibles, podemos tomar decisiones bajo un alto nivel de estrés e incertidumbre y nos mantenemos atentos a nuestro entorno, nuestras posibilidades de llegar a nuestro destino a salvo se incrementarán.

 

 

 

 

domingo, 8 de enero de 2017

El valor de negocio de un proyecto social


 
Tal vez esté cometiendo el error, bastante común entre los seres humanos, de sacar conclusiones sin contar con la suficiente evidencia estadística, pero, tengo la percepción de que existe en el mundo de la gerencia de proyectos cierto prejuicio hacia todo lo que tiene que ver con aquellas iniciativas de carácter social. Esta visión particular, y seguramente sesgada, la he ido desarrollando basado en hechos como que por ejemplo, de los artículos de este blog, aquellos que hacen referencia a proyectos sociales o la palabra social aparece en su título son los menos visitados y que en la décima edición del Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI Capítulo Venezuela, realizado el año pasado, la ponencia referida a proyectos sociales y la mía que tenía la palabra social en el título fueron las que en promedio tuvieron una menor audiencia.
Por otra parte, he podido observar entre las organizaciones que conozco que algunas de ellas consideran que los proyectos sociales que realizan, enmarcados dentro de sus políticas de responsabilidad social empresarial o RSE, son un gasto en vez de una inversión o un simple medio para lograr una rebaja impositiva. A pesar de esta visión, en mi opinión restringida, no podemos negar que si los proyectos sociales que realizan las empresas están alineados con su estrategia y se gestionan de manera profesional, son una fuente de valor para la organización y esto podemos evidenciarlo al menos desde los siguientes tres puntos de vista:
Relacionamiento con la comunidad: Los proyectos sociales son un puente para que las organizaciones logren establecer relaciones de mutuo beneficio con aquellos stakeholders que son impactados de manera indirecta por su actividad comercial. Aunque estos actores no necesariamente formen parte de la cadena de valor, pueden afectar positiva o negativamente a la actividad empresarial según perciban que esta los beneficia o perjudica.
Por ejemplo, una empresa venezolana cuya planta de producción se encuentra ubicada en un barrio con un alto índice de criminalidad, era víctima de constantes robos y daños a sus instalaciones, lo que les ocasionaba pérdidas y un gasto creciente en sistemas y personal de seguridad. Ante esta situación, la organización decidió desarrollar un proyecto para involucrar a los jóvenes de las comunidades cercanas en actividades deportivas y un programa de empleo. Como resultado no solo mejoraron la calidad de vida de un conjunto de familias, sino que además lograron disminuir los índices de robo y vandalismo y ahorrar en gastos de reposición, prevención y seguridad.
Desarrollo de la cadena de valor: Para ninguna organización es un secreto que buena parte de su éxito depende del funcionamiento efectivo y eficiente de su cadena de valor. En muchos casos tanto los proveedores como los distribuidores de las grandes empresas son redes de pequeños y medianos negocios, que no son gestionados de la mejor manera posible, impactando negativamente en los resultados estratégicos organizacionales. A través de un proyecto social no solo se pude mejorar el desempeño de una cadena de valor ya establecida, sino que adicionalmente se pueden identificar emprendedores y ayudarlos a articular nuevos negocios que permitan el crecimiento de la red.
Como ejemplo, a través de una organización a la que estoy vinculado profesionalmente, muchas grandes empresas llevan a cabo proyectos de capacitación y formación para mipymes, orientados en mejorar la gestión empresarial, lo que no solo tiene un impacto positivo en el resultado de la empresa, la que seguramente venderá más o contará con proveedores mucho más efectivos, sino que además mejora la calidad de vida de un conjunto de familias que ven sus pequeños negocios florecer.
Posicionamiento de marca y reputación: El desarrollo de proyectos sociales les permite a las organizaciones posicionar sus marcas con una reputación positiva ante la opinión pública, sus consumidores reales y potenciales, organismos reguladores, etc., recibiéndose el retorno de la inversión por ejemplo en espacios publicitarios o de divulgación en los medios de comunicación.
La sede de una empresa multinacional de consumo masivo desarrolla en Venezuela un proyecto de formación en competencias para la vida de jóvenes de bajos recursos, la inversión inicial de este proyecto estuvo alrededor de US$ 20.000 y el retorno solo en publicidad que se obtuvo durante el año 2015 fue el equivalente a US$ 3.000.000 en espacios en los medios de comunicación.
Los beneficios que obtiene una organización al desarrollar proyectos sociales no solo se miden en números, como podemos evidenciarlo en los ejemplos anteriores, existen también externalidades positivas, mucho más complejas de medir, como el incremento en el bienestar de una familia o comunidad impactada positivamente por estos. Dado que las empresas no son entes aislados, mientras el entorno en el que se desenvuelven sea mejor, ellas también obtendrán una ganancia.
Los proyectos sociales son tan importantes para el logro de la visión estratégica como lo es cualquier otra iniciativa sea comercial, tecnológica o de cualquier otra índole que ejecute la empresa, deben considerarse como una inversión y no como un gasto y gestionarse utilizando un marco de trabajo profesional que incluya todas las áreas de conocimiento y aquellos procesos necesarios para su éxito, al final del día todo proyecto es eso, un proyecto, independientemente de si su apellido es social o de inversión.