lunes, 29 de octubre de 2018

El valor estratégico de la gestión de proyectos


 
2 Trillones de dólares son malgastados anualmente en la gestión de proyectos a nivel mundial, el 9,9% de cada dólar invertido, lo que se traduce en un millón de dólares que se desperdicia cada 20 segundos. Estas cifras nos las presenta el reporte Pulso de la Profesión del PMI® de este año y, aunque ha habido un aumento en la profesionalización de la gestión de proyectos y un mejor desempeño de las organizaciones en este sentido, la pérdida se ubicaba anteriormente en 13,5% de cada dólar, los montos de dinero mal gastado y el costo de oportunidad asociado es inmenso.
Según el mismo reporte esta situación es la consecuencia de 3 factores fundamentales:
1.- La incapacidad organizacional de cerrar la brecha entre el diseño estratégico y la entrega de valor.
2.- El que los ejecutivos de la organización no reconozcan que la estrategia se implementa a través de la gestión de proyectos.
3.- La falta de compresión, en el resto de la organización, de la importancia que tiene la gestión de proyectos como conductora de la estrategia.
Los “champions” de la gestión de proyectos, aquellas organizaciones que completan 80% o más de sus proyectos en el tiempo y con el presupuesto planificado, alcanzando los objetivos y generando valor para la organización y el entorno, son aquellos que comprenden que la visión estratégica se alcanza a través de una gestión de proyectos profesional o que implique el uso de las mejores prácticas.
Un repaso a la planificación y gestión estratégica
La planificación estratégica de una organización comienza con la definición de una visión, cómo queremos o en qué lugar aspiramos que esté la organización en el largo plazo, generalmente 5 o 10 años. Seguida de la misión, que responde a qué hace la organización para alcanzar ese ideal de largo aliento.
Se definen también los valores organizacionales y se determina, a través de un análisis de entorno interno y externo, cuáles son las fortalezas, áreas de mejora, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización, dando paso a la archiconocida matriz DOFA.
El análisis de esta matriz, que consiste en cruzar sus celdas, oportunidades/fortalezas, oportunidades/debilidades, amenazas/fortalezas y amenazas/debilidades deriva en la definición o establecimiento de los objetivos estratégicos de la organización, aquellos que debe lograr, con los recursos con los que cuenta y debe procurarse, para aprovechar las oportunidades y minimizar las amenazas, dirigiéndose hacia su visión estratégica.
Y es aquí en donde entran los proyectos, los objetivos estratégicos son por lo general de gran magnitud, y deben desgranarse para dar paso a objetivos mucho más sencillos y posibles de manejar. En pocas palabras alcanzar un objetivo estratégico depende de la gestión de uno o más proyectos y por supuesto de que estos logren el resultado esperado y agreguen valor, cumpliendo con la triple restricción.
Supongamos por un momento que existe para una organización la oportunidad de ganar una mayor cuota de mercado, pero, no cuenta con los recursos humanos y tecnológicos suficientes (oportunidad/debilidad). El objetivo estratégico que se plantea entonces podría ser el siguiente: Incrementar la cuota de mercado de la organización de un 10% a un 20% en los próximos dos años.
Para lograr este objetivo de gran magnitud la organización podría contemplar el logro de los siguientes objetivos, a través de la gestión de los proyectos relacionados:
1.- Diseñar y poner en práctica un programa de reclutamiento y formación de personal de ventas para la atención de clientes potenciales que permita aumentar las tasas de conversión y la participación en el mercado, para el primer semestre del año en curso.
2.- Crear un nuevo producto para incrementar la oferta de la organización y atraer nuevos clientes para el segundo semestre del año en curso.
3.- Desarrollar e implementar un sistema de mercadeo para la generación de leads, utilizando los canales tradicionales y digitales, para el primer semestre del año en curso.
Y así sucesivamente. Los proyectos son entonces los instrumentos a través de los cuáles las organizaciones adquieren las capacidades necesarias para llevar adelante su estrategia y alcanzar su visión. Bien sea desarrollando capacidades internas o productos y servicios de cara al mercado.
He aquí la importancia estratégica de los proyectos y de que estos sean gestionados de la mejor manera posible, sin proyectos las organizaciones no serían capaces de implementar las estrategias que las llevarían al logro de los objetivos estratégicos y de la visión, por otro lado una gestión mediocre pone en riesgo los recursos y supervivencia organizacional y definitivamente no nos lleva a ese destino que hemos definido para nuestra empresa.
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martes, 16 de octubre de 2018

Gestión de proyectos en tiempos disruptivos




El rol del gerente de proyecto ha ido evolucionando con el paso del tiempo, aquel profesional cuya responsabilidad era garantizar que su iniciativa entregara los productos planificados, respetando la triple restricción, se fue convirtiendo en un jugador más estratégico dentro de la organización, lo que demandó un enfoque orientado hacia el negocio que garantizara que cada iniciativa agregara valor y aportara a la visión estratégica. La era digital ha impuesto nuevas presiones sobre la profesión y nos obliga a quienes formamos parte del mundo de la gerencia de proyectos a seguirnos transformando para poder adaptarnos a un cambio que cada vez es más veloz. 

El reporte Pulso de la Profesión de 2018, realizado por el PMI®, ahonda en las características, conocimientos, habilidades y competencias con que debe contar el Project manager de esta era para ser exitoso y no correr el riesgo de extinguirse. Como comenta Mark Langley en este reporte “las mejores prácticas ya no serán suficientes para un mundo digital y conectado” los gerentes de proyectos, del presente y el futuro, deberán conocer sobre ciencia de datos, manejo de datos, analytics y big data, ser innovadores, entender sobre seguridad y privacidad de datos así como del ámbito legal y regulatorio y adicionalmente deberán contar con la capacidad de practicar el liderazgo participativo. Todo un desafío que no solo nos reportará nuevos aprendizajes y nos llevará a desarrollar nuevas capacidades, sino que además expandirá el campo de acción de los gerentes de proyectos, quienes también fungirán como asesores estratégicos, innovadores, big thinkers y comunicadores dentro de la organización. 

La disrupción ya puede ser observada en algunas de las tareas que realizan los gerentes de proyectos en las que las herramientas de inteligencia de negocios han cambiado la manera en la que se recolectan datos, se realizan reportes, se monitorea y se comparte información, simplificando en gran medida los procesos de toma de decisiones haciéndolos mucho más ágiles. La transformación continuará, en una encuesta realizada por Mc Kinsey Global Institute, reseñada en el Pulso de la Profesión, se recogió que más del 30% de las actividades del 60% de las ocupaciones investigadas tienen un alto potencial para ser automatizadas. 

Más de la mitad de los “champions” en gerencia de proyectos, aquellas organizaciones con índices de éxito en este ámbito sobre el 80%, encuestados para el mismo reporte consideran que la transformación digital impactará fuertemente al trabajo, y uno de cada cuatro indica que los gerentes de proyectos deben tener la habilidad de aprender, entender, aplicar y mantenerse actualizados con la tecnología, esto es más importante, según los encuestados, que habilidades como la comunicación, el liderazgo y el management, el manejo del cambio, la adaptabilidad y la flexibilidad.

Serán entonces aquellos gerentes de proyectos con una visión de negocio orientada al cliente, con conocimientos y capacidades para utilizar el marco de trabajo o metodología más adecuada, habilidades blandas, adaptables al constante cambio y que abracen la tecnología los que sobrevivirán al “cataclismo” que representa la 4ta revolución industrial y podrán aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado para la profesión del presente y el futuro ¡vaya reto!

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