Todo emprendedor, que gestiona su proyecto, estará más cerca del éxito si visualiza
cómo se verá o funcionará su empresa, producto o servicio una vez creado y
cuáles son los pasos que debe dar para alcanzar este resultado final. Una vez
que hemos identificado una necesidad, social o de mercado, lo siguiente en el
desarrollo de un proyecto es darle respuesta
a las siguientes preguntas:
¿Qué producto o
servicio crearemos para satisfacerla?
¿Cómo será este
producto o servicio? ¿Qué características tendrá?
¿Cuáles son los
resultados intermedios que debemos obtener para crear el producto o servicio
final?
Responderlas nos permite definir el alcance del producto y el alcance del proyecto respectivamente. En
este punto es bueno hacer la siguiente aclaratoria: muchas personas entienden o
definen el alcance del proyecto como el número de personas o la extensión del mercado
que se beneficiarán o será abarcado por el resultado final de la iniciativa,
pero, como veremos más adelante esta definición difiere de la que nos provee el
PMI® en el PMBoK®.
El alcance del producto o servicio, según la publicación
estrella del Project Management Institute, hace referencia a “todas las características, funcionalidades
y atributos propios del resultado final del proyecto”. Por ejemplo, si el
output definitivo es un edificio su alcance estará definido por el número de
pisos que tendrá, los materiales que se utilizarán en su construcción, el
número de ascensores, el tipo de fachada, el color de las paredes, si tendrá o
no escaleras contra incendios, si será para uso residencial o comercial, el
número de apartamentos u oficinas que tendrá por piso, la altura y así
sucesivamente.
Todas las características que se definen en el alcance del
producto están directamente relacionadas
con las necesidades y expectativas del cliente o beneficiario, y en la medida
en que estas se determinen con mayor detalle le permitirán al equipo de
proyecto tener una visión mucho más clara de cuál es el resultado al que se
debe llegar una vez cerrado el esfuerzo, para considerar que se ha cumplido con
los objetivos.
El alcance del proyecto, por otra parte, se define como “todo el trabajo necesario, y solo el
necesario, que debe ejecutarse para lograr el alcance del producto o servicio
que hemos establecido previamente”. Una vez que conocemos cuáles son los
atributos y características de nuestro producto y/o servicio y, a grandes
rasgos, cuál es el trabajo que debemos realizar, lo que se conoce como el
enunciado del alcance del proyecto, pasamos a la creación de la que tal vez es una
de las herramientas más conocidas y funcionales de la planificación y gestión
de proyectos, la estructura desagregada de trabajo o EDT.
La EDT, también conocida como WBS por sus siglas en inglés,
es “la descomposición jerárquica del
alcance total del trabajo a ser realizado por el equipo de proyecto, para crear
los entregables requeridos y cumplir con los objetivos previstos”. En otras
palabras, el desarrollo de la EDT consiste en la desagregación de los
entregables de la iniciativa comenzando por el resultado final, el cual se va
descomponiendo en partes o componentes más pequeños que nos facilitan la
estimación de tiempos, recursos, costos, asignar responsabilidades y gestionar
el trabajo en general. La EDT contiene todo el alcance del proyecto, yendo de
lo general a lo particular, y al ser una herramienta gráfica nos permite
comunicar en una sola imagen todos los frutos de la iniciativa.
¿Cómo se prepara una
EDT?
- Lo primero que debemos hacer es identificar cuál será el resultado final del proyecto, qué debemos crear para considerar que hemos sido exitosos en el logro de los objetivos que nos hemos propuesto.
- En segundo lugar debemos identificar cuáles son los entregables, de alto nivel, que deben ser generados y que comprenden o forman parte del resultado final.
- Una vez que tenemos estos componentes, los desagregamos en partes o entregables más pequeños y de esta manera vamos desagregando el trabajo hasta llegar a lo que se conoce como paquetes de trabajo.
Una pregunta común al desarrollar una EDT es ¿hasta dónde podemos desagregar? Lo hacemos
hasta el punto que nos permita controlar el desempeño de manera efectiva y
eficiente, asignando recursos y responsables a cada entregable y/o paquete de
trabajo sin caer en el micromanagement. Por ejemplo, si el entregable final del
proyecto es un pastel horneado y decorado, uno de sus componentes será el
bizcocho, para llegar a él necesitaremos tener la mezcla y a este entregable le
podemos asignar recursos y un responsable, no tenemos que llegar a detallar
paso por paso la ruptura de los huevos, la mezcla de la harina y el azúcar,
etc., esto sería una exageración para el nivel de desagregación que esperamos
obtener en una EDT.
La EDT es una herramienta fundamental y muy útil para que los
emprendedores, quienes por lo general gestionan sus proyectos, tengan mayor
claridad de la dirección hacia la que se
dirigen y del mapa de ruta que deben seguir. A partir y con el uso de esta
herramienta pueden definir las actividades a realizar, establecer un cronograma
de trabajo, estimar cuánto les costará su iniciativa, gestionar riesgos, en
fin, contar con un plan que les facilite la creación de valor a través de sus
productos o servicios.
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Algunos recursos para saber más sobre la EDT:
