El análisis de sensibilidad y los escenarios del proyecto



Durante la fase de formulación y evaluación de la factibilidad de un proyecto realizamos un gran esfuerzo con la finalidad de dibujar el camino que debemos seguir para alcanzar esa situación deseada, en la que las necesidades han sido satisfechas, con el menor sobresalto o riesgo posible. Sin embargo, más allá del papel, nos enfrentamos a situaciones cambiantes que pueden impactar a nuestro proyecto tanto positiva como negativamente y de las cuales debemos tener conocimiento o al menos una estimación.

Una herramienta que es fundamental para poder intuir a que nos podríamos estar enfrentando durante la ejecución del proyecto es el análisis de sensibilidad, el cual consiste en la construcción de escenarios en los que simulemos la realidad y estimemos cómo el comportamiento de ciertas variables podrían afectar nuestro desempeño.

El análisis de sensibilidad y la construcción de escenarios

El análisis de sensibilidad consiste en determinar cómo el valor presente neto del proyecto es afectado por el comportamiento de ciertas variables, las cuales son relevantes para su cálculo. Siguiendo la explicación presentada por Garay y Gonzales, en su libro Fundamentos de Finanzas, para realizar el análisis debemos seguir los siguientes pasos:

- En primer lugar determinar cuáles son las variables que intervienen en el cálculo del VPN.

El valor presente neto es una función del monto de la inversión inicial, la tasa de descuento, el precio de venta de los bienes y/o servicios producidos por el proyecto, las cantidades vendidas, los costos y todas aquellas variables que consideremos de relevancia para calcularlo.

Recordemos que el VPN es el resultado de sumar a la inversión inicial los flujos de efectivo que generará el proyecto descontados (o traídos) al momento donde esta se realizará.

- Una vez que tenemos claro cuáles son estas variables, debemos determinar un rango para que fluctúen.

Este análisis, según la opinión de los autores antes citados, debe ser realizado por conocedores del área en la que este ubicada nuestro proyecto, para tener cierto grado de confiabilidad en la estimación.

- Luego calculamos el VPN esperado.

- Y por último hacemos fluctuar, una por una, las variables dentro del rango estimado para conocer de qué manera se comporta el VPN.

En este punto se nos presenta una complejidad, ya que debemos calcular la variación del VPN esperado, cuando sólo una de las variables se “mueve” y las otras se mantienen constantes. Esta condición es lo que se conoce como “ceteris-paribus” y que en palabras más sencillas nos indica que debemos determinar cómo varía el VPN cuando “movemos” por ejemplo la inversión inicial y mantenemos constantes los valores del costo, tiempo, precios, cantidades, etc.

Todos estos cálculos, que se realizan utilizando derivadas parciales, nos permiten la construcción de tres escenarios en los cuales podríamos estarnos manejando, uno optimista, uno más probable y uno pesimista.

El optimista, donde el VPN efectivo, es superior al esperado, el pesimista con un VPN efectivo inferior al esperado y el más probable donde el VPN efectivo es igual al esperado.

Como podemos observar el VPN es lo suficientemente relevante para representar la situación de un proyecto en un momento determinado, en el que alguna de las variables del que este depende fluctúe. Pero para entender mejor de que va el análisis de sensibilidad y la creación de escenarios utilicemos un ejemplo de la vida real:

Supongamos que nuestra variable de decisión, similar al VPN para un proyecto, es la hora en la que llegamos a nuestro trabajo, digamos a las 8 de la mañana. Esto sucederá si despertamos a las 6 am y el sistema de subterráneo funciona correctamente.

Tenemos entonces una variable con valor esperado (la hora de llegar al trabajo) que dependerá de otras dos variables: la hora de despertar y que el subterráneo trabaje como debe ser.

Qué pasaría entonces si en vez de despertar a las 6 lo hiciera a las 7 am dado que el subterráneo no presenta ningún contratiempo. Seguramente llegaríamos tarde al trabajo, a las 8.30 am y recibiríamos una amonestación. Este sería un primer escenario que podríamos considerar pesimista.

Por otra parte si despertamos a las 5.30 am seguramente estaremos en nuestra oficina a un cuarto para las 8, lo que podríamos considerar un escenario optimista. Por último el escenario más probable es que despertemos a las 6 y estemos en el trabajo a las 8 am.

Aunque muy simple, este ejemplo nos permite ver de qué se trata la construcción de escenarios y el análisis de sensibilidad. Determinamos que sucede con nuestra variable de decisión, en este caso la hora de llegada al trabajo, en función del comportamiento de las variables hora de despertar y funcionamiento del transporte público.

Referencia: Fundamentos de Finanzas, de Urby Garay y Maximiliano González, editado en Caracas, Venezuela por Ediciones IESA.

La administración de la cartera de proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a un sinnúmero de necesidades las cuales dan origen a una cantidad igual o mayor de ideas para satisfacerlas. Estas ideas a su vez se convierten en proyectos y la organización debe decidir cuáles de estos serán realizados inicialmente y cuales tendrán que esperar.

Este proceso que acabamos de describir de manera muy sencilla es lo que se conoce como administración de la cartera de proyectos y a continuación explicaremos con más detalle de qué se trata.

Administrando los proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a entornos competitivos en los cuales la adaptación es fundamental para poder mantenerse en la carrera y sobrevivir. Este proceso evolutivo consiste en la identificación de oportunidades y su aprovechamiento a través del desarrollo de proyectos.

Como hemos comentado con anterioridad, al igual que los seres humanos, las organizaciones se enfrentan a un sinfín de necesidades y a una restricción presupuestaria, que limita la cantidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc., con que cuentan. Estos recursos deben ser manejados eficientemente para poder garantizar el buen desempeño de la organización, he aquí la importancia de poseer un sistema que nos permita administrar nuestros proyectos, de manera tal que, sean aquellos que se consideren prioritarios los que se desarrollen inicialmente.

Este proceso se conoce como capacity planning y su resultado o salida es el Project Charter, que no es más que un listado de los proyectos aprobados por la organización para ser desarrollados, luego de que se han evaluado todas las alternativas en función de las necesidades prioritarias y capacidades de la organización.

Este proceso de selección le permite a la organización, en palabras de Luis Enrique Palacios, seleccionar la cantidad justa de proyectos a desarrollar en un momento histórico determinado, evitando el peligro de desaprovechar oportunidades o sobrepasar sus capacidades reales.

Los criterios para la evaluación y selección de los proyectos

Para elegir cuáles proyectos formarán parte del grupo a ejecutarse inicialmente y cuales tendrán que esperar, se toman en cuenta dos elementos fundamentales: La capacidad de ejecución de proyectos que tiene la organización y la demanda de proyectos de la misma:

La capacidad de ejecución

Cuando hablamos de la capacidad de ejecución de proyectos por parte de la organización nos referimos al conjunto de recursos con que esta cuenta y el uso que puede darles para poder llevar a cabo estas iniciativas.

- Debemos tener en cuenta entonces la cantidad de recurso humano con que contamos, las horas hombre y como estarían estas distribuidas entre las labores operativas y las del proyectos para no afectar el buen desempeño de la organización.

- Nuestra capacidad para acceder a fuentes de financiamiento, bien sean de carácter interno o externo que nos permitan invertir en nuestro proyecto.

- La capacidad de la organización para asumir el riesgo inherente al desarrollo de proyectos y la magnitud de este que estaría dispuesta a aceptar.

- Los escenarios competitivos, aquellas proyecciones que realiza la organización en base a sus estudios estratégicos del entorno.

- Y por último la capacidad técnica relacionada a la cantidad de personal especializado en determinada área, etc.

La demanda de proyectos

En este punto se toman en cuenta las necesidades que tiene la organización y todas aquellas ideas que hayan surgido en función de satisfacerlas. Estas ideas deben ser convertidas de manera tal que puedan ser evaluadas según los siguientes criterios:

- La prioridad estratégica.

- Los requerimientos financieros de cada una de las iniciativas.

- La rentabilidad.

- El riesgo.

- Los requerimientos técnicos y humanos asociados a cada una.

En pocas palabras una vez que hemos determinado con que contamos, tomamos las ideas o proyectos surgidos y comenzamos a determinar en qué medida beneficiaran a la organización desde el punto de vista estratégico y económico, si estamos en capacidad de realizar dichos proyectos y que riesgos correremos desarrollándolos o dejando de hacerlo.

Esta discriminación nos dará como resultado un listado de proyectos de alto impacto estratégico y económico dentro de nuestras posibilidades reales, un conjunto de proyectos que quedarán para luego y por supuesto algunos proyectos descartados bien sea por no aportar suficiente a la organización, estar fuera de las posibilidades reales de ejecución o ser muy riesgosos.

Como de costumbre un ejemplo nos ayudará a entender mejor el proceso de construcción de la cartera de proyectos:

Supongamos que nuestra organización es la familia Pérez Martínez, conformada por cuatro personas el señor y la señora Pérez Martínez y sus dos hijos.

Para simplificar supongamos también que sólo los señores Pérez Martínez trabajan y reciben anualmente entre los dos un ingreso de 100.000 monedas, de las cuales utilizan 50.000 para la cobertura de sus operaciones en este período (vestido, alimentación transporte y otros gastos), restando la mitad del ingreso para el desarrollo de proyectos
La organización ha identificado 3 tipos de necesidades para el año que está en curso y las ha agrupado en las siguientes categorías.

1.- Esparcimiento: La organización ha determinado que es necesario tomarse unas vacaciones en familia para promover la compenetración entre sus miembros.

2.- Transporte: La organización ha pensado en la posibilidad de adquirir un vehículo para hacer frente al mal servicio de transporte público que se presta en la ciudad en donde está ubicada.

3.- Estudios: La organización ha identificado la necesidad de elegir una universidad para su hijo mayor que está a punto de culminar la secundaria.

Estas tres necesidades podrían dar origen a un sinfín de ideas con la finalidad de satisfacerlas y entre las que los miembros de nuestra organización tendrán que elegir.

Comencemos con la primera necesidad referida al esparcimiento, entre las ideas que surgieron están un viaje al extranjero con un costo de 50.000 monedas y hacer turismo nacional con un costo de 10.000 monedas.

La necesidad de transporte sería solucionada con la compra de un automóvil cuatro puertas por 20.000 monedas o de una camioneta por 60.000 monedas.

Y por último para satisfacer la necesidad de estudios se ha pensado en enviar al hijo mayor a estudiar en una universidad extranjera por 80.000 monedas, una universidad privada nacional por 35.000 monedas y una universidad pública nacional por 20.000 monedas.

Luego que se han generado estás ideas la familia debe decidir entre todas las opciones una para suplir cada necesidad, ojo aquí solo estamos tomando en cuenta los recursos económicos para hacer más sencilla la explicación, pero, como vimos anteriormente la cantidad de elementos de decisión es más variada y compleja.

En el caso de las vacaciones ir al extranjero significa utilizar el 100% de los recursos destinados a proyectos dejando de lado el resto de las necesidades, razón por la cual la organización ha decidido vacacionar dentro del país por un costo de 10.000 monedas, ya que así cumple con su objetivo que es que sus miembros compartan y se interrelacionen.

Para el transporte la compra de una camioneta excedería nuestro presupuesto, razón por la cual la elección de la organización es la adquisición de un vehículo cuatro puertas por 20.000 monedas.

En cuanto a las necesidades de estudio la organización ve muy costoso invertir en educación en el extranjero y piensan que la educación pública no será de buena calidad, razón por la cual se deciden por la oferta de la universidad nacional privada por 35.000 monedas.

Tenemos entonces de esta primera selección 3 proyectos:

Vacaciones dentro del país por 10.000 monedas

Compra de automóvil por 20.000 monedas y

Pago de universidad por 35.000 monedas

En total el desarrollo de los tres proyectos tendría un costo de 65.000 monedas excediendo el presupuesto de la organización, por lo cual tendremos que elegir nuevamente. Introduzcamos el supuesto de que para la familia lo más importante es la educación de sus miembros, esto nos permitiría elegir nuestro primer proyecto que sería el pago de la universidad por 35.000 monedas y en segundo lugar estarían las vacaciones familiares ya que dentro de la organización los valores del compartir y compenetrarse son muy altos.

Por tener recursos escasos y considerar que el proyecto de compra de vehículo es menos relevante que los dos anteriores, este tendrá que esperar para su ejecución.

De esta manera nuestra organización Pérez Martínez ha establecido cuales proyectos son prioritarios y cuales serán diferidos, estructurando así su cartera.

Referencias:

El libro Gerencia de Proyectos un Enfoque Latino, de Luis Enrique Palacios, editado por la Universidad Católica Andrés Bello, en Caracas, Venezuela