lunes, 18 de septiembre de 2017

¡Hey gerente de proyecto! ¿Cómo estás utilizando tu tiempo?


 
Una de las competencias con que debe contar un gerente o líder de proyectos para poder cumplir con su rol de manera efectiva, eficiente y sostenible, es la capacidad para delegar tareas entre sus colaboradores. Sin esta, el profesional seguramente terminará haciendo micromanagement, sobre cargado de trabajo y agotado.
Delegar se fundamenta en la confianza, que como líderes de un equipo, tengamos en que, quienes nos acompañan, cuentan con el conocimiento, las habilidades y la disposición para hacer el mejor trabajo posible y lograr los resultados esperados. Por otra parte, delegando es que permitimos que quienes integran el equipo asuman responsabilidades, se sientan parte y crezcan, como personas y profesionales.
Esta no es una tarea sencilla, muchas veces caemos en la trampa de pensar que somos imprescindibles y terminamos sintiendo el agobio de creer que “si no estamos nosotros nada se hará bien”. Delegar nos permite hacer un mejor uso de nuestro tiempo y abocarlo a aquellas actividades que agreguen mayor valor, para descubrir cómo estamos haciendo esto último, Susanne Madsen, en su libro The Project Management Coaching Workbook, nos invita a realizar el siguiente ejercicio:  
1.- Hacer una tormenta de ideas de todas aquellas tareas y actividades que, en nuestra experiencia, formen parte de nuestro trabajo como gerentes o líderes de proyectos.

2.- Cada una  de las actividades o tareas que hemos identificado las colocamos en la columna del extremo izquierdo de una tabla como la  siguiente.


3.- Luego en la columna siguiente, correspondiente al valor que cada actividad o tarea aporta al proyecto, comenzamos a calificar cada una de estas, utilizando los grados de alto, medio y bajo.

4.- Repetimos el procedimiento con la siguiente columna, correspondiente al disfrute personal que sentimos al realizar la actividad.

5.- En la cuarta columna colocamos el número de horas que dedicamos a cada una de las actividades identificadas, semanalmente.

Luego que hemos llenado la tabla, comparamos los resultados obtenidos y comenzamos el análisis, identificando cómo estamos utilizando nuestro tiempo en la gestión del proyecto.  Podemos preguntarnos por ejemplo:

¿Cuáles son las actividades de alto valor en las que debemos invertir una mayor cantidad de tiempo? ¿Lo estamos haciendo o nos dedicamos a actividades de bajo valor pero que disfrutamos hacer? ¿Cuáles son esas actividades de alto valor que no disfrutamos realizar y si podemos hacerlas más agradables o delegarlas sin poner en riesgo el resultado del proyecto? Etc.

Partiendo de este ejercicio, podemos dar un uso más eficiente a ese recurso escaso que es nuestro tiempo y dedicarnos a dirigir y acompañar al equipo y a todas aquellas otras actividades de alto impacto en el proyecto.

Madsen comparte una frase que me gustó y aquí se las dejo: “Hacer muy bien una cosa que no necesita ser hecha, es un pobre uso del tiempo” y este no se recupera.

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martes, 5 de septiembre de 2017

4 tips para desarrollar programas y proyectos de formación



A lo largo de mi carrera los programas y proyectos de formación han sido una constante, en ellos he jugado diferentes roles, he participado en la formulación, los he liderado y he participado en la ejecución de tareas como la facilitación de contenidos, siendo esto último una de las cosas que más disfruto hacer. En mi experiencia, existen algunos elementos que tenemos que tomar en cuenta a la hora de embarcarnos en este tipo de iniciativas para que sean exitosas, comparto 4 con ustedes:
La formación tiene que tener un propósito estratégico tanto para quienes la reciben como para las organizaciones que desarrollan el proyecto
El conocimiento, las técnicas y las herramientas recibidas, así como las competencias desarrolladas por los participantes deben aportar al logro de la visión personal de cada uno de ellos y al de la visión estratégica de la organización que ejecuta el proyecto.
Un ejemplo claro está en los programas de formación dirigidos al fortalecimiento de cadenas de valor. Supongamos que una empresa está interesada en mejorar sus ventas desarrollando nuevos canales de comercialización, en consecuencia decide implementar un programa o proyecto formativo que le permita a emprendedores, que pueden ser clientes directos o distribuidores de sus productos, desarrollar competencias y obtener conocimientos para tener negocios más efectivos y eficientes. De esta manera se beneficia el emprendedor, pero, también la organización ejecutora del proyecto, ya que fortalece un eslabón de su cadena que aportará para el logro de sus objetivos y de su visión.
Todo programa o proyecto formativo debe ser planificado
Como todo programa o proyecto, estos también deben pasar por una fase de planificación, en la cual se desarrolle un diseño instruccional, se elijan contenidos, se diseñen actividades y una estrategia de abordaje, además de un cronograma. Pero lo más importante es que es en esta fase en la que debemos asegurarnos de que exista una correlación positiva entre la experiencia formativa y la transformación que esperamos ver en los participantes, no se trata solo de impartir contenidos, estos deben generar el impacto esperado.
Hay que medir rigurosamente
Los resultados de los programas y proyectos formativos en muchos casos son intangibles; más allá de la lista de asistencia, al finalizar la iniciativa seremos incapaces de saber a simple vista si los participantes han aprehendido algo, han desarrollado competencias y estos elementos los ayudarán a mejorar sus vidas. Esto nos obliga a ser rigurosos con la medición, tanto del logro de los objetivos como del impacto del proyecto o programa.
Volvamos al ejemplo de la cadena de valor ¿cómo sabemos si el programa formativo logró los resultados esperados? En primer lugar podríamos hacer una prueba, de cualquier tipo, al finalizar el programa para corroborar el aprendizaje de contenidos y en segundo lugar, una vez definidos los indicadores que en este caso podrían ser volúmenes de ventas y/o compras, medir el desempeño de los negocios de los participantes en el mediano y largo plazo, para constatar que efectivamente la iniciativa tuvo el impacto esperado.
Se aprende haciendo
Uno de los elementos fundamentales para el éxito de un programa o proyecto formativo es que este diseñado para que los participantes aprendan desde la experiencia y de manera divertida. De esta forma son capaces de retener cerca del 75% del aprendizaje compartido.
En lo particular, soy partidario de que la experiencia que proveen los programas y proyectos formativos se diferencie a la que ofrece la educación formal, entendida esta última como el tradicional monólogo entre un profesor, amo del conocimiento, y un grupo que supuestamente no sabe nada. Pienso que uno de los elementos de éxito de este tipo de iniciativas es entenderlas como un intercambio de saberes, donde se crea un espacio protegido y el error no es penado, los participantes son los protagonistas, se divierten y aprenden a través de la acción.
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