martes, 27 de noviembre de 2018

Aprendiendo a gestionar los riesgos, a los interesados y las comunicaciones del proyecto





Hace un par de meses al llegar al salón de clase donde, cada semana, me encuentro con los jóvenes integrantes de 6 equipos que, desde el mes de marzo, acompaño en la gestión de sus proyectos sociales fui recibido con una gran cantidad de quejas: “Alejandro hemos comenzado con la ejecución, tenemos unas actividades pautadas para el próximo fin de semana y aún no nos han entregado los recursos que hemos solicitado para su realización, adicionalmente, uno de los interesados nos está haciendo exigencias de última hora que dificultan el desarrollo de las actividades programadas….ya nos hemos comprometido con nuestros beneficiarios y proveedores y no queremos incumplirles”. Luego de escucharlos y pedirles un poco de calma les dije que me “alegraba” mucho que estuviesen pasando por esa situación y que a sus cortas edades, 16 años en promedio, experimentaran lo que significa en realidad gestionar un proyecto

Enfrentar con éxito este tipo de inconvenientes, minimizando la probabilidad de impacto en el plan, depende de contar, al menos, con una buena gestión de riesgos, interesados y comunicaciones, lo que implica considerar, según el PMBoK® 6ta Edición, 14 procesos. 

Para manejar los riesgos de un proyecto comenzamos desarrollando un plan para gestionarlos, los identificamos, analizamos cualitativa y cuantitativamente y hacemos un plan de acción o respuesta por si alguno de estos se materializa, estos cinco procesos son considerados de planificación. Luego se implementa la respuesta a los riesgos, proceso de ejecución, y se monitorean, proceso de monitoreo y control. 

La gestión de los interesados cuenta con un proceso de inicio que consiste en identificarlos, luego se desarrolla un plan para manejar su participación en el proyecto, se ejecuta dicho plan y se monitorea la participación de cada uno de los stakeholders. Procesos de planificación, ejecución y monitoreo respectivamente. 

En cuanto al manejo de las comunicaciones, estas se planifican, se gestionan según el plan y se monitorean. 

Esta experiencia vivida por mis alumnos, en la gestión de sus proyectos, se convirtió en una oportunidad de aprendizaje para repasar estas tres áreas del conocimiento y ver cómo, a través de estos procesos, podían hacer frente a los inconvenientes. 

En primer lugar revisaron quiénes eran los interesados involucrados en la situación problemática, en este caso la oficina encargada del manejo de recursos y desembolso de fondos para la compra de suministros y pagos de proveedores, por ser menores de edad los jóvenes no manejan directamente los recursos correspondientes al presupuesto de cada uno de sus proyectos, y la dirección de la institución que dirige el programa que cursan. 

Una vez identificados los involucrados, el paso siguiente fue comunicarse con ellos, en este caso se utilizaron varios medios, el correo electrónico, con copia a todos los interesados que podían de una u otra manera influir para que la situación con el desembolso de recursos fuese resuelta, y de manera personal. Estas comunicaciones comenzaban con el reconocimiento del trabajo realizado y respetuosamente pedían la colaboración para subsanar la situación presentada. 

Paralelamente conversaron con los proveedores para prevenirlos sobre el posible retraso de los pagos y pedir su colaboración en caso de que este se materializara, para no impactar negativamente el desarrollo de los proyectos retrasándolos y, más importante aún, incumpliendo con las expectativas de los beneficiarios. 

Con estas acciones los participantes lograron obtener los recursos y realizar las actividades que se habían planteado, según sus cronogramas de trabajo, cumpliendo además con las exigencias de todos los interesados. La gestión de proyectos es en gran medida comunicación, los líderes o gerentes deben conversar con todos los interesados para de esta manera coordinar acciones con ellos y en muchos casos resolver problemas y evitar que alguna de sus acciones, u omisiones, afecten a la iniciativa. Hace un tiempo leí que la mayoría de los problemas en los proyectos tenían como origen a las personas y estos jóvenes están aprendiendo a lidiar efectivamente con este hecho desde temprano. 

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domingo, 11 de noviembre de 2018

Una mirada al 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela


Los días 20 y 21 de octubre se desarrolló en la ciudad de Caracas el 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela, en esta oportunidad no solo participé como ponente, además formé parte del equipo organizador y pude experimentar lo que significa un congreso puertas adentro.
Mis responsabilidades durante ese fin de semana me permitieron asistir a cuatro de las ponencias presentadas y a continuación comparto con ustedes lo que pude recoger de cada una de ellas.
La primera ponencia que tuve el gusto de presenciar fue la titulada Rayos x del portafolio de proyectos con design thinking presentada por Lourdes Medina quien nos habló sobre cómo a través del pensamiento de diseño podemos obtener una perspectiva distinta de nuestro portafolio de proyectos.
Lourdes nos comentó que los pasos de identificar, evaluar, seleccionar y optimizar, referidos a los procesos de definición y optimización de un portafolio de proyectos, y los problemas que puedan aparecer pueden abordarse de una manera sistémica, tal como lo haría un diseñador.
La adaptación del design thinking a la gerencia de portafolio requiere una homologación de los términos utilizados en este enfoque, que gira en torno al cliente y sus necesidades y expectativas. Lourdes nos propone 5 preguntas guía para la identificación, evaluación, elección y priorización de los proyectos de nuestro portafolio: ¿Qué necesitan y cómo se sienten? ¿Qué existe hoy? ¿Y si lo cambio por? ¿Qué tiene alto impacto? ¿Qué nos funciona? Relacionadas con las cinco etapas del proceso de pensamiento de diseño, “empatizar”, definir, idear, desarrollar un prototipo y evaluar.
De esta manera se desarrolla un proceso iterativo en el que el design thinking nos permite evaluar los componentes del portafolio, entendiendo el problema, interpretando los resultados y generando ideas, seleccionar sus componentes y optimizarlo creando prototipos, evaluando y aprendiendo.
Luego estuve en la ponencia de Leonardo Mata titulada “Gerencia de proyectos BIM, aplicando técnicas de conexión global y alta tecnología” y no pude dejar de sorprenderme por cómo la tecnología ha ido avanzando en los entornos laborales y en particular en el sector construcción.
BIM, Building Information Modeling, es una metodología de trabajo que nos permite, mediante un modelo virtual que desarrolla una base de datos, gestionar el tiempo (4D), los costos (5D), la sostenibilidad (6D) y el mantenimiento (7D) de un proyecto de construcción. BIM se aplica durante todas las fases del ciclo de vida del proyectos. Durante la presentación pudimos ver como a través de un software especializado se hace seguimiento, en tiempo real, al avance de edificaciones, lo que nos da la posibilidad de contar con información para minimizar retrasos en el cronograma y pérdidas de recursos.
La tecnología va transformando, y seguirá haciéndolo, la manera en que gerenciamos proyectos y trabajamos. Durante esta presentación también pude observar como drones e impresoras 3D ganan terreno en el sector de la construcción, representando un gran reto para los sistemas educativos, que deben adaptarse rápidamente para que quienes se están formando y ofrecerán su trabajo en el futuro, cuenten con el conocimiento y las habilidades que les permitan ser competitivos y no quedarse sin empleos.
La tercera ponencia que pude disfrutar fue la presentada por Roselín Méndez titulada “Gestión de cambio para la transformación digital” la autora nos habló de los tres pilares de la transformación digital en las organizaciones, la visión compartida e inspiradora, la estrategia o acción planificada y la cultura o comportamiento de quienes conforman la organización.
La cultura digital, según la autora, se caracteriza por ser incluyente, participativa, transformadora, colaborativa, adaptable, innovadora y digital. Para que las organizaciones puedan mantenerse siendo competitivas en este entorno disruptivo, es necesario que promuevan la innovación y eso solo es posible en ambientes donde el error no sea penalizado y no exista miedo a fracasar. Adicionalmente, Roselín nos comentó que para que la transformación digital se lleve a cabo de manera exitosa los habilitadores de la organización, recursos humanos, procesos y tecnología, deben estar alineados con el cambio.
Finalmente estuve en la ponencia de mi amigo Rodolfo Suarez sobre “Management 3.0, técnicas innovadoras de gestión de equipos y empresa para el gerente del S. XXI”. Rodolfo nos mostró estrategias que nos permiten entender mejor a las organizaciones y a sus equipos, además de incentivar el desarrollo y el compromiso de nuestros colaboradores para que alcancen su máximo potencial y se sientan más satisfechos y felices. Durante la ponencia se repartieron kudos para la junta directiva del PMI®, los voluntarios, ponentes, el equipo de trabajo de Rodolfo y para su familia.
El congreso fue un éxito, con la participación de cerca de 500 personas que se congregaron todo ese fin de semana en torno a la profesión del presente y el futuro para compartir conocimiento y experiencia y hablar de una Venezuela distinta, a la que comúnmente se hace referencia, desde la gestión de proyectos. En el capítulo ya comenzamos a pensar en la 13ava edición el próximo año en la que además estaremos celebrando sus 25 años.
Seguirán pasando cosas buenas alrededor del PMI® Capítulo Venezuela

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