domingo, 21 de enero de 2018

Los 7 principios de PRINCE2


 
Hace poco tuve la oportunidad de realizar un curso y certificarme en la metodología PRojects IN Controlled Environments 2, mejor conocida como PRINCE2, en su versión foundation. Este fue mi primer acercamiento formal a una metodología sobre la que había escuchado y leído poco en este lado del mundo, dominado al menos comunicacionalmente por los marcos de trabajo del PMI.
 
Una de las cosas que más llamó mi atención sobre PRINCE2 es que está basada en 7 principios o fundamentos, que podríamos considerar filosóficos, y que son una condición esencial para que un proyecto pueda gestionarse con esta metodología. Para aquellos que no están familiarizados con PRINCE2, los comparto y comento a continuación:
 
Justificación comercial continua: todo proyecto se realiza porque tiene una razón de ser, cumplirá con unos objetivos y generará una transformación que beneficiará a una comunidad, incluyendo a la organización que lo gestiona. Sin embargo, esta justificación puede desaparecer en el tiempo, debido al cambio en las condiciones del entorno por ejemplo, lo que nos debería llevar indefectiblemente al cierre del proyecto.
 
Bajo la metodología PRINCE2 es importante que revisemos la justificación comercial, la capacidad de generar beneficios, del proyecto a lo largo de todo el ciclo de vida, para garantizar que esta no ha desaparecido y seguir invirtiendo recursos en su gestión. Este principio nos permite escapar del sesgo de los costos hundidos y de malgastar recursos que podrían ser utilizados de una mejor manera.
 
Aprender de la experiencia: todos sabemos de la capacidad que tienen los proyectos para generar aprendizaje y de la importancia de recoger estas lecciones como activos de la organización. Para PRINCE2 el aprender de la experiencia no se limita solo al registro de lecciones aprendidas para ser aplicadas en el futuro, estas deben utilizarse en el proyecto en marcha y ser comunicadas a toda la organización, para considerar que se está cumpliendo con el principio. Una lección aprendida es un cambio implementado y comunicado.
 
Roles y responsabilidades definidas: PRINCE2 busca establecer una clara estructura  organizativa para cualquier proyecto gestionado bajo esta metodología, que esté cónsona y en la que se vean representados los intereses del patrocinador, los usuarios y los proveedores del proyecto. Para lograr este fin, los participantes deben conocer sus roles, responsabilidades y límites de autoridad.
 
Gestión por fases: el mundo y las condiciones a las que están sometidos los proyectos cambian constantemente, por esta razón PRINCE2 sostiene que las iniciativas deben ser gestionadas por fases. Es decir, se realiza un plan general al principio del proyecto, pero, al inicio de cada una de las fases del ciclo de vida el gerente o líder de proyecto, y su equipo, deben planificar como será gestionada y controlada cada una de estas, de manera que pueda incorporarse la información necesaria para afrontar las transformaciones del entorno y minimizar el impacto de estas en la viabilidad del proyecto.
 
Gestión por excepción: la toma de decisiones en un proyecto no puede estar condicionada por el tiempo que tengan sus ejecutivos o responsables para tomarlas. Este principio de la metodología PRINCE2 busca la correcta delegación de tareas, la fijación de controles y de mecanismos de garantía con la finalidad de que cada una de las decisiones se tome en el nivel adecuado, ahorrando el tiempo de quienes dirigen la organización.
 
Enfoque en los productos: la metodología PRINCE2 se centra en la definición y entrega de productos y en las condiciones que estos deben tener para satisfacer a las partes interesadas y ser aceptados una vez que han sido generados.
 
Este principio es importante porque busca el entendimiento con y entre los interesados para que sus necesidades y expectativas sean tomadas en cuenta y se llegue a un acuerdo de cómo estás estarán expresadas en el producto del proyecto. Tratando de evitar cambios en el alcance que llevan a re-trabajar y la insatisfacción de los usuarios.
 
Adaptación para corresponder a un entorno concreto: la metodología PRINCE2 es genérica y se adapta a todo tipo y tamaño de proyecto y a cualquiera que sean las condiciones en las que este se gestionará, trátese de entorno social, político, cultural, sectorial u organizacional. Este principio busca que la gestión del proyecto se adapte a las necesidades de este.
 
Por si quieren conocer más de PRINCE2 les dejo el siguiente link con un video.

https://www.youtube.com/watch?v=61RnrsWQE7A
 
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domingo, 7 de enero de 2018

Cómo hacer que nuestros propósitos de año nuevo se conviertan en proyectos exitosos



La mayoría de nosotros comienza cada año con un conjunto de propósitos, cosas o estados que queremos alcanzar para sentiros mucho más satisfechos de lo que estamos, bien sea en el plano personal o profesional. Hace unos día leí una infografía, que les dejo al final del artículo, en donde se hace referencia a un estudio realizado por la Universidad de Scranton sobre “cuánto tiempo aguantamos las personas antes de abandonar nuestros propósitos de año nuevo” evidenciando que solo el 8% es capaz de lograr sus objetivos.
 
Un propósito es simplemente una idea y para concretarla esta se debe convertir en un proyecto, en lo personal pienso que las herramientas de la gerencia estratégica y de proyectos nos pueden ser útiles para pertenecer al exclusivo club del 8% ¿Qué hacer?
 
En primer lugar, y en mi opinión lo más importante, es que formulemos una visión de nosotros mismos al final del año que recién comienza. Respondamos a la pregunta ¿cómo me veo en el futuro? para brindarnos un norte hacia el que transitar durante el año y validar cómo cada uno de nuestros propósitos, bajar de peso, aprender algo nuevo, cambiar de trabajo, comprar un auto, etc., nos acerca a este.
 
En segundo lugar conozcamos cuáles son nuestras fortalezas y debilidades, para aprovechar las primeras y trabajar en las segundas, en pos del logro de nuestros objetivos.
 
Luego, entendamos el entorno al que nos enfrentamos. Lamento decirles esto, pero, el logro de lo que nos proponemos no solo depende del esfuerzo que le pongamos, existen muchísimas variables externas que pueden afectar, positiva o negativamente, la probabilidad de alcanzar el resultado esperado o al resultado mismo.
En cuarto lugar elijamos esos propósitos que nos llevarán a ese nuevo ideal personal y convirtámoslos en objetivos. Escribirlos es una buena estrategia para tenerlos más claros, podemos utilizar la metodología SMART, especificando qué es lo que realmente queremos alcanzar, cómo iremos midiendo el avance y el logro final de nuestro propósito, qué tan alcanzable es, cómo aporta a nuestra visión y relacionándolo con un momento en el tiempo para materializarse.
No es lo mismo decir quiero bajar de peso a escribir quiero bajar 10 kilogramos de peso en 5 meses, perdiendo 2 kilogramos mensuales, esto me ayudará a ser más saludable y a tener una mejor imagen física y puedo lograrlo porque cuento con los recursos para alimentarme más sanamente y asistir a un plan de entrenamiento, por ejemplo.
En quinto lugar, hagamos un plan para alcanzar cada uno de los propósitos u objetivos que nos hemos planteado, determinemos cuáles son los pasos necesarios para lograrlos, qué necesitamos, cuánto nos costará, qué tiempo nos llevará y qué cosas podrían pasar en el camino que interfieran en nuestro plan.
En sexto lugar, como dicen en mi país Venezuela, a echarle b#$%& ganas. Al tener un plan, y haber invertido tiempo en los pasos previos, no nos queda más que ejecutar e ir midiendo nuestro progreso. En este sentido es importante que la medición sea lo suficientemente espaciada en el tiempo para que podamos observar los avances y no nos desanimemos en el camino. En caso de que no nos estemos desplazando hacia el objetivo, revisemos y cambiemos el plan, pero, no abandonemos el propósito.
Otra clave importante es que si tenemos propósitos muy ambiciosos, tratemos de dividirlos en pequeños objetivos que sean más alcanzable, eso que los teóricos llamamos victorias tempranas y por supuesto celebremos cada una de ellas para mantenernos en el camino.
Al finalizar cada año tenemos la costumbre de pedir, desear y proponernos cosas, muchas veces solo se quedan en el discurso o pensamos que nos caerán del cielo. La realidad es que para alcanzar lo que queremos tenemos que trabajar en ello y hacerlo con la metodología de proyectos, aunque no nos garantiza 100% el éxito, nos acerca a este.
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