domingo, 11 de noviembre de 2018

Una mirada al 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela


Los días 20 y 21 de octubre se desarrolló en la ciudad de Caracas el 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela, en esta oportunidad no solo participé como ponente, además formé parte del equipo organizador y pude experimentar lo que significa un congreso puertas adentro.
Mis responsabilidades durante ese fin de semana me permitieron asistir a cuatro de las ponencias presentadas y a continuación comparto con ustedes lo que pude recoger de cada una de ellas.
La primera ponencia que tuve el gusto de presenciar fue la titulada Rayos x del portafolio de proyectos con design thinking presentada por Lourdes Medina quien nos habló sobre cómo a través del pensamiento de diseño podemos obtener una perspectiva distinta de nuestro portafolio de proyectos.
Lourdes nos comentó que los pasos de identificar, evaluar, seleccionar y optimizar, referidos a los procesos de definición y optimización de un portafolio de proyectos, y los problemas que puedan aparecer pueden abordarse de una manera sistémica, tal como lo haría un diseñador.
La adaptación del design thinking a la gerencia de portafolio requiere una homologación de los términos utilizados en este enfoque, que gira en torno al cliente y sus necesidades y expectativas. Lourdes nos propone 5 preguntas guía para la identificación, evaluación, elección y priorización de los proyectos de nuestro portafolio: ¿Qué necesitan y cómo se sienten? ¿Qué existe hoy? ¿Y si lo cambio por? ¿Qué tiene alto impacto? ¿Qué nos funciona? Relacionadas con las cinco etapas del proceso de pensamiento de diseño, “empatizar”, definir, idear, desarrollar un prototipo y evaluar.
De esta manera se desarrolla un proceso iterativo en el que el design thinking nos permite evaluar los componentes del portafolio, entendiendo el problema, interpretando los resultados y generando ideas, seleccionar sus componentes y optimizarlo creando prototipos, evaluando y aprendiendo.
Luego estuve en la ponencia de Leonardo Mata titulada “Gerencia de proyectos BIM, aplicando técnicas de conexión global y alta tecnología” y no pude dejar de sorprenderme por cómo la tecnología ha ido avanzando en los entornos laborales y en particular en el sector construcción.
BIM, Building Information Modeling, es una metodología de trabajo que nos permite, mediante un modelo virtual que desarrolla una base de datos, gestionar el tiempo (4D), los costos (5D), la sostenibilidad (6D) y el mantenimiento (7D) de un proyecto de construcción. BIM se aplica durante todas las fases del ciclo de vida del proyectos. Durante la presentación pudimos ver como a través de un software especializado se hace seguimiento, en tiempo real, al avance de edificaciones, lo que nos da la posibilidad de contar con información para minimizar retrasos en el cronograma y pérdidas de recursos.
La tecnología va transformando, y seguirá haciéndolo, la manera en que gerenciamos proyectos y trabajamos. Durante esta presentación también pude observar como drones e impresoras 3D ganan terreno en el sector de la construcción, representando un gran reto para los sistemas educativos, que deben adaptarse rápidamente para que quienes se están formando y ofrecerán su trabajo en el futuro, cuenten con el conocimiento y las habilidades que les permitan ser competitivos y no quedarse sin empleos.
La tercera ponencia que pude disfrutar fue la presentada por Roselín Méndez titulada “Gestión de cambio para la transformación digital” la autora nos habló de los tres pilares de la transformación digital en las organizaciones, la visión compartida e inspiradora, la estrategia o acción planificada y la cultura o comportamiento de quienes conforman la organización.
La cultura digital, según la autora, se caracteriza por ser incluyente, participativa, transformadora, colaborativa, adaptable, innovadora y digital. Para que las organizaciones puedan mantenerse siendo competitivas en este entorno disruptivo, es necesario que promuevan la innovación y eso solo es posible en ambientes donde el error no sea penalizado y no exista miedo a fracasar. Adicionalmente, Roselín nos comentó que para que la transformación digital se lleve a cabo de manera exitosa los habilitadores de la organización, recursos humanos, procesos y tecnología, deben estar alineados con el cambio.
Finalmente estuve en la ponencia de mi amigo Rodolfo Suarez sobre “Management 3.0, técnicas innovadoras de gestión de equipos y empresa para el gerente del S. XXI”. Rodolfo nos mostró estrategias que nos permiten entender mejor a las organizaciones y a sus equipos, además de incentivar el desarrollo y el compromiso de nuestros colaboradores para que alcancen su máximo potencial y se sientan más satisfechos y felices. Durante la ponencia se repartieron kudos para la junta directiva del PMI®, los voluntarios, ponentes, el equipo de trabajo de Rodolfo y para su familia.
El congreso fue un éxito, con la participación de cerca de 500 personas que se congregaron todo ese fin de semana en torno a la profesión del presente y el futuro para compartir conocimiento y experiencia y hablar de una Venezuela distinta, a la que comúnmente se hace referencia, desde la gestión de proyectos. En el capítulo ya comenzamos a pensar en la 13ava edición el próximo año en la que además estaremos celebrando sus 25 años.
Seguirán pasando cosas buenas alrededor del PMI® Capítulo Venezuela

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lunes, 29 de octubre de 2018

El valor estratégico de la gestión de proyectos


 
2 Trillones de dólares son malgastados anualmente en la gestión de proyectos a nivel mundial, el 9,9% de cada dólar invertido, lo que se traduce en un millón de dólares que se desperdicia cada 20 segundos. Estas cifras nos las presenta el reporte Pulso de la Profesión del PMI® de este año y, aunque ha habido un aumento en la profesionalización de la gestión de proyectos y un mejor desempeño de las organizaciones en este sentido, la pérdida se ubicaba anteriormente en 13,5% de cada dólar, los montos de dinero mal gastado y el costo de oportunidad asociado es inmenso.
Según el mismo reporte esta situación es la consecuencia de 3 factores fundamentales:
1.- La incapacidad organizacional de cerrar la brecha entre el diseño estratégico y la entrega de valor.
2.- El que los ejecutivos de la organización no reconozcan que la estrategia se implementa a través de la gestión de proyectos.
3.- La falta de compresión, en el resto de la organización, de la importancia que tiene la gestión de proyectos como conductora de la estrategia.
Los “champions” de la gestión de proyectos, aquellas organizaciones que completan 80% o más de sus proyectos en el tiempo y con el presupuesto planificado, alcanzando los objetivos y generando valor para la organización y el entorno, son aquellos que comprenden que la visión estratégica se alcanza a través de una gestión de proyectos profesional o que implique el uso de las mejores prácticas.
Un repaso a la planificación y gestión estratégica
La planificación estratégica de una organización comienza con la definición de una visión, cómo queremos o en qué lugar aspiramos que esté la organización en el largo plazo, generalmente 5 o 10 años. Seguida de la misión, que responde a qué hace la organización para alcanzar ese ideal de largo aliento.
Se definen también los valores organizacionales y se determina, a través de un análisis de entorno interno y externo, cuáles son las fortalezas, áreas de mejora, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización, dando paso a la archiconocida matriz DOFA.
El análisis de esta matriz, que consiste en cruzar sus celdas, oportunidades/fortalezas, oportunidades/debilidades, amenazas/fortalezas y amenazas/debilidades deriva en la definición o establecimiento de los objetivos estratégicos de la organización, aquellos que debe lograr, con los recursos con los que cuenta y debe procurarse, para aprovechar las oportunidades y minimizar las amenazas, dirigiéndose hacia su visión estratégica.
Y es aquí en donde entran los proyectos, los objetivos estratégicos son por lo general de gran magnitud, y deben desgranarse para dar paso a objetivos mucho más sencillos y posibles de manejar. En pocas palabras alcanzar un objetivo estratégico depende de la gestión de uno o más proyectos y por supuesto de que estos logren el resultado esperado y agreguen valor, cumpliendo con la triple restricción.
Supongamos por un momento que existe para una organización la oportunidad de ganar una mayor cuota de mercado, pero, no cuenta con los recursos humanos y tecnológicos suficientes (oportunidad/debilidad). El objetivo estratégico que se plantea entonces podría ser el siguiente: Incrementar la cuota de mercado de la organización de un 10% a un 20% en los próximos dos años.
Para lograr este objetivo de gran magnitud la organización podría contemplar el logro de los siguientes objetivos, a través de la gestión de los proyectos relacionados:
1.- Diseñar y poner en práctica un programa de reclutamiento y formación de personal de ventas para la atención de clientes potenciales que permita aumentar las tasas de conversión y la participación en el mercado, para el primer semestre del año en curso.
2.- Crear un nuevo producto para incrementar la oferta de la organización y atraer nuevos clientes para el segundo semestre del año en curso.
3.- Desarrollar e implementar un sistema de mercadeo para la generación de leads, utilizando los canales tradicionales y digitales, para el primer semestre del año en curso.
Y así sucesivamente. Los proyectos son entonces los instrumentos a través de los cuáles las organizaciones adquieren las capacidades necesarias para llevar adelante su estrategia y alcanzar su visión. Bien sea desarrollando capacidades internas o productos y servicios de cara al mercado.
He aquí la importancia estratégica de los proyectos y de que estos sean gestionados de la mejor manera posible, sin proyectos las organizaciones no serían capaces de implementar las estrategias que las llevarían al logro de los objetivos estratégicos y de la visión, por otro lado una gestión mediocre pone en riesgo los recursos y supervivencia organizacional y definitivamente no nos lleva a ese destino que hemos definido para nuestra empresa.
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martes, 16 de octubre de 2018

Gestión de proyectos en tiempos disruptivos




El rol del gerente de proyecto ha ido evolucionando con el paso del tiempo, aquel profesional cuya responsabilidad era garantizar que su iniciativa entregara los productos planificados, respetando la triple restricción, se fue convirtiendo en un jugador más estratégico dentro de la organización, lo que demandó un enfoque orientado hacia el negocio que garantizara que cada iniciativa agregara valor y aportara a la visión estratégica. La era digital ha impuesto nuevas presiones sobre la profesión y nos obliga a quienes formamos parte del mundo de la gerencia de proyectos a seguirnos transformando para poder adaptarnos a un cambio que cada vez es más veloz. 

El reporte Pulso de la Profesión de 2018, realizado por el PMI®, ahonda en las características, conocimientos, habilidades y competencias con que debe contar el Project manager de esta era para ser exitoso y no correr el riesgo de extinguirse. Como comenta Mark Langley en este reporte “las mejores prácticas ya no serán suficientes para un mundo digital y conectado” los gerentes de proyectos, del presente y el futuro, deberán conocer sobre ciencia de datos, manejo de datos, analytics y big data, ser innovadores, entender sobre seguridad y privacidad de datos así como del ámbito legal y regulatorio y adicionalmente deberán contar con la capacidad de practicar el liderazgo participativo. Todo un desafío que no solo nos reportará nuevos aprendizajes y nos llevará a desarrollar nuevas capacidades, sino que además expandirá el campo de acción de los gerentes de proyectos, quienes también fungirán como asesores estratégicos, innovadores, big thinkers y comunicadores dentro de la organización. 

La disrupción ya puede ser observada en algunas de las tareas que realizan los gerentes de proyectos en las que las herramientas de inteligencia de negocios han cambiado la manera en la que se recolectan datos, se realizan reportes, se monitorea y se comparte información, simplificando en gran medida los procesos de toma de decisiones haciéndolos mucho más ágiles. La transformación continuará, en una encuesta realizada por Mc Kinsey Global Institute, reseñada en el Pulso de la Profesión, se recogió que más del 30% de las actividades del 60% de las ocupaciones investigadas tienen un alto potencial para ser automatizadas. 

Más de la mitad de los “champions” en gerencia de proyectos, aquellas organizaciones con índices de éxito en este ámbito sobre el 80%, encuestados para el mismo reporte consideran que la transformación digital impactará fuertemente al trabajo, y uno de cada cuatro indica que los gerentes de proyectos deben tener la habilidad de aprender, entender, aplicar y mantenerse actualizados con la tecnología, esto es más importante, según los encuestados, que habilidades como la comunicación, el liderazgo y el management, el manejo del cambio, la adaptabilidad y la flexibilidad.

Serán entonces aquellos gerentes de proyectos con una visión de negocio orientada al cliente, con conocimientos y capacidades para utilizar el marco de trabajo o metodología más adecuada, habilidades blandas, adaptables al constante cambio y que abracen la tecnología los que sobrevivirán al “cataclismo” que representa la 4ta revolución industrial y podrán aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado para la profesión del presente y el futuro ¡vaya reto!

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jueves, 27 de septiembre de 2018

Gestión emprendedora de proyectos



 
La gerencia de proyectos no solo le es útil a los emprendedores para desarrollar los productos o servicios que pretenden ofrecer en los mercados. Si quieren consolidar una organización, en el largo plazo, tendrán que hacer uso de esta en reiteradas ocasiones.
Pasar de ser emprendedor a empresario requiere que se desarrollen un conjunto de activos que permitan que la organización dirija todos sus esfuerzos hacia el logro de la visión estratégica. Desde el desarrollo y la puesta en marcha de sistemas informáticos, canales de mercadeo y venta, la determinación de las necesidades en lo referente al talento humano, la selección y capacitación del mismo, hasta la creación de servicios y productos para satisfacer las nuevas necesidades, que vamos identificando, de los clientes, pasan definitivamente por la gestión de un proyecto.
El uso de un marco de trabajo profesional en una organización que recién comienza, al menos, nos permite:
1.- Identificar la prioridad en que deben ser desarrollados los diferentes activos, y gestionados los proyectos correspondientes, para lograr los objetivos estratégicos planteados. De manera tal que podamos asignar los recursos con los que contamos de la manera más eficiente posible.
2.- Realizar un proceso de planificación en el que se determinen el alcance, los recursos, el tiempo, los costos, la calidad y los riesgos relacionados con cada uno de los proyectos.
3.- Entender como cada uno de los proyectos que se realizarán están relacionados, sea que formen parte de un programa o de una cartera, y como estos impactan en el logro de la visión estratégica.
4.- Contar con los mecanismos necesarios para monitorear el avance del proyecto durante la ejecución, controlar los cambios y actuar efectivamente cuando se presenten las contingencias.
5.- Que quienes formen parte de la organización entiendan hacia dónde esta se dirige, cuál es el esfuerzo que deben hacer y su aporte para lograr los objetivos.
6.- Desarrollar aprendizaje organizacional, un activo muy importante, a través de la documentación y puesta en práctica de las lecciones aprendidas.
Dave Lavinsky, en su libro, Start at the end, sostiene que los enfoques, marcos de trabajo y metodologías que existen para la gestión de proyectos están dirigidas a organizaciones grandes y ya constituidas. Este autor propone que los emprendedores que recién comienzan a transitar su camino de empresarios, y sus organizaciones, aborden la gerencia de proyectos con una estrategia que les “permita subdividir aquellos esfuerzos que son muy grandes en piezas más pequeñas y alcanzables” para sus empresas.
Lavinsky propone 5 pasos para ejecutar proyectos, según él, de una manera más efectiva si somos emprendedores:
1.- Definir la naturaleza y el alcance del proyecto
2.- Asignar al gerente de proyectos
3.- Planificar el proyecto
4.- Ejecutar y monitorear el avance
5.- Realizar una revisión post - proyecto
Este autor termina el capítulo de su libro dedicado a la gestión de proyectos con el sub – título “Por qué una gran gerencia de proyectos cambiará tu vida o al menos tu negocio” y la respuesta es simple, es a través de esta que se pueden desarrollar todas las capacidades, materiales e intangibles, que permiten que una empresa genere beneficios, crezca y se haga sostenible en el largo plazo, si algo tienen en común las grandes organizaciones, que una vez fueron emprendimientos y pasaron de un garaje a convertirse en corporaciones globales, es que gestionaron sus proyectos de manera profesional.
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