2 Trillones de dólares son
malgastados anualmente en la gestión de proyectos a nivel mundial, el 9,9%
de cada dólar invertido, lo que se traduce en un millón de dólares que se
desperdicia cada 20 segundos. Estas
cifras nos las presenta el reporte Pulso de la Profesión del PMI® de este año y, aunque ha habido un aumento en la
profesionalización de la gestión de proyectos y un mejor desempeño de las
organizaciones en este sentido, la pérdida se ubicaba anteriormente en 13,5% de
cada dólar, los montos de dinero mal gastado y el costo de oportunidad asociado
es inmenso.
Según el mismo reporte esta situación es la consecuencia de 3
factores fundamentales:
1.- La incapacidad organizacional de
cerrar la brecha entre el diseño estratégico y la entrega de valor.
2.- El que los ejecutivos de la
organización no reconozcan que la estrategia se implementa a través de la
gestión de proyectos.
3.- La falta de compresión, en el resto
de la organización, de la importancia que tiene la gestión de proyectos como
conductora de la estrategia.
Los “champions” de
la gestión de proyectos, aquellas organizaciones que completan 80% o más de sus proyectos en el tiempo
y con el presupuesto planificado, alcanzando los objetivos y generando valor para
la organización y el entorno, son aquellos que comprenden que la visión estratégica se alcanza a
través de una gestión de proyectos profesional o que implique el uso de las
mejores prácticas.
Un repaso a la planificación
y gestión estratégica
La planificación estratégica de una organización comienza con
la definición de una visión, cómo
queremos o en qué lugar aspiramos que esté la organización en el largo plazo,
generalmente 5 o 10 años. Seguida de la
misión, que responde a qué hace la organización para alcanzar ese ideal de
largo aliento.
Se definen también los valores
organizacionales y se determina, a través de un análisis de entorno interno
y externo, cuáles son las fortalezas,
áreas de mejora, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización,
dando paso a la archiconocida matriz DOFA.
El análisis de esta matriz, que consiste en cruzar sus
celdas, oportunidades/fortalezas,
oportunidades/debilidades, amenazas/fortalezas y amenazas/debilidades
deriva en la definición o establecimiento de los objetivos estratégicos de la organización, aquellos que debe
lograr, con los recursos con los que cuenta y debe procurarse, para aprovechar
las oportunidades y minimizar las amenazas, dirigiéndose hacia su visión
estratégica.
Y es aquí en donde entran los proyectos, los objetivos
estratégicos son por lo general de gran magnitud, y deben desgranarse para dar paso a objetivos mucho más sencillos y
posibles de manejar. En pocas palabras alcanzar un objetivo estratégico depende
de la gestión de uno o más proyectos
y por supuesto de que estos logren el resultado esperado y agreguen valor, cumpliendo con la triple restricción.
Supongamos por un momento que existe para una organización la
oportunidad de ganar una mayor cuota de
mercado, pero, no cuenta con los recursos humanos y tecnológicos
suficientes (oportunidad/debilidad).
El objetivo estratégico que se plantea entonces podría ser el siguiente: Incrementar
la cuota de mercado de la organización de un 10% a un 20% en los próximos dos
años.
Para lograr este objetivo de gran magnitud la organización
podría contemplar el logro de los siguientes objetivos, a través de la gestión de los proyectos relacionados:
1.- Diseñar y poner en práctica un
programa de reclutamiento y formación de personal de ventas para la atención de
clientes potenciales que permita aumentar las tasas de conversión y la
participación en el mercado, para el primer semestre del año en curso.
2.- Crear un nuevo producto para
incrementar la oferta de la organización y atraer nuevos clientes para el
segundo semestre del año en curso.
3.- Desarrollar e implementar un sistema
de mercadeo para la generación de leads, utilizando los canales tradicionales y
digitales, para el primer semestre del año en curso.
Y así sucesivamente. Los proyectos son entonces los instrumentos a través de los cuáles
las organizaciones adquieren las capacidades necesarias para llevar adelante su estrategia y alcanzar
su visión. Bien sea desarrollando capacidades internas o productos y
servicios de cara al mercado.
He aquí la importancia
estratégica de los proyectos y de que estos sean gestionados de la mejor
manera posible, sin proyectos las organizaciones no serían capaces de implementar
las estrategias que las llevarían al logro de los objetivos estratégicos y de
la visión, por otro lado una gestión mediocre pone en riesgo los recursos y supervivencia organizacional y
definitivamente no nos lleva a ese destino que hemos definido para nuestra
empresa.
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