martes, 27 de noviembre de 2018

Aprendiendo a gestionar los riesgos, a los interesados y las comunicaciones del proyecto





Hace un par de meses al llegar al salón de clase donde, cada semana, me encuentro con los jóvenes integrantes de 6 equipos que, desde el mes de marzo, acompaño en la gestión de sus proyectos sociales fui recibido con una gran cantidad de quejas: “Alejandro hemos comenzado con la ejecución, tenemos unas actividades pautadas para el próximo fin de semana y aún no nos han entregado los recursos que hemos solicitado para su realización, adicionalmente, uno de los interesados nos está haciendo exigencias de última hora que dificultan el desarrollo de las actividades programadas….ya nos hemos comprometido con nuestros beneficiarios y proveedores y no queremos incumplirles”. Luego de escucharlos y pedirles un poco de calma les dije que me “alegraba” mucho que estuviesen pasando por esa situación y que a sus cortas edades, 16 años en promedio, experimentaran lo que significa en realidad gestionar un proyecto

Enfrentar con éxito este tipo de inconvenientes, minimizando la probabilidad de impacto en el plan, depende de contar, al menos, con una buena gestión de riesgos, interesados y comunicaciones, lo que implica considerar, según el PMBoK® 6ta Edición, 14 procesos. 

Para manejar los riesgos de un proyecto comenzamos desarrollando un plan para gestionarlos, los identificamos, analizamos cualitativa y cuantitativamente y hacemos un plan de acción o respuesta por si alguno de estos se materializa, estos cinco procesos son considerados de planificación. Luego se implementa la respuesta a los riesgos, proceso de ejecución, y se monitorean, proceso de monitoreo y control. 

La gestión de los interesados cuenta con un proceso de inicio que consiste en identificarlos, luego se desarrolla un plan para manejar su participación en el proyecto, se ejecuta dicho plan y se monitorea la participación de cada uno de los stakeholders. Procesos de planificación, ejecución y monitoreo respectivamente. 

En cuanto al manejo de las comunicaciones, estas se planifican, se gestionan según el plan y se monitorean. 

Esta experiencia vivida por mis alumnos, en la gestión de sus proyectos, se convirtió en una oportunidad de aprendizaje para repasar estas tres áreas del conocimiento y ver cómo, a través de estos procesos, podían hacer frente a los inconvenientes. 

En primer lugar revisaron quiénes eran los interesados involucrados en la situación problemática, en este caso la oficina encargada del manejo de recursos y desembolso de fondos para la compra de suministros y pagos de proveedores, por ser menores de edad los jóvenes no manejan directamente los recursos correspondientes al presupuesto de cada uno de sus proyectos, y la dirección de la institución que dirige el programa que cursan. 

Una vez identificados los involucrados, el paso siguiente fue comunicarse con ellos, en este caso se utilizaron varios medios, el correo electrónico, con copia a todos los interesados que podían de una u otra manera influir para que la situación con el desembolso de recursos fuese resuelta, y de manera personal. Estas comunicaciones comenzaban con el reconocimiento del trabajo realizado y respetuosamente pedían la colaboración para subsanar la situación presentada. 

Paralelamente conversaron con los proveedores para prevenirlos sobre el posible retraso de los pagos y pedir su colaboración en caso de que este se materializara, para no impactar negativamente el desarrollo de los proyectos retrasándolos y, más importante aún, incumpliendo con las expectativas de los beneficiarios. 

Con estas acciones los participantes lograron obtener los recursos y realizar las actividades que se habían planteado, según sus cronogramas de trabajo, cumpliendo además con las exigencias de todos los interesados. La gestión de proyectos es en gran medida comunicación, los líderes o gerentes deben conversar con todos los interesados para de esta manera coordinar acciones con ellos y en muchos casos resolver problemas y evitar que alguna de sus acciones, u omisiones, afecten a la iniciativa. Hace un tiempo leí que la mayoría de los problemas en los proyectos tenían como origen a las personas y estos jóvenes están aprendiendo a lidiar efectivamente con este hecho desde temprano. 

¡Si te gustó, comparte!