domingo, 16 de julio de 2017

La importancia de saber decir que NO para el líder de proyectos


 
¿Cuántas veces se han metido en problemas por no saber decir que no a peticiones de algún stakeholder, que saben afectarán negativamente el resultado final del proyecto? Yo, unas cuantas. Tal vez les resulte familiar la frase “dile que sí a todo lo que pida el cliente y luego resolvemos” o se han encontrado con un gerente funcional que en medio de la ejecución pide acelerar el proyecto o abaratar costos con la pretensión de que esto no desmejore la calidad, y al que, aun sabiendo que es un imposible, le han dicho que sí.
Según mi experiencia, decir que no pareciera estar mal visto socialmente y más aún en los ámbitos organizacionales. Aquellos que se atreven son tildados, en muchos casos, como personas negativas y más si son líderes de proyectos, profesionales con el supuesto “súper poder” de resolver cualquier problema.
No decir que no, para quedar bien al menos inicialmente, nos puede llevar a asumir compromisos que, de antemano, sabemos que no podremos honrar. Lo paradójico es que el no querer asumir el costo de negarnos nos lleva a tener que hacerlo con el de no cumplir con lo que hemos prometido. Y aquí cabe la pregunta ¿Preferimos ser percibidos como líderes que nos negamos ante alguna petición o que no somos confiables?
Rafael Echeverría en su libro Ontología del Lenguaje, propone que la declaración del no es fundamental y una de las más importantes para cualquier individuo. Este autor sostiene que “Cada vez que consideramos que debemos decir que no y no lo digamos, veremos nuestra dignidad comprometida….Esta es una declaración (la del no) que define el respeto que nos tenemos a nosotros mismos y que nos tendrán los demás”.
¿Cómo decir que no sin que eso signifique un conflicto?
Negarnos ante un pedido en muchos casos no es solo mal recibido por quien hace este, sino que además puede llevarnos a cuestionarnos o recriminarnos a nosotros mismos. Qué estrategias podemos poner en práctica para que sea más sencillo decir que no:
La primera podría ser fundamentar nuestra negativa. Si nos enfrentamos a una de esas peticiones que sabemos afectarán o pondrán en riesgo el objetivo del proyecto debemos dejarlo por sentado, explicando basados en la mayor cantidad de información relevante y disponible los posibles efectos adversos que cumplir con la petición tendrían sobre la iniciativa.
La segunda es presentar alternativas, tal vez la petición no puede ser aceptada, pero, existan otras posibilidades para cumplir con las expectativas del stakeholder sin que el resultado final del proyecto se ponga en riesgo.
Ante un cliente con el que queremos trabajar, lo más sensato es ser sinceros con nuestras capacidades para cumplir con sus expectativas. Sucumbir ante la tentación de decir que sí a todo, sabiendo que no podremos cumplir, con la intención de ganar un contrato es un acto de deshonestidad que seguramente tendrá un alto costos para nuestra reputación profesional y para la de la organización. Un posible cliente siempre agradecerá la honestidad y que le brindemos, a partir de esta, la posibilidad de tomar la mejor decisión posible.
¿Te cuesta decir que no? ¡Si te gustó comparte!

domingo, 2 de julio de 2017

5 creencias que limitan la gestión de proyectos



Existen un sinnúmero de factores que pueden condenar un proyecto al fracaso, entendido este no solo como la incapacidad de lograr el objetivo, tomando en cuenta las restricciones, sino además como la imposibilidad de generar la transformación deseada. Uno de estos factores son las creencias que podamos tener sobre cómo se gestiona un proyecto, en este post comento sobre aquellas que, durante mi práctica profesional, he podido observar con mayor frecuencia:

1.- Sabemos, de antemano, lo que el cliente necesita: Los seres humanos miramos al mundo desde nuestra ventana particular, moldeada por nuestras experiencias de vida, la cual seguramente es distinta a la de los demás. Cada vez que suponemos durante la gestión de proyectos estamos utilizando este marco personal para sacar conclusiones sobre la mirada del otro.
Suponer, desde nuestra realidad, por ejemplo cuáles son las necesidades de nuestros clientes y en consecuencia “imponer” una solución, a nuestra medida, seguramente llevará nuestra iniciativa al fracaso, a menos que pensemos vendernos nuestros productos a nosotros mismos. Ignorar lo que nuestros clientes tienen que decirnos no es una buena idea, la invitación es conversar con ellos, levantar sus requerimientos y expectativas, para poder generar soluciones que efectivamente creen valor para el otro. Recuerden, no supongan, pregunten.

2.- Planificando perdemos tiempo para la acción: Las ganas de comenzar a trabajar muchas veces nos llevan a desestimar la importancia que tiene la planificación en la gestión de proyectos, sobre todo en la cultura latina como comenta Luis Enrique Palacios en uno de sus libros. En muchas oportunidades he escuchado decir que hacemos planes para ver cómo estos no se cumplen o que la planificación ya no tiene valor en un mundo que cambia constantemente.
Planificar es fundamental en la gestión de proyectos, porque nos permite organizar los recursos con los que contamos para utilizarlos de la manera más efectiva y eficiente en el logro del objetivo propuesto. Adicionalmente, el ejercicio de planificación nos permite hacernos, entre otras, la pregunta “qué pasaría si” para identificar posibles riesgos que pudiesen presentársenos en el camino y establecer el plan para gestionarlos.
3.- Tenemos un plan….qué podría fallar: La otra cara de la moneda en el tema de la planificación es pensar que contar con un plan detallado nos garantiza el éxito. Como la mayoría de las cosas en la vida la planificación tiene sus pros y contras. Diseñar una ruta puede cegarnos ante el entorno, evitando que identifiquemos a tiempo posibles amenazas u oportunidades para el proyecto.
“El mapa no es el territorio” y este último cambia constantemente, por eso es un riesgo para la gestión del proyecto que seamos víctimas de la ilusión de la planificación y el consecuente optimismo excesivo.
El balance es la clave en el tema de la planificación. No podemos desestimarla, pero, tampoco concederle más atributos de los que tiene, hagamos el plan y seamos lo suficientemente flexibles con este para estar en la capacidad de responder a tiempo ante los  cambios que se nos presentarán.
4.- Los miembros del equipo, por default, están comprometidos con sus responsabilidades: El lograr el compromiso de los miembros del equipo con el trabajo que deben realizar depende de varios factores, pero, hay uno que considero fundamental y es la capacidad que tiene el líder para coordinar acciones.
Desde el liderazgo de proyectos debemos manejar muy bien las peticiones que hacemos a cada uno de los miembros de nuestro equipo. Especificando la calidad del entregable esperado, el tiempo de entrega, la importancia que tiene para el proyecto el cumplimiento de la actividad y lo que recibirá el colaborador por cumplirla. Al igual que con los clientes, no podemos suponer que los miembros de nuestro equipo cumplirán con sus responsabilidades solo “porque se les paga un salario”, esta visión pone en riesgo al proyecto y al equipo. Como líderes seamos claros en la comunicación de lo que debe ser hecho, el por qué y establezcamos acuerdos en los que todos obtengamos un beneficio.
5.- El proyecto es exitoso cuando entrega el producto o servicio dentro del plan: Esta visión muy apegada a la teoría de la gestión de proyectos y que he podido observar en varias organizaciones, en mi opinión es parcial. Los proyectos exitosos son aquellos que generan una transformación en la calidad de vida de los clientes.
De nada sirve generar un producto o servicio, dentro del presupuesto, con la calidad y en la fecha prevista, si este no genera un cambio en la vida de quien lo compra y usa. Cuando gestionamos proyectos pensando solo en el ciclo de vida nos perdemos la mejor parte de la historia, cómo lo que estamos haciendo ayuda a cerrar la brecha entre una situación de necesidad y una deseada. Como organizaciones, líderes y equipos de proyectos no podemos desestimar el impacto que tendrá nuestra iniciativa.
¡Si identifican alguna otra creencia déjenla en los comentarios y si les gustó el artículo, compártanlo!