domingo, 14 de julio de 2019

Gestión de Proyectos Para Resultados PM4R®




El nombre Project Management For Results PM4R® es propiedad del Banco Interamericano de Desarrollo BID

Project Management For Results PM4R® es una metodología diseñada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), fundamentada en el PMBoK® 6ta edición, para facilitar a entidades públicas, privadas y organizaciones de la sociedad civil, como ONG’s y fundaciones, la gestión profesional de proyectos para el desarrollo.

Durante el mes pasado realicé un curso introductorio sobre esta metodología, ofrecido por el BID de manera virtual a través de la plataforma Edx, y que recomiendo ampliamente para todas aquellas organizaciones que estén dando sus primeros pasos en la profesionalización de la gestión de sus proyectos para el desarrollo o para quienes se están acercando por primera vez a la disciplina. El curso tiene una modalidad gratuita y otra paga bastante accesible que da derecho a un certificado.

En base a esta muy buena experiencia les comento un poco sobre PM4R®:

Uno de los elementos que considero más relevante es que PM4R® hace énfasis en los resultados, entendiendo estos como el logro de la transformación que se espera ocurra en la vida de los beneficiarios del proyecto tiempo después de que se ha cerrado el esfuerzo. En otras palabras, para que consideremos que el proyecto fue exitoso, según esta metodología, debe ser sostenible y generar impacto.

Este primer punto nos lleva a otro, sobre el que también hemos conversado con anterioridad en este blog, PM4R® resalta la importancia de la participación de los stakeholders, y en particular de los beneficiarios, en la gestión del proyecto, de manera tal que podamos garantizar, en la medida de lo posible, que sus productos cumplan con los criterios de calidad acordados, satisfaciendo las necesidades y expectativas de a quienes va dirigida la iniciativa.

En mi opinión estos dos puntos hacen de PM4R® una metodología de gestión centrada en las personas, entendiendo que la participación es el primer paso para que los beneficiarios adquieran y utilicen los productos generados por el proyecto mejorando sus condiciones de vida.

Una vez culminada la fase de diseño del proyecto, donde se definen y desarrollan el perfil del proyecto, la matriz de resultados, la matriz de interesados y la estructura de gobernabilidad, se inicia formalmente la gestión con el desarrollo del Acta de Constitución, en la que se recoge, entre otra información, el alcance, cronograma y costo del proyecto de manera agregada, la relación del proyecto con los stakeholders, la estructura de gobernabilidad y se asigna al responsable de la gestión.

La fase de planificación es organizada por el PM4R® en 7 pasos:

1.- El desglose del alcance del proyecto que culmina con el desarrollo de la EDT y su diccionario.

2.- El desarrollo del cronograma del proyecto, en el que se definen actividades, se estiman los recursos, las duraciones, se secuencian las actividades y se calcula la ruta crítica, obteniéndose un cronograma de Gantt

3.- El desarrollo de la curva de uso de recursos que es la línea base del presupuesto del proyecto

4.- El desarrollo de la matriz de adquisiciones que rige la procura de los recursos necesarios para la fase de ejecución

5.- El desarrollo de la matriz de riesgos que recoge todos los estados de naturaleza identificados que pueden afectar, negativa o positivamente, al proyecto y que permite gestionarlos antes de que se materialicen o haciendo que ocurran según sea el caso

6.- El desarrollo de la matriz de comunicaciones que hace más eficiente y efectivo el flujo de información entre los actores del proyecto

7.- El desarrollo de la matriz de responsabilidades indicando la asignación de recursos humanos según los productos que deben generar en función de cumplir con los objetivos del proyecto

El uso integrado de estas 7 herramientas de gestión por el equipo permite o facilita el logro de los objetivos establecidos, es importante destacar que ninguna de estas herramientas es estática y deben ser revisadas y actualizadas constantemente para que la ejecución pueda adaptarse, oportunamente, a los posibles cambios del entorno del proyecto.

Una vez culminados los 7 pasos de PM4R® para planificar el proyecto inicia la fase de ejecución y el monitoreo y control de la realización de las actividades y obtención de los diferentes entregables, para este fin último la metodología propone que el equipo de proyectos se apoye en herramientas como la matriz de planificación, el plan de ejecución del proyecto, el plan operativo y las técnicas de valor ganado.

PM4R® cuenta con una versión AGILE, sobre la que les comentaré en una próxima oportunidad, y que aplica varias de sus herramientas metodológicas en la gestión de proyectos para el desarrollo, buscando la generación de valor de manera incremental para los beneficiarios.

Si quieren saber más sobre PM4R® los invito a leer el manual que pueden conseguir siguiendo el vínculo a continuación.


Si están interesados en un curso introductorio les dejo el vínculo del que ofrece el BID a través de EDX


Y si quieren certificarse como PM4R® Professional, sí, hay una certificación que implica realizar un curso de 7 semanas y presentar un examen, pueden buscar en LinkedIN el perfil de Eddi Rodas quien es un trainer certificado para este fin y dicta los cursos que son 100% virtuales.

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jueves, 27 de junio de 2019

Emprendedor: define el alcance de tu producto y de tu proyecto




Todo emprendedor, que gestiona su proyecto, estará más cerca del éxito si visualiza cómo se verá o funcionará su empresa, producto o servicio una vez creado y cuáles son los pasos que debe dar para alcanzar este resultado final. Una vez que hemos identificado una necesidad, social o de mercado, lo siguiente en el desarrollo de un proyecto es darle respuesta  a las siguientes preguntas:

¿Qué producto o servicio crearemos para satisfacerla?

¿Cómo será este producto o servicio? ¿Qué características tendrá?

¿Cuáles son los resultados intermedios que debemos obtener para crear el producto o servicio final?

Responderlas nos permite definir el alcance del producto y el alcance del proyecto respectivamente. En este punto es bueno hacer la siguiente aclaratoria: muchas personas entienden o definen el alcance del proyecto como el número de personas o la extensión del mercado que se beneficiarán o será abarcado por el resultado final de la iniciativa, pero, como veremos más adelante esta definición difiere de la que nos provee el PMI® en el PMBoK®.

El alcance del producto o servicio, según la publicación estrella del Project Management Institute, hace referencia a “todas las características, funcionalidades y atributos propios del resultado final del proyecto”. Por ejemplo, si el output definitivo es un edificio su alcance estará definido por el número de pisos que tendrá, los materiales que se utilizarán en su construcción, el número de ascensores, el tipo de fachada, el color de las paredes, si tendrá o no escaleras contra incendios, si será para uso residencial o comercial, el número de apartamentos u oficinas que tendrá por piso, la altura y así sucesivamente.

Todas las características que se definen en el alcance del producto están directamente relacionadas con las necesidades y expectativas del cliente o beneficiario, y en la medida en que estas se determinen con mayor detalle le permitirán al equipo de proyecto tener una visión mucho más clara de cuál es el resultado al que se debe llegar una vez cerrado el esfuerzo, para considerar que se ha cumplido con los objetivos.

El alcance del proyecto, por otra parte, se define como “todo el trabajo necesario, y solo el necesario, que debe ejecutarse para lograr el alcance del producto o servicio que hemos establecido previamente”. Una vez que conocemos cuáles son los atributos y características de nuestro producto y/o servicio y, a grandes rasgos, cuál es el trabajo que debemos realizar, lo que se conoce como el enunciado del alcance del proyecto, pasamos a la creación de la que tal vez es una de las herramientas más conocidas y funcionales de la planificación y gestión de proyectos, la estructura desagregada de trabajo o EDT.

La EDT, también conocida como WBS por sus siglas en inglés, es “la descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a ser realizado por el equipo de proyecto, para crear los entregables requeridos y cumplir con los objetivos previstos”. En otras palabras, el desarrollo de la EDT consiste en la desagregación de los entregables de la iniciativa comenzando por el resultado final, el cual se va descomponiendo en partes o componentes más pequeños que nos facilitan la estimación de tiempos, recursos, costos, asignar responsabilidades y gestionar el trabajo en general. La EDT contiene todo el alcance del proyecto, yendo de lo general a lo particular, y al ser una herramienta gráfica nos permite comunicar en una sola imagen todos los frutos de la iniciativa.

¿Cómo se prepara una EDT?

  •      Lo primero que debemos hacer es identificar cuál será el resultado final del proyecto, qué debemos crear para considerar que hemos sido exitosos en el logro de los objetivos que nos hemos propuesto.
  •          En segundo lugar debemos identificar cuáles son los entregables, de alto nivel, que deben ser generados y que comprenden o forman parte del resultado final.
  •      Una vez que tenemos estos componentes, los desagregamos en partes o entregables más pequeños y de esta manera vamos desagregando el trabajo hasta llegar a lo que se conoce como paquetes de trabajo.


Una pregunta común al desarrollar una EDT es ¿hasta dónde podemos desagregar? Lo hacemos hasta el punto que nos permita controlar el desempeño de manera efectiva y eficiente, asignando recursos y responsables a cada entregable y/o paquete de trabajo sin caer en el micromanagement. Por ejemplo, si el entregable final del proyecto es un pastel horneado y decorado, uno de sus componentes será el bizcocho, para llegar a él necesitaremos tener la mezcla y a este entregable le podemos asignar recursos y un responsable, no tenemos que llegar a detallar paso por paso la ruptura de los huevos, la mezcla de la harina y el azúcar, etc., esto sería una exageración para el nivel de desagregación que esperamos obtener en una EDT.

La EDT es una herramienta fundamental y muy útil para que los emprendedores, quienes por lo general gestionan sus proyectos, tengan mayor claridad de la dirección hacia la que se dirigen y del mapa de ruta que deben seguir. A partir y con el uso de esta herramienta pueden definir las actividades a realizar, establecer un cronograma de trabajo, estimar cuánto les costará su iniciativa, gestionar riesgos, en fin, contar con un plan que les facilite la creación de valor a través de sus productos o servicios.

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Algunos recursos para saber más sobre la EDT: 



viernes, 31 de mayo de 2019

Cómo se hizo el primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela




Imagen cortesía de Douglas Olivares @dougolivares

El 23 de mayo realizamos, por primera vez en Venezuela, El Día de la Gestión de los Proyectos Sociales, un evento que el PMI® dedica a las ONG’s y a promover entre estas las mejores prácticas en la gerencia de proyectos. Estamos muy contentos con el resultado, pero, déjenme contarles cómo llegamos hasta ese día.

Desde que asumí la VP de Educación Social del PMI® Capítulo Venezuela, a inicios de 2018, tenía entre mis objetivos que dedicáramos un día a las organizaciones no gubernamentales, la razón principal es que he trabajado por mucho tiempo en ese sector y conozco toda la experiencia y conocimiento que tienen estas organizaciones en gestión de proyectos y el valor que les puede aportar el marco de trabajo del PMI® para potenciarlas.

Durante la reunión de la Junta Directiva para definir el Plan Anual del Capítulo para el 2019, propuse incluir la actividad para realizarla a finales del primer semestre del año, con los objetivos estratégicos de promover un enfoque profesional de gestión de proyectos y sumar valor a este sector, atraer posibles nuevos miembros y voluntarios e incluso a interesados en formarse y certificarse como PMP® o CAPM®.

Aunque el Día de la Gestión de los Proyectos Sociales se realiza en la región bajo un formato establecido entre los otros Capítulos y el Banco Interamericano de Desarrollo, en el Capítulo Venezuela decidimos ajustar un poco nuestra jornada inaugural y enfocar la actividad como una especie de “presentación” de nuestra organización a las otras ONG’s, incluyendo una clase magistral en gestión de proyectos y el testimonio de una organización no gubernamental que aplica el marco de trabajo del PMI® para gestionar sus iniciativas.

Al ser aprobada la propuesta conversamos con nuestro aliado Uriji, una red social 100% venezolana y que les invito a conocer a través de www.urijijami.com , quienes nos apoyaron prestándonos los espacios de su campus, sus equipos, mobiliario y financiando los refrigerios. También lo hicimos con la empresa InspiraRSE y la Asociación Civil Opción Venezuela quienes pusieron a disposición del Capítulo sus redes de contacto para la difusión del evento.

Lo siguiente fue hacer una EDT, con todos los entregables que debían generarse para poder celebrar El Día de la Gestión de los Proyectos Sociales:



El Vicepresidente del Capítulo, Juan Hernández, me recomendó a uno de nuestros voluntarios, Rafael Mosquera, para que fuese el responsable de dictar la clase magistral. Lo contacté, conversamos y me reuní con él en dos oportunidades, además de estar en contacto regular por correo, para darle forma a la presentación, debo decir que su intervención fue excepcional.

Nuestra Directora de Secretaría, Angélica Ramos, quien es gerente de proyectos en la ONG PROVITA nos hizo el enlace con esta organización para que nos contaran durante el evento, en las voces de su directora ejecutiva y sus gerentes de proyectos, la experiencia de “proyectizar” una ONG y cómo el marco de trabajo del PMI® ha sido fundamental para el logro de los objetivos de sus iniciativas de conservación.

Desarrollamos una estrategia de comunicación a través de nuestras redes sociales, redactando mensajes diferenciados para cada una de ellas, responsabilidad de la VP de Educación Social y el equipo de mercadeo de Uriji aportó la imagen gráfica:



Dos semanas antes del evento comenzamos a comunicarlo, grabamos videos promocionales, publicamos en las diferentes redes del Capítulo y enviamos correos a personas claves dentro de ONG’s para invitarlos y que compartieran la información con quienes pudieran estar interesados.

Horas antes del evento Martín Serpa, Presidente del Capítulo Venezuela, y yo afinamos la presentación institucional que hicimos durante la jornada. Revisé junto a Bárbara Hernández, responsable de Uriji Social, que las personas registradas cumplieran con los requisito para participar y envié correos para aclarar dudas varias de los participantes.

Como resultado el día fijado tuvimos la participación de 67 personas y 36 organizaciones, que disfrutaron de las actividades programadas para la jornada, en la que la clase de gestión de proyectos se complementó con un caso real de éxito en la aplicación de un marco de trabajo profesional, fundamentado en el PMBoK.

Con todo este relato, además de resumir todo lo que implicó realizar el primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela, quiero agradecer a todos los que de una u otra manera participaron en su planificación y ejecución y significar que, como en todo proyecto, solo es posible alcanzar los resultados cuando logramos establecer alianzas, con beneficios para todos, y trabajar en equipo, de lo contrario es imposible que trascendamos nuestras capacidades individuales.

¡Muchas gracias! ¡Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI®!

P.D: También hubo algunas lecciones aprendidas, de las cuales les comparto un par

1.- Debimos considerar el clima, la mañana de jueves 23 de mayo fue soleada y la actividad se desarrolló al aire libre, debimos contemplar un toldo para proteger a los participantes del sol.

2.- No tuvimos material promocional del PMI®, folletos o habladores, para entregar más información a los participantes.

3.- Al responsable de la actividad, es decir quien escribe, se le olvidó confirmar la noche anterior del evento la disponibilidad de un cable HDMI para conectar la computadora y la pantalla en la que se proyectaría las presentaciones, afortunadamente pudimos resolver esto….mea culpa.

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domingo, 19 de mayo de 2019

¿Quieres que tu proyecto sea sostenible? Gestiona profesionalmente sus costos




La sostenibilidad de cualquier proyecto o emprendimiento comienza con una gestión profesional de sus costos. Estos son presentados en un presupuesto que nos indica, en términos monetarios, cuál es la inversión inicial necesaria de recursos que tendrá que hacer una organización o emprendedor para crear determinado producto o servicio.

El PMBOK®, en su sexta edición, nos indica cuales son los 4 procesos que podemos tener en cuenta, como buena práctica, para gestionar los costos de cualquier proyecto:

1.- La planificación de la gestión de los costos: este proceso consiste en definir y documentar, en un plan de gestión de los costos, cómo se planificarán, estructurarán, estimarán, presupuestarán y controlarán los costos que debemos asumir para realizar el proyecto. En este plan deben estar definidos por ejemplo: el nivel de exactitud que se espera de la estimación, las unidades de medidas que se utilizarán, qué desviaciones estamos dispuestos a aceptar como normales, y cuáles no, con respecto a la línea base o presupuesto, cómo vamos a medir y hacer seguimiento a la ejecución presupuestaria y qué medio utilizaremos para documentar y comunicar todo lo referido a la gestión de costos, entre otros elementos.

2.- La estimación de los costos: como su nombre lo indica, este proceso consiste en estimar los costos de todos los recursos, mano de obra, equipos, maquinarias, instalaciones, servicios, etc., que serán necesarios para que el proyecto genere el producto o servicio planificado, tomando en cuenta además la inflación y las contingencias.
La estimación de los costos es un ejercicio que se va refinando a la lo largo del proyecto y en la medida en que contamos con mayor cantidad de información estas estimaciones se hacen más exactas.

3.- La determinación del presupuesto: este proceso consiste en agregar los costos estimados de cada una de las actividades o paquetes de trabajo del proyecto. Esta información, al ser combinada con el cronograma del proyecto, se representa en la línea base de costos, que nos va indicando la cantidad de recursos disponibles para el desarrollo de la iniciativa a lo largo del tiempo.

4.- El control de los costos: finalmente controlar los costos consiste en monitorear los costos del proyecto para detectar desviaciones en la línea base de estos. De esta manera vamos haciendo un seguimiento a los fondos invertidos.

Para controlar el tiempo y el costo del proyecto podemos utilizar la técnica de la gestión del valor ganado, en este enlace conseguirán información al respecto. 

Aplicar las mejores prácticas en el manejo de los costos del proyecto nos permite no afectar, al menos por la vía de la inversión inicial, los índices de rentabilidad ni el período de recuperación estimado para los fondos invertidos. El sobre costo, producto de una estimación deficiente en los precios, un cambio en el alcance o un retraso en el cronograma, podrían en un caso extremo diluir la rentabilidad del proyecto considerado inicialmente factible.

Por otra parte, obtener un ahorro en el presupuesto, producto de una estimación inexacta, implica que hemos asumido un costo al perder la oportunidad de asignar recursos, que comprometimos en el proyecto mal estimado, en iniciativas alternativas que posiblemente hubiesen generado alguna ganancia para la organización o el emprendedor.

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jueves, 11 de abril de 2019

El PMTQ la nueva variable en la ecuación de éxito de la gestión de proyectos




Para ser exitosos en la gestión de proyectos, en la era digital, ya no es suficiente con dominar las 3 dimensiones del Triángulo de Talento del PMI®, gerencia técnica de proyectos, liderazgo y gerencia estratégica y de negocio. Ya Mark Langley, ex presidente y ex CEO del Project Management Institute, nos indicaba, en el Reporte del Pulso de la Profesión de septiembre de 2018, que estas habilidades deberían estar acompañadas por una nueva capa, súper puesta sobre el triángulo, relacionada a las habilidades digitales del gerente de proyectos, ciencia y manejo de data, analytics y big data y el marco regulatorio relacionado.

El reporte Pulso de la Profesión de 2019, titulado El Futuro del Trabajo, Liderando el Camino con PMTQ, introduce el cociente tecnológico de la gerencia de proyectos, un término relativamente nuevo y que hace referencia a la capacidad que tengan los gerentes de proyectos de adaptarse, manejando e integrando tecnologías, basados en las necesidades de la organización y los proyectos gestionados. El contar e incrementar este cociente, sostiene el reporte, es fundamental para que las organizaciones puedan adaptarse al cambio constante, producto del avance tecnológico.

El Project Management Technology Quotient está caracterizado por tres elementos principalmente:

1.- Una curiosidad siempre encendida: que se expresa en la constante búsqueda y prueba de nuevas maneras para la gestión de proyectos y creación de productos y servicios, nuevas ideas, nuevas perspectivas y nuevas tecnologías. Teniendo el criterio suficiente para saber cuándo la integración de lo novedoso generará valor para la organización y sus clientes, evitando seguir “las modas”.

2.- Un liderazgo INCLUSIVO: que le permite a los líderes obtener lo mejor de cada uno de los miembros de sus equipos sin importar la edad, el nivel que tengan en la organización, el conocimiento digital, las habilidades o el lugar del mundo en el cual se encuentren. El reporte comenta que ya los gerentes de proyectos no solo estarán liderando equipos de personas, sino que también tendrán la misión de gestionar tecnología y personas que saben cómo usar esta. En un futuro, no muy lejano, los equipos podrían contar entre sus miembros con robots que interactuarán con nosotros.

3.- Un grupo de talentos a prueba de fututo: conformado con la capacidad de reclutar y retener profesionales de proyectos con las habilidades necesarias para afrontar la era digital, con la capacidad y disposición para mantenerse actualizados y adaptar sus habilidades a las nuevas tendencias.

El PMTQ viene a convertirse en la nueva variable de la ecuación de éxito para los proyectos, conformada además por el compromiso del patrocinante, la alineación de la iniciativa con la estrategia comercial de la organización, el control sobre las desviaciones del alcance y la valoración que la organización tenga sobre la gerencia de proyectos. La creación o incremento de este cociente dentro de las organizaciones demanda de los líderes y gerentes de proyectos un rol activo en la creación de un estado mental que lo promueva y que permita la obtención de un retorno por la inversión en transferencia tecnológica y la sustentabilidad digital.


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miércoles, 27 de marzo de 2019

Llegó el lobo: Qué podemos aprender de la gestión de riesgos de proyectos para afrontar la crisis





Al momento de publicar este artículo estamos recuperándonos en Venezuela del segundo apagón masivo en el mes de marzo....

“Si algo malo puede pasar, pasará”…Desde hace un buen tiempo muchos voceros, expertos y no, habían venido anunciando la posibilidad de que ocurriera en Venezuela un corte generalizado de energía eléctrica. El pasado jueves, 7 de marzo, este riesgo se materializó dejando a la mayor parte del país sin luz por aproximadamente 120 horas. Y adivinen qué, muchos no estábamos preparados ¿Optimismo excesivo? Definitivamente, ese mecanismo que nos permite vislumbrar un futuro mejor, pero, que nos ciega ante la adversidad, aunque esta tenga alta probabilidad de ocurrir. 

La gestión de proyectos, y en particular la de riesgos, podría permitirnos estar preparados para enfrentar este tipo de “eventualidades” tratando de minimizar, en la medida de las posibilidades, su impacto negativo en nuestras vidas. La intención, hablando del caso venezolano, no es que normalicemos las situaciones que vivimos a diario en el país, adaptándonos a ellas como si fuesen irreversibles, por el contrario es hacer uso de las herramientas que tenemos a la mano para hacer frente a las contingencias que se nos presenten durante esta coyuntura. 

El PMBoK® en su 6ta edición nos presenta los 7 procesos utilizados para la gestión de riesgos en un proyecto, comenzando por la planificación de la gestión de riesgos, la identificación de estos, su análisis cuantitativo y cualitativo, la preparación de la respuesta ante su posible materialización, la implementación de estas respuestas y el monitoreo y control de los riesgos ¿Cómo podemos adaptar estos procesos y sus herramientas y técnicas a nuestra vida común?

Comencemos con el proceso Planificar la Gestión de Riesgos. Si estuviésemos gestionando un proyecto como resultado de este proceso deberíamos obtener un documento en el que se explique cómo el equipo llevará a adelante el manejo de los posibles eventos que pudiesen ocurrir. Rescatando algunos elementos de este plan es importante que definamos de antemano los roles que, por ejemplo, cada uno de los miembros de nuestra familia asumiría antes y en caso de presentarse determinada contingencia, si es necesario adquirir algún tipo de recurso o insumo para enfrentar esta, como por ejemplo agua potable, alimentos no perecederos, etc., y determinar cuánto será el presupuesto del que se dispondrá para tales fines. También podemos definir si utilizaremos alguna clase de sistema que nos permita categorizar los riesgos en función de algún parámetro, como por ejemplo ordenarlos de acuerdo al impacto financiero que podrían tener en nuestro núcleo familiar y un formato o matriz que nos permita visualizar la probabilidad de ocurrencia y la posible magnitud del efecto que determinado evento tendría sobre nosotros, incluyendo la dimensión emocional. 

El segundo proceso consiste en la Identificación de los Riesgos y aquí es importante preguntarnos ¿Cuáles son esos eventos que consideramos pueden ocurrir, son probables, y afectar la estabilidad de nuestra vida y la de nuestros allegados? Como resultado obtenemos lo que se conoce como el registro de riesgos, que en nuestro caso puede ser una hoja de papel en la que registremos todos los riesgos que hemos identificado, en conjunto con nuestra familia, y describamos cómo creemos que estos nos impactarían.

Es importante que los riesgos estén bien definidos para poder hacer frente a su materialización de manera efectiva y eficiente, tomemos como ejemplo el corte de energía eléctrica antes mencionado, este no es el riesgo, es la fuente y a partir de ella podríamos definirlos de la siguiente forma: 

Dado el corte del servicio eléctrico (hecho) es probable que: 1) se dañen los electrodomésticos, 2) se suspenda el servicio de agua corriente, 3) se dañen los alimentos que necesitan refrigeración, 4) no nos sea posible cocinar si contamos con una cocina eléctrica, etc., (riesgos) por lo que tendré que asumir una pérdida económica, nos veremos imposibilitados de consumir agua potable o de cocinar, etc., (posibles impactos) 

Mientras más exacta sea la redacción será más sencillo vislumbrar las posibles acciones que deberemos tomar para minimizar el impacto que pudiese tener la materialización de determinado estado de naturaleza o hecho. 

Entre los procesos de Análisis de Riesgo el que, en mi opinión, se adecúa mejor a situaciones como la descrita es el cualitativo, ya que es sencillo y rápido de realizar. Consiste en la evaluación de los riesgos que hemos identificado para priorizarlos de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia que le asignemos y el impacto que esta tendría en nuestra familia. 

Tomando en cuenta estas dos variables podemos construir una matriz en la que podamos categorizar los riesgos desde aquellos que creemos tienen menor probabilidad e impacto hasta los que consideramos con mayores posibilidades de ocurrencia. 

Tomando en cuenta los cuatros riesgos que identificamos anteriormente tendríamos, por ejemplo, algo parecido a esto:



El análisis cualitativo tiene sus desventajas si lo comparamos con el cuantitativo en términos de exactitud, pero, este último necesita que tengamos la posibilidad de calcular probabilidades y magnitudes de impacto, bien sean financieras, de calidad de vida, etc. 

Una vez que hemos identificado y analizado los riesgos el proceso siguiente consiste en Planificar la Respuesta a los Riesgos ¿Qué podemos hacer anticipadamente para evitar, mitigar, transferir o aceptar el impacto de que determinada situación se haga realidad?

Tomemos como ejemplo dos de los riesgos identificados: que se dañen los alimentos que necesitan refrigeración, una medida que podríamos tomar antes de que se presente esta situación, por el corte de energía, podría ser reducir el inventario de alimentos perecederos y/o sustituirlos por no perecederos como enlatados, podríamos también aprender algunas técnicas de conservación de alimentos o tenerlas a mano por si el riesgo se hace realidad. 

Para el riesgo de la suspensión del servicio de agua corriente podríamos comenzar a almacenar agua, adquirir un tanque o recipientes donde esto pueda realizarse con las medidas de seguridad pertinentes, reservar o comprar agua potable y aprender o tener al alcance técnicas de potabilización.

Las medidas que tomemos, no solo dependerán de la probabilidad de ocurrencia y magnitud del impacto del riesgo, también de la cantidad de recursos con la que contamos, por lo que debemos tratar de ser lo más creativos posible para la ideación de estas respuestas. 

El plan de respuestas a los riesgos puede también estar documentado en una hoja de papel, en la que se asignen las responsabilidades que debe cumplir cada miembro de la familia en su ejecución, de esta manera se hace más sencillo gestionar ante posibles eventualidades. 

El sexto proceso es Implementar la Respuesta a los Riesgos que no es más que ponernos manos a la obra y ejecutar el plan que hemos elaborado y el séptimo proceso consiste en el Control o Monitoreo de los Riesgos. Hacer seguimiento de los riesgos identificados y a la ejecución del plan de respuesta, este proceso nos permite identificar nuevos riesgos y nuevas estrategias que poner en práctica como respuestas. 

Como podrán darse cuenta es muy sencillo, post mortem, definir que hubiésemos hecho para que determinada situación no nos hubiese afectado o hubiese tenido un menor impacto en nuestras vidas, así como en los proyectos. Un ejercicio que podemos utilizar para adelantarnos a posibles eventualidades es el análisis pre mortem, preguntémonos ¿Qué cosas pueden pasar y cómo estás afectarían nuestra vida? Involucren en el ejercicio a los miembros de su familia, de esta manera podrán identificar más riesgos y ser más efectivos en su manejo. 

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miércoles, 6 de marzo de 2019

Gestión de proyectos: ¿El marco lógico vs. El marco de trabajo del PMI®?





¿Son la metodología del marco lógico y el marco de trabajo del PMI® maneras mutuamente excluyentes para gestionar proyectos? El marco lógico nos permite formular proyectos sociales, de forma participativa, incluyendo a los beneficiarios en los procesos de identificación de necesidades, de soluciones y en la elección de la mejor alternativa o proyecto que será llevado a cabo. 

De esta fase, conocida generalmente como diagnóstico social participativo, surgen las entradas con que se desarrolla la principal exponente de esta metodología, la archiconocida matriz de marco lógico. Este documento nos presenta de manera comprensible parte del plan del proyecto, comenzando por su finalidad, siguiendo con los objetivos generales y específicos y con las actividades principales, además comprende los indicadores de logro, las fuentes de verificación que se utilizarán para determinar si se han alcanzado las metas y los supuestos bajos los cuales será posible alcanzar la jerarquía de objetivos, en algunas versiones más sofisticadas he podido observar que se incluye un presupuesto. 

La matriz de marco lógico es una herramienta gráfica que nos permite conceptualizar y diseñar un proyecto y aporta para la ejecución y la evaluación del mismo, sin embargo, por si sola y en mi opinión no es suficiente para desarrollar con éxito las fases subsiguientes del ciclo de proyectos, la ejecución, el monitoreo y control y el cierre.

Es aquí donde entra el marco de trabajo del PMI® como complemento perfecto para la metodología del marco lógico. Vista desde el PMBoK® la MML podría considerarse como parte del Plan para la Dirección del Proyecto, en específico podríamos verla como el resultado del proceso de Definición del Alcance del Proyecto en el que describimos la iniciativa y sus productos, a partir de esta y de la descripción de requisitos, producto del diagnóstico social participativo, podríamos desarrollar la estructura desagregada de trabajo o EDT.

Para que el plan este completo debemos además agregar los imputs provenientes de los procesos de planificación de las áreas de conocimiento restantes. La MML y su EDT estarían acompañadas por un cronograma, un diagrama de precedencia, un presupuesto y un plan para la gestión del alcance, los costos, el cronograma, los recursos, la calidad, los interesados, los riesgos, las comunicaciones y las adquisiciones, integrando de esta manera toda la información necesaria para facilitar la ejecución de la iniciativa. 

Adicionalmente el PMBoK® nos propone los procesos o mejores prácticas que podemos implementar para hacer seguimiento y control durante la ejecución del proyecto, para detectar las posibles desviaciones en el trabajo y evitar que estas puedan impactar negativamente el tiempo, costo o calidad de la iniciativa, de igual manera nos indica cómo podemos cerrar el proyecto y hacer la transición de sus productos al cliente o usuario final y recoger las lecciones o aprendizajes.

Algunas personas con las que he conversado, y quienes utilizan el marco lógico para gestionar sus proyectos, tienen la falsa creencia de que la aplicación del marco de trabajo del PMI® implica cumplir al pie de la letra todo lo escrito en el PMBoK®, por el contrario todo este conocimiento es adaptable a la organización, su tamaño, recursos y grado de madurez con esta gestione sus proyectos. El solo pensar en tener que leer, y aprender, más de 600 páginas para luego aplicar este conocimiento en nuestras iniciativas no solo es atemorizante, sino, que además va en contra de nuestra cultura sesgada hacia la acción, sin embargo, el poder complementar una metodología tan útil y cercana a las personas, como lo es el marco lógico, con las mejores prácticas propuestas por el PMI® definitivamente nos ayudará a tener mejores resultados para la organización en términos de efectividad, eficiencia, sostenibilidad y sustentabilidad y, más importante aún, a incrementar la probabilidad de generar impacto positivo, transformado realmente la vida de los demás.

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