Imagen cortesía de Douglas Olivares @dougolivares
El 23 de mayo realizamos, por
primera vez en Venezuela, El Día de la
Gestión de los Proyectos Sociales, un evento que el PMI®
dedica a las ONG’s y a promover entre estas las mejores prácticas en la gerencia de proyectos. Estamos muy
contentos con el resultado, pero, déjenme contarles cómo llegamos hasta ese
día.
Desde que asumí la VP de
Educación Social del PMI® Capítulo Venezuela, a inicios de 2018, tenía entre mis
objetivos que dedicáramos un día a las
organizaciones no gubernamentales, la razón principal es que he trabajado
por mucho tiempo en ese sector y conozco toda la experiencia y conocimiento que
tienen estas organizaciones en gestión de proyectos y el valor que les puede
aportar el marco de trabajo del PMI® para potenciarlas.
Durante la reunión de la Junta
Directiva para definir el Plan Anual del
Capítulo para el 2019, propuse incluir la actividad para realizarla a
finales del primer semestre del año, con los objetivos estratégicos de promover un enfoque profesional de
gestión de proyectos y sumar valor a
este sector, atraer posibles nuevos
miembros y voluntarios e incluso a interesados en formarse y certificarse como
PMP®
o CAPM®.
Aunque el Día de la Gestión de los
Proyectos Sociales se realiza en la región bajo un formato establecido entre
los otros Capítulos y el Banco Interamericano de Desarrollo, en el Capítulo
Venezuela decidimos ajustar un poco
nuestra jornada inaugural y enfocar la actividad como una especie de “presentación”
de nuestra organización a las otras ONG’s, incluyendo una clase magistral en
gestión de proyectos y el testimonio de una organización no gubernamental que
aplica el marco de trabajo del PMI® para gestionar sus iniciativas.
Al ser aprobada la propuesta conversamos
con nuestro aliado Uriji,
una red social
100% venezolana y que les invito a conocer a través de
www.urijijami.com ,
quienes nos apoyaron prestándonos los espacios de su campus, sus equipos,
mobiliario y financiando los refrigerios. También lo hicimos con la empresa
InspiraRSE y la
Asociación Civil Opción Venezuela quienes pusieron a disposición
del Capítulo sus redes de contacto para la difusión del evento.
Lo siguiente fue hacer una EDT, con todos los entregables que
debían generarse para poder celebrar El Día de la Gestión de los Proyectos
Sociales:
El Vicepresidente del Capítulo, Juan
Hernández, me recomendó a uno de nuestros voluntarios, Rafael Mosquera, para que fuese el responsable de dictar la
clase magistral. Lo contacté, conversamos y me reuní con él en dos
oportunidades, además de estar en contacto regular por correo, para darle forma
a la presentación, debo decir que su intervención fue excepcional.
Nuestra Directora de Secretaría, Angélica Ramos, quien es gerente de
proyectos en la ONG PROVITA nos hizo
el enlace con esta organización para que nos contaran durante el evento, en las
voces de su directora ejecutiva y sus gerentes de proyectos, la experiencia de “proyectizar” una ONG y cómo el marco
de trabajo del PMI® ha sido fundamental para el logro de los objetivos de sus iniciativas de conservación.
Desarrollamos una estrategia de
comunicación a través de nuestras redes sociales, redactando mensajes diferenciados para cada una de
ellas, responsabilidad de la VP de Educación Social y el equipo de mercadeo de
Uriji aportó la imagen gráfica:
Dos
semanas antes del evento comenzamos a comunicarlo, grabamos videos
promocionales, publicamos en las diferentes redes del Capítulo y enviamos
correos a personas claves dentro de ONG’s para invitarlos y que compartieran la
información con quienes pudieran estar interesados.
Horas antes del evento Martín Serpa, Presidente del Capítulo
Venezuela, y yo afinamos la presentación institucional que hicimos durante la
jornada. Revisé junto a Bárbara
Hernández, responsable de Uriji Social, que las personas registradas
cumplieran con los requisito para participar y envié correos para aclarar dudas
varias de los participantes.
Como resultado el día fijado tuvimos
la participación de 67 personas y 36
organizaciones, que disfrutaron de las actividades programadas para la
jornada, en la que la clase de gestión de proyectos se complementó con un caso
real de éxito en la aplicación de un marco de trabajo profesional, fundamentado
en el PMBoK.
Con todo este relato, además de
resumir todo lo que implicó realizar el
primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela, quiero
agradecer a todos los que de una u otra manera participaron en su planificación y ejecución y
significar que, como en todo proyecto, solo
es posible alcanzar los resultados cuando logramos establecer alianzas, con
beneficios para todos, y trabajar en equipo, de lo contrario es imposible que
trascendamos nuestras capacidades individuales.
¡Muchas
gracias! ¡Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI®!
P.D: También
hubo algunas lecciones aprendidas, de las cuales les comparto un par
1.- Debimos
considerar el clima, la mañana de jueves 23 de mayo fue soleada y la actividad
se desarrolló al aire libre, debimos contemplar un toldo para proteger a los
participantes del sol.
2.- No
tuvimos material promocional del PMI®, folletos o habladores, para entregar más
información a los participantes.
3.- Al
responsable de la actividad, es decir quien escribe, se le olvidó confirmar la
noche anterior del evento la disponibilidad de un cable HDMI para conectar la
computadora y la pantalla en la que se proyectaría las presentaciones,
afortunadamente pudimos resolver esto….mea culpa.
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