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Cómo determinamos el nivel de producción de nuestro proyecto


Uno de los elementos fundamentales que debe determinar todo emprendedor a la hora de desarrollar su proyecto es la cantidad de bienes y/o servicios que debe producir, dados los recursos con los que cuenta, para poder ser eficiente. Una vez establecido esto podemos conocer cuál será nuestra oferta, cuota que podemos ocupar en el mercado y el precio al que podemos ofrecer nuestros bienes para cubrir los costos y obtener alguna ganancia, entre otras cosas.

En este post trataré de simplificar, a pedido de un amigo que está dando los primeros pasos en su proyecto, el proceso que nos lleva a tomar la decisión de cuanto producir, de manera tal que podamos utilizar nuestros recursos escasos de la manera más productiva posible.

La combinación de los factores de la producción

La producción de bienes y servicios consiste en la transformación de un conjunto de insumos, los cuales son agrupados por la teoría económica en trabajo (mano de obra), capital (maquinarias y equipos) y tierra, en el producto final que ofreceremos. Las formas en que podemos combinar estos factores para obtener un determinado nivel de producción en un tiempo dado son infinitas. Supongamos que hemos decidido fabricar zapatos, para lograr 20 pares por semana podemos ocupar a un trabajador y dos maquinas, a dos trabajadores y una maquina o a tres trabajadores y ninguna maquina y así sucesivamente.

Esto se repite para cada nivel de producción, es decir si queremos producir 30 pares de zapatos en una semana tendremos también infinitas combinaciones de factores que nos permitirán obtener ese resultado.

Es aquí donde se nos presenta la primera dificultad, debemos elegir entre todas las combinaciones posibles, aquellas que nos garanticen la eficiencia técnica o en otras palabras los mayores niveles de producción en un período de tiempo determinado para cada combinación de insumos. Para entender mejor el proceso de elección quedémonos en el caso en que el nivel de producción es igual a 20 pares de zapatos por semana y de las infinitas combinaciones de factores elijamos tres con la finalidad de compararlas:

a.- 4 personas y 2 maquinas

b.- 3 personas y 1 maquina

c.- 2 personas y 2 maquinas

Si observamos las combinaciones a y b podemos notar que para alcanzar los 20 pares de zapatos con a estaríamos utilizando una persona y maquina más que si lo hacemos con b, dado esto podemos considerar que a no es eficiente técnicamente ya que con menos cantidad de trabajadores y maquinarias podríamos obtener el mismo resultado y utilizar los factores adicionales, al trabajador y maquina restante, para realizar cualquier otra actividad.

En cambio en la combinación c se da una sustitución entre los factores, en comparación con b, estoy dejando de ocupar a un trabajador y sustituyéndolo por una maquina más para obtener el mismo nivel de producción, razón por la cual podemos considerar a estas dos combinaciones como eficientes técnicamente.

Las distintas combinaciones de factores nos determinan diferentes niveles de producción que pueden ser alcanzados en una unidad de tiempo y se representan con lo que se conoce como las curvas isocuantas (las distintas combinaciones de factores o insumos que generan un mismo nivel de producción)


Siguiendo con nuestros pares de zapatos supongamos que la curva número 1 corresponde a 20 en una semana, la 2 a 30 y la 3 a 40 pares y los puntos de cada curva nos muestran las combinaciones eficientes de trabajo y capital para alcanzar esos niveles de producción.

La restricción presupuestaria


Luego que conocemos las distintas maneras en que podemos combinar nuestro recurso humano, maquinarias, equipos y demás insumos para producir, debemos determinar cuál es el nivel de producción que efectivamente podremos alcanzar. Por lógica seguramente nos gustaría poder producir los 40 pares de zapatos a la semana, ubicándonos sobre la curva número 3, sin embargo, el nivel de producción estará determinado por nuestro presupuesto o la cantidad de dinero con que contamos para contratar o pagar los insumos que necesitamos.

Supongamos que contamos con 30 unidades monetarias para poder producir nuestros zapatos, además sabemos que el salario de un trabajador es igual a 5 y que la maquina cuesta 10. Tomado en cuenta esto estaríamos en la capacidad de pagar a 6 trabajadores sin maquinas, 6 maquinas sin trabajadores, 2 trabadores y 2 maquinas, 4 trabajadores y 1 maquina y así todas las combinaciones que cumplan con nuestra restricción presupuestaria representada por:

5T + 10M = 30


Donde 5 es el salario del trabador, T el número de trabajadores, 10 el costo de las maquinas, M su número y 30 nuestro presupuesto.

Cuál debe ser nuestro nivel de producción


Hasta ahora tenemos un conjunto de curvas que representan diferentes niveles de producción y una curva presupuestaria, cómo hallamos la producción óptima de nuestro negocio.

Esta estará determinada por el punto de tangencia entre la restricción presupuestaria y la curva más a la derecha del gráfico que esta pueda alcanzar. Veamos el siguiente gráfico:


Supongamos que la curva o isocuanta corresponde a la producción de 20 pares de zapatos y esta es la que podemos alcanzar con nuestro presupuesto (la línea roja), al representar este nuestro mayor nivel de gasto posible. Tendríamos entonces que producir 20 pares de zapatos en vez de 30 o 40 simplemente porque nuestros recursos solo alcanzan para ese nivel de producción.

El punto de tangencia además nos indica algo más, la combinación eficiente desde el punto de vista técnico y económico (la combinación de insumos que nos garantiza la mayor cantidad de producto posible, en un tiempo determinado dado nuestro presupuesto o lo que podemos pagar). Si este punto de tangencia correspondiese a la combinación c de nuestro ejemplo tendríamos entonces que ocupar a dos trabajadores y dos maquinas para lograr producir 20 pares de zapatos en una semana.

Más allá de dar una cátedra sobre la teoría de la producción, lo que quiero que quede claro con este post es que existe una manera de determinar el nivel de producción óptima y que como emprendedores debemos tomarla en cuenta para ser eficientes y exitosos. En resumen debemos conocer qué insumos necesitamos, como combinarlos y elegir la combinación que podamos pagar y nos genere la mayor cantidad posible de bienes y servicios.

Para ahondar más en estos temas los invito a revisar la teoría de la producción en cualquier texto de economía.

Fuentes consultadas: Microeconomía de Juan Fernandez y Juan Tugores, publicado por Mc Graw Hill, 1.998.

La administración de la cartera de proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a un sinnúmero de necesidades las cuales dan origen a una cantidad igual o mayor de ideas para satisfacerlas. Estas ideas a su vez se convierten en proyectos y la organización debe decidir cuáles de estos serán realizados inicialmente y cuales tendrán que esperar.

Este proceso que acabamos de describir de manera muy sencilla es lo que se conoce como administración de la cartera de proyectos y a continuación explicaremos con más detalle de qué se trata.

Administrando los proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a entornos competitivos en los cuales la adaptación es fundamental para poder mantenerse en la carrera y sobrevivir. Este proceso evolutivo consiste en la identificación de oportunidades y su aprovechamiento a través del desarrollo de proyectos.

Como hemos comentado con anterioridad, al igual que los seres humanos, las organizaciones se enfrentan a un sinfín de necesidades y a una restricción presupuestaria, que limita la cantidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc., con que cuentan. Estos recursos deben ser manejados eficientemente para poder garantizar el buen desempeño de la organización, he aquí la importancia de poseer un sistema que nos permita administrar nuestros proyectos, de manera tal que, sean aquellos que se consideren prioritarios los que se desarrollen inicialmente.

Este proceso se conoce como capacity planning y su resultado o salida es el Project Charter, que no es más que un listado de los proyectos aprobados por la organización para ser desarrollados, luego de que se han evaluado todas las alternativas en función de las necesidades prioritarias y capacidades de la organización.

Este proceso de selección le permite a la organización, en palabras de Luis Enrique Palacios, seleccionar la cantidad justa de proyectos a desarrollar en un momento histórico determinado, evitando el peligro de desaprovechar oportunidades o sobrepasar sus capacidades reales.

Los criterios para la evaluación y selección de los proyectos

Para elegir cuáles proyectos formarán parte del grupo a ejecutarse inicialmente y cuales tendrán que esperar, se toman en cuenta dos elementos fundamentales: La capacidad de ejecución de proyectos que tiene la organización y la demanda de proyectos de la misma:

La capacidad de ejecución

Cuando hablamos de la capacidad de ejecución de proyectos por parte de la organización nos referimos al conjunto de recursos con que esta cuenta y el uso que puede darles para poder llevar a cabo estas iniciativas.

- Debemos tener en cuenta entonces la cantidad de recurso humano con que contamos, las horas hombre y como estarían estas distribuidas entre las labores operativas y las del proyectos para no afectar el buen desempeño de la organización.

- Nuestra capacidad para acceder a fuentes de financiamiento, bien sean de carácter interno o externo que nos permitan invertir en nuestro proyecto.

- La capacidad de la organización para asumir el riesgo inherente al desarrollo de proyectos y la magnitud de este que estaría dispuesta a aceptar.

- Los escenarios competitivos, aquellas proyecciones que realiza la organización en base a sus estudios estratégicos del entorno.

- Y por último la capacidad técnica relacionada a la cantidad de personal especializado en determinada área, etc.

La demanda de proyectos

En este punto se toman en cuenta las necesidades que tiene la organización y todas aquellas ideas que hayan surgido en función de satisfacerlas. Estas ideas deben ser convertidas de manera tal que puedan ser evaluadas según los siguientes criterios:

- La prioridad estratégica.

- Los requerimientos financieros de cada una de las iniciativas.

- La rentabilidad.

- El riesgo.

- Los requerimientos técnicos y humanos asociados a cada una.

En pocas palabras una vez que hemos determinado con que contamos, tomamos las ideas o proyectos surgidos y comenzamos a determinar en qué medida beneficiaran a la organización desde el punto de vista estratégico y económico, si estamos en capacidad de realizar dichos proyectos y que riesgos correremos desarrollándolos o dejando de hacerlo.

Esta discriminación nos dará como resultado un listado de proyectos de alto impacto estratégico y económico dentro de nuestras posibilidades reales, un conjunto de proyectos que quedarán para luego y por supuesto algunos proyectos descartados bien sea por no aportar suficiente a la organización, estar fuera de las posibilidades reales de ejecución o ser muy riesgosos.

Como de costumbre un ejemplo nos ayudará a entender mejor el proceso de construcción de la cartera de proyectos:

Supongamos que nuestra organización es la familia Pérez Martínez, conformada por cuatro personas el señor y la señora Pérez Martínez y sus dos hijos.

Para simplificar supongamos también que sólo los señores Pérez Martínez trabajan y reciben anualmente entre los dos un ingreso de 100.000 monedas, de las cuales utilizan 50.000 para la cobertura de sus operaciones en este período (vestido, alimentación transporte y otros gastos), restando la mitad del ingreso para el desarrollo de proyectos
La organización ha identificado 3 tipos de necesidades para el año que está en curso y las ha agrupado en las siguientes categorías.

1.- Esparcimiento: La organización ha determinado que es necesario tomarse unas vacaciones en familia para promover la compenetración entre sus miembros.

2.- Transporte: La organización ha pensado en la posibilidad de adquirir un vehículo para hacer frente al mal servicio de transporte público que se presta en la ciudad en donde está ubicada.

3.- Estudios: La organización ha identificado la necesidad de elegir una universidad para su hijo mayor que está a punto de culminar la secundaria.

Estas tres necesidades podrían dar origen a un sinfín de ideas con la finalidad de satisfacerlas y entre las que los miembros de nuestra organización tendrán que elegir.

Comencemos con la primera necesidad referida al esparcimiento, entre las ideas que surgieron están un viaje al extranjero con un costo de 50.000 monedas y hacer turismo nacional con un costo de 10.000 monedas.

La necesidad de transporte sería solucionada con la compra de un automóvil cuatro puertas por 20.000 monedas o de una camioneta por 60.000 monedas.

Y por último para satisfacer la necesidad de estudios se ha pensado en enviar al hijo mayor a estudiar en una universidad extranjera por 80.000 monedas, una universidad privada nacional por 35.000 monedas y una universidad pública nacional por 20.000 monedas.

Luego que se han generado estás ideas la familia debe decidir entre todas las opciones una para suplir cada necesidad, ojo aquí solo estamos tomando en cuenta los recursos económicos para hacer más sencilla la explicación, pero, como vimos anteriormente la cantidad de elementos de decisión es más variada y compleja.

En el caso de las vacaciones ir al extranjero significa utilizar el 100% de los recursos destinados a proyectos dejando de lado el resto de las necesidades, razón por la cual la organización ha decidido vacacionar dentro del país por un costo de 10.000 monedas, ya que así cumple con su objetivo que es que sus miembros compartan y se interrelacionen.

Para el transporte la compra de una camioneta excedería nuestro presupuesto, razón por la cual la elección de la organización es la adquisición de un vehículo cuatro puertas por 20.000 monedas.

En cuanto a las necesidades de estudio la organización ve muy costoso invertir en educación en el extranjero y piensan que la educación pública no será de buena calidad, razón por la cual se deciden por la oferta de la universidad nacional privada por 35.000 monedas.

Tenemos entonces de esta primera selección 3 proyectos:

Vacaciones dentro del país por 10.000 monedas

Compra de automóvil por 20.000 monedas y

Pago de universidad por 35.000 monedas

En total el desarrollo de los tres proyectos tendría un costo de 65.000 monedas excediendo el presupuesto de la organización, por lo cual tendremos que elegir nuevamente. Introduzcamos el supuesto de que para la familia lo más importante es la educación de sus miembros, esto nos permitiría elegir nuestro primer proyecto que sería el pago de la universidad por 35.000 monedas y en segundo lugar estarían las vacaciones familiares ya que dentro de la organización los valores del compartir y compenetrarse son muy altos.

Por tener recursos escasos y considerar que el proyecto de compra de vehículo es menos relevante que los dos anteriores, este tendrá que esperar para su ejecución.

De esta manera nuestra organización Pérez Martínez ha establecido cuales proyectos son prioritarios y cuales serán diferidos, estructurando así su cartera.

Referencias:

El libro Gerencia de Proyectos un Enfoque Latino, de Luis Enrique Palacios, editado por la Universidad Católica Andrés Bello, en Caracas, Venezuela