sábado, 26 de mayo de 2018

¡Lo barato sale caro! también en gestión de proyectos





Si crees que contratar a un PROFESIONAL es costoso, espera a ver cuánto te cuesta un inexperto. Esta frase, común en redes sociales, es una advertencia válida para seleccionar al talento destinado a asumir roles en una organización y por supuesto aplica a la gestión de proyectos. El “ahorrarse unos dólares” poniendo una iniciativa en manos de personas que no cuentan con las habilidades ni competencias para llevarla adelante, seguramente nos hará descubrir, de una manera dolorosa, por qué lo barato sale caro.

Y es que los proyectos son tan importantes para cualquier organización, les permiten mejorar la competitividad, generar bienes y servicios, entrar a nuevos mercados, incorporar nuevas tecnologías, solucionar necesidades sociales….que no es una buena idea sumarles mayor incertidumbre, a la que ya los caracteriza, dándole la responsabilidad del liderazgo o gestión a personas que no están preparadas.

Cuáles podrían ser algunos de los resultados de una gestión poco profesional de proyectos:

1.- La recopilación y análisis deficiente de los requerimientos del proyecto, lo que nos llevaría a incumplir con las expectativas de los stakeholders.

2.- Una gestión inadecuada del alcance del proyecto, lo que nos podría llevar a incluir trabajo o actividades no necesarias para alcanzar los objetivos y dejar por fuera otras que sí lo son, lo que también afectaría la planificación para la gestión.

3.- La sobrevaloración o subvaluación de los costos del proyecto, estimando un presupuesto lejos de la realidad que podría afectar la factibilidad de la iniciativa o dejarnos sin recursos a mitad de la ejecución.

4.- La subestimación de la duración del proyecto, desarrollando un cronograma desajustado que no nos dé una idea real del momento en que estarán listo los entregables de la iniciativa.

5.- La falta de liderazgo para guiar al equipo hacia el objetivo planteado y establecer relaciones provechosas con el resto de los stakeholders.

6.- La falla en la estimación de los riesgos y en la definición de los planes de contingencia necesarios.

7.- La falta de seguimiento y control del proyecto, una baja calidad en los productos y paremos de contar.

Todas estas posibles consecuencias, y las otras que seguramente existen, nos llevarían a re-trabajar e incrementarían nuestros costos y, peor aún, afectarían la estrategia de la organización y su credibilidad ante los clientes y demás interesados. Al final del día tampoco podríamos cumplir con nuestro objetivo de “ahorrar” en nuestras contrataciones.

Aunque no todas las organizaciones están en la capacidad de contratar a un profesional certificado, bajo el supuesto negado de que las credenciales son un aval de excelencia, es importante que a la hora de seleccionar al talento para que lleve adelante nuestros proyectos, nos aseguremos de que cuentan con experiencia en el área y estemos dispuestos a pagar por ella, de lo contrario las consecuencias negativas podrían no solo verse en nuestros estados financieros, sino, además afectar el nombre de la organización.

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lunes, 7 de mayo de 2018

Comunica los beneficios de tu proyecto




En otras oportunidades hemos conversado sobre la importancia que tiene entender las necesidades y expectativas de los clientes y beneficiarios de un proyecto social para poder generar bienes y/o servicios que estos estén dispuesto a adquirir y utilizar. Sin embargo, esta puede ser solo una condición necesaria para que logremos la transformación que esperamos a través del proyecto, complementándose con la capacidad que tengamos para comunicar, y hacernos entender de manera clara y sencilla, cuáles serán los beneficios que recibirá la población objetivo de los productos de la intervención.
Actualmente tengo la fortuna de participar en una iniciativa, que a pesar de no ser un proyecto social, tiene un gran potencial para mejorar la calidad de vida de un gran número de personas, a través de la tecnología, capacitándolos para prestar servicios de calidad y gestionar sus pequeñas y medianas empresas de manera más eficiente y vinculándolos al mercado a través de un marketplace.
En este andar nos hemos preguntado cómo hacer para que más clientes potenciales decidan unirse a nuestra comunidad y aquí les cuento un poco de la estrategia comunicacional que hemos puesto en marcha:
En primer lugar hemos estructurado un mensaje en el que destacan todos los elementos de nuestra oferta de valor. Le contamos a nuestros potenciales clientes, de la manera más clara y sencilla que hemos sido capaces, cuáles son todos los atributos que tiene nuestro producto, propios y asociados, y cómo pueden obtener beneficios de estos.
En segundo lugar le dejamos saber a nuestros potenciales clientes qué tan importantes son para nosotros. No aspiramos a establecer con ellos una relación meramente transaccional, de hecho no los llamamos clientes sino aliados y queremos conformar con ellos una comunidad.
En tercer lugar hacemos uso de la aversión a la pérdida. Estamos convencidos de que nuestra oferta de valor impacta positivamente en la vida de nuestros aliados y por esto los invitamos, sutilmente, a que no se pierdan todos los beneficios que pueden disfrutar siendo parte de nuestra comunidad.
En cuarto lugar valorizamos la actividad productiva de nuestros potenciales clientes, esperamos contar en nuestra comunidad con los mejores y les comunicamos nuestro interés de que ellos formen parte de este grupo.
Cuando gestionamos un proyecto y este genera un bien o un servicio, quienes estamos involucrados en el proceso entendemos casi a la perfección cómo estos dan solución a una necesidad y son capaces de crear más bienestar. Aunque el entenderlo nos lleve a pensar que también nuestros clientes lo hacen, esto no necesariamente es así, sobre todo cuando hay elementos de nuestra oferta de valor que no son atributos directos del producto, por esta razón es necesario comunicar, comunicar y comunicar hasta estar seguros de que nos estamos explicando bien.
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