Llegó el lobo: Qué podemos aprender de la gestión de riesgos de proyectos para afrontar la crisis

Al momento de publicar este artículo estamos recuperándonos en Venezuela del segundo apagón masivo en el mes de marzo....

“Si algo malo puede pasar, pasará”…Desde hace un buen tiempo muchos voceros, expertos y no, habían venido anunciando la posibilidad de que ocurriera en Venezuela un corte generalizado de energía eléctrica. El pasado jueves, 7 de marzo, este riesgo se materializó dejando a la mayor parte del país sin luz por aproximadamente 120 horas. Y adivinen qué, muchos no estábamos preparados ¿Optimismo excesivo? Definitivamente, ese mecanismo que nos permite vislumbrar un futuro mejor, pero, que nos ciega ante la adversidad, aunque esta tenga alta probabilidad de ocurrir. 

La gestión de proyectos, y en particular la de riesgos, podría permitirnos estar preparados para enfrentar este tipo de “eventualidades” tratando de minimizar, en la medida de las posibilidades, su impacto negativo en nuestras vidas. La intención, hablando del caso venezolano, no es que normalicemos las situaciones que vivimos a diario en el país, adaptándonos a ellas como si fuesen irreversibles, por el contrario es hacer uso de las herramientas que tenemos a la mano para hacer frente a las contingencias que se nos presenten durante esta coyuntura. 

El PMBoK® en su 6ta edición nos presenta los 7 procesos utilizados para la gestión de riesgos en un proyecto, comenzando por la planificación de la gestión de riesgos, la identificación de estos, su análisis cuantitativo y cualitativo, la preparación de la respuesta ante su posible materialización, la implementación de estas respuestas y el monitoreo y control de los riesgos ¿Cómo podemos adaptar estos procesos y sus herramientas y técnicas a nuestra vida común?

Comencemos con el proceso Planificar la Gestión de Riesgos. Si estuviésemos gestionando un proyecto como resultado de este proceso deberíamos obtener un documento en el que se explique cómo el equipo llevará a adelante el manejo de los posibles eventos que pudiesen ocurrir. Rescatando algunos elementos de este plan es importante que definamos de antemano los roles que, por ejemplo, cada uno de los miembros de nuestra familia asumiría antes y en caso de presentarse determinada contingencia, si es necesario adquirir algún tipo de recurso o insumo para enfrentar esta, como por ejemplo agua potable, alimentos no perecederos, etc., y determinar cuánto será el presupuesto del que se dispondrá para tales fines. También podemos definir si utilizaremos alguna clase de sistema que nos permita categorizar los riesgos en función de algún parámetro, como por ejemplo ordenarlos de acuerdo al impacto financiero que podrían tener en nuestro núcleo familiar y un formato o matriz que nos permita visualizar la probabilidad de ocurrencia y la posible magnitud del efecto que determinado evento tendría sobre nosotros, incluyendo la dimensión emocional. 

El segundo proceso consiste en la Identificación de los Riesgos y aquí es importante preguntarnos ¿Cuáles son esos eventos que consideramos pueden ocurrir, son probables, y afectar la estabilidad de nuestra vida y la de nuestros allegados? Como resultado obtenemos lo que se conoce como el registro de riesgos, que en nuestro caso puede ser una hoja de papel en la que registremos todos los riesgos que hemos identificado, en conjunto con nuestra familia, y describamos cómo creemos que estos nos impactarían.

Es importante que los riesgos estén bien definidos para poder hacer frente a su materialización de manera efectiva y eficiente, tomemos como ejemplo el corte de energía eléctrica antes mencionado, este no es el riesgo, es la fuente y a partir de ella podríamos definirlos de la siguiente forma: 

Dado el corte del servicio eléctrico (hecho) es probable que: 1) se dañen los electrodomésticos, 2) se suspenda el servicio de agua corriente, 3) se dañen los alimentos que necesitan refrigeración, 4) no nos sea posible cocinar si contamos con una cocina eléctrica, etc., (riesgos) por lo que tendré que asumir una pérdida económica, nos veremos imposibilitados de consumir agua potable o de cocinar, etc., (posibles impactos) 

Mientras más exacta sea la redacción será más sencillo vislumbrar las posibles acciones que deberemos tomar para minimizar el impacto que pudiese tener la materialización de determinado estado de naturaleza o hecho. 

Entre los procesos de Análisis de Riesgo el que, en mi opinión, se adecúa mejor a situaciones como la descrita es el cualitativo, ya que es sencillo y rápido de realizar. Consiste en la evaluación de los riesgos que hemos identificado para priorizarlos de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia que le asignemos y el impacto que esta tendría en nuestra familia. 

Tomando en cuenta estas dos variables podemos construir una matriz en la que podamos categorizar los riesgos desde aquellos que creemos tienen menor probabilidad e impacto hasta los que consideramos con mayores posibilidades de ocurrencia. 

Tomando en cuenta los cuatros riesgos que identificamos anteriormente tendríamos, por ejemplo, algo parecido a esto:

El análisis cualitativo tiene sus desventajas si lo comparamos con el cuantitativo en términos de exactitud, pero, este último necesita que tengamos la posibilidad de calcular probabilidades y magnitudes de impacto, bien sean financieras, de calidad de vida, etc. 

Una vez que hemos identificado y analizado los riesgos el proceso siguiente consiste en Planificar la Respuesta a los Riesgos ¿Qué podemos hacer anticipadamente para evitar, mitigar, transferir o aceptar el impacto de que determinada situación se haga realidad?

Tomemos como ejemplo dos de los riesgos identificados: que se dañen los alimentos que necesitan refrigeración, una medida que podríamos tomar antes de que se presente esta situación, por el corte de energía, podría ser reducir el inventario de alimentos perecederos y/o sustituirlos por no perecederos como enlatados, podríamos también aprender algunas técnicas de conservación de alimentos o tenerlas a mano por si el riesgo se hace realidad. 

Para el riesgo de la suspensión del servicio de agua corriente podríamos comenzar a almacenar agua, adquirir un tanque o recipientes donde esto pueda realizarse con las medidas de seguridad pertinentes, reservar o comprar agua potable y aprender o tener al alcance técnicas de potabilización.

Las medidas que tomemos, no solo dependerán de la probabilidad de ocurrencia y magnitud del impacto del riesgo, también de la cantidad de recursos con la que contamos, por lo que debemos tratar de ser lo más creativos posible para la ideación de estas respuestas. 

El plan de respuestas a los riesgos puede también estar documentado en una hoja de papel, en la que se asignen las responsabilidades que debe cumplir cada miembro de la familia en su ejecución, de esta manera se hace más sencillo gestionar ante posibles eventualidades. 

El sexto proceso es Implementar la Respuesta a los Riesgos que no es más que ponernos manos a la obra y ejecutar el plan que hemos elaborado y el séptimo proceso consiste en el Control o Monitoreo de los Riesgos. Hacer seguimiento de los riesgos identificados y a la ejecución del plan de respuesta, este proceso nos permite identificar nuevos riesgos y nuevas estrategias que poner en práctica como respuestas. 

Como podrán darse cuenta es muy sencillo, post mortem, definir que hubiésemos hecho para que determinada situación no nos hubiese afectado o hubiese tenido un menor impacto en nuestras vidas, así como en los proyectos. Un ejercicio que podemos utilizar para adelantarnos a posibles eventualidades es el análisis pre mortem, preguntémonos ¿Qué cosas pueden pasar y cómo estás afectarían nuestra vida? Involucren en el ejercicio a los miembros de su familia, de esta manera podrán identificar más riesgos y ser más efectivos en su manejo. 

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