Las 10 preguntas que se deben responder cuando formulamos un proyecto

La fase de formulación de proyectos consiste en sistematizar toda la información que se recolectó durante el diagnóstico o fase de identificación y convertirla en un plan operativo, es decir en un conjunto ordenado de pasos, con recursos, duración y costos asociados a cada uno de ellos.

Utilizando el lenguaje de proyectos, en esta etapa determinamos el alcance o trabajo necesario para lograr los objetivos, elaboramos el cronograma de actividades y el presupuesto del proyecto así como el plan para manejar los riesgos que puedan presentarse durante la ejecución. Aunque muchos libros definen la formulación como el simple llenado de un formato, esta fase, en conjunto con la de identificación, es fundamental para el buen desempeño del proyecto y en ellas se invierte por lo general un 25% del monto total del presupuesto.

Una manera sencilla de formular un proyecto es dando respuesta a un conjunto de 10 preguntas, estas están reseñadas en la mayoría de los textos que tratan sobre este tema y aquí se las dejo para que las utilicen como una guía en la planificación y desarrollo de sus iniciativas:

¿Por qué se va a actuar?

Esta pregunta la respondemos haciendo referencia al o a los problemas y/o necesidades que se han identificado y que dan origen al proyecto, por ejemplo, se va a actuar porque existe un conjunto de 1000 personas, en determinada población, que sufren un problema o necesidad específica como un alto índice de analfabetismo, la alta incidencia de una enfermedad o altos niveles de desnutrición infantil, etc. o porque una empresa en particular realizó un estudio de mercado y descubrió una oportunidad de negocio que le permitirá obtener beneficios e introducir un bien o servicio al mercado, mejorando la calidad de vida de los consumidores.

¿Para qué se va actuar?

Aquí nos referimos al objetivo general del proyecto, vamos a actuar para darle solución a los problemas que hemos identificado, por ejemplo, vamos a disminuir los índices de analfabetismo en un 20%, incrementar la escolaridad en niños menores de 12 años en un 15% o mejorar la productividad agrícola en un 10%, en una determinada población en el lapso de un año. En el caso de la empresa, incrementar su participación de mercado un 20% en un año, etc.

¿Qué se va a hacer?

La respuesta a esta pregunta es el listado de los objetivos específicos alrededor de los cuales girará el proyecto, por ejemplo, si nuestro objetivo general es incrementar los niveles de escolaridad entre los niños menores de 12 años en determinado espacio geográfico, podríamos tener objetivos específicos como:

- Construir un centro de educación básica en la comunidad.

- Desarrollar una campaña de concientización de los padres de niños menores de 12 años para que los envíen al colegio.

- Construir vías de acceso que permitan a los niños menores de 12 años, asistir al colegio más cercano a la población.

- Desarrollar un programa educativo, dirigido a niños menores de 12 años en la población, etc.

Viéndolo desde el punto de vista empresarial, si nuestro objetivo general es incrementar nuestra cuota de mercado en un 15%, entre nuestros objetivos específicos podrían estar:

- Producir determinado bien o servicio.

- Desarrollar una campaña de mercadeo y ventas, para introducir al mercado el bien o servicio producido, etc.

¿A quién se dirige la acción?

Esta pregunta la respondemos mencionando a la población objetivo del proyecto, quienes serán impactadas de manera directa por el resultado del mismo (las personas cuyo problema o necesidad será resuelto al cumplirse con el objetivo general), por ejemplo, los niños fuera del sistema educativo en edades comprendidas entre 6 y 12 años, los hombres desempleados en edades comprendidas entre 25 y 40 años, las mujeres pobres con edades comprendidas entre 18 y 25 años, ubicados en determinada zona geográfica, etc. o los consumidores entre 25 y 45 años de productos electrónicos, con altos niveles de ingreso, serían algunas de las posibles respuestas que podríamos dar a esta cuestión.

¿Dónde lo haremos?

La respuesta a esta pregunta es la localización del proyecto. En el caso de una obra por ejemplo, estaríamos hablando de una situación geográfica en particular, como en la comunidad de Caricuao, en la ciudad de Caracas, Venezuela o en la población del Carmen, en el estado La Unión, en El Salvador. Pero, si hablamos de un producto o servicio destinado a los mercados, la localización es un poco más ambigua ya que mercado es cualquier espacio, físico o no, en el que se compren o vendan cosas, podríamos hablar del mercado internacional, del mercado de la ciudad de Caracas, del mercado latinoamericano, del mercado en internet, etc.

¿Cómo lo haremos?

La respuesta es el plan de acción o el conjunto de todas las actividades que debemos realizar y el orden en que las ejecutaremos para alcanzar los objetivos específicos y el objetivo general, por ejemplo, para disminuir el porcentaje de niños menores de 12 años fuera del sistema educativo, decidimos que como uno de los objetivos específicos debemos construir una escuela en la comunidad. Para la construcción debemos realizar un conjunto de actividades que están ordenadas en un plan, se me ocurre, crear las fundaciones de la edificación, realizar el vaciado, levantar las paredes, etc. De esta manera se describe paso a paso lo que debemos hacer para alcanzar el resultado esperado.

¿Cuándo se va a hacer?

Como todo proyecto es finito, esta pregunta se responde con el tiempo que va a durar la intervención en producir los bienes o servicios proyectados, por ejemplo, si el objetivo de nuestro proyecto es la disminución en el porcentaje de niños menores de 12 años fuera del sistema educativo en un 20%, en determinada comunidad en los próximos dos años, esperamos que al culminar este período de tiempo se haya cumplido con este objetivo.

En el caso de que estemos produciendo un bien o servicio en busca de aumentar nuestra posición en el mercado en un 15% en dos años, nuestro proyecto en este período deberá contemplar la planificación, desarrollo e introducción al mercado y venta del bien que hemos generado, para alcanzar el fin propuesto.

El tiempo de duración del proyecto se expresa a través de un cronograma, en el cual se especifica la duración de cada una de las actividades del proyecto y el orden en que estas se irán realizando. La suma de la duración de todas y cada una de las actividades nos dará como resultado la duración de todo el proyecto.

¿Con qué se va a hacer?

Una vez determinada cuales son las actividades que vamos a realizar y la duración de cada una, podemos darle respuesta a esta incógnita, haciendo referencia a los recursos, de toda índole, necesarios para el desarrollo del proyecto.

Cada actividad que debemos realizar está asociada a un conjunto de recursos, por ejemplo para levantar las paredes de la escuela, en un período de tiempo dado, se requerirá de un número determinado de equipos, materiales y personas para que esto se lleve a cabo.

¿Cuánto cuesta?

La respuesta a esta pregunta es el presupuesto del proyecto, cuanto nos va a costar realizar todas y cada una de las actividades para lograr el objetivo general.

Para poder formular el presupuesto debemos haber respondido las tres preguntas anteriores, debemos conocer cuáles son las actividades que vamos a realizar, cuánto duran y qué recursos se necesitan para su desarrollo. Por ejemplo, el levantamiento de las paredes de la escuela dura 6 meses, y para esto necesitamos 10 personas, 3 equipos y 40 ladrillos. Las personas ganaran 100 unidades por cada mes de trabajo, los equipos serán remunerados con 50 unidades por los seis meses de trabajo y los 40 ladrillos tendrán un costo de 200 unidades. El costo de la actividad es entonces = (100 x 10 x 6) + 50 + 200 = 6.250 unidades.

Este procedimiento se realiza con cada una de las actividades del proyecto y los resultados se suman para obtener costo total de la intervención.

¿Con quién contamos?

Esta pregunta está relacionada a los actores o interesados del proyecto, por ejemplo, quiénes pueden financiar el proyecto, quiénes pueden desarrollar las obras del proyecto, quiénes pueden en un momento dado ser afectados por los resultados obtenidos, en el caso de un proyecto privado quiénes son nuestros competidores, quiénes son los reguladores de la actividad o mercado en el que pensamos incursionar, etc.

Responder esta pregunta nos permite desarrollar un plan para el manejo del riego relacionado a las actuaciones de cada uno de los interesados, de manera tal que podamos minimizar la posibilidad de acciones que vayan en contra del logro de los resultados que nos hemos propuesto alcanzar.

Como podemos ver el dar respuesta a estás 10 preguntas nos permite obtener el plan completo de nuestro proyecto, el paso siguiente sería evaluar su factibilidad, pero, eso lo dejaremos para un próximo post.

Nota: Las preguntas fueron tomadas del libro El Ciclo del Proyecto de Cooperación al Desarrollo, de Manuel Gómez y Héctor Sainz, editado por el CIDEAL, en el año 2005. Madrid, España.