En un mundo globalizado los
miembros de un equipo de proyecto no necesariamente tienen que compartir el
mismo espacio físico, incluso existe la posibilidad de que ni siquiera se
encuentren en el mismo país. Esto se ha convertido en un gran reto para los
gerentes que deben manejar este tipo de iniciativas, cuyo desarrollo traspasa
las fronteras nacionales.
Sobre este tema habla un interesante
artículo que leí hace un par de semanas en el blog del PMI, escrito por Dave Wakeman
y titulado “Tres Tips para el Control Remoto” de proyectos. El autor hace énfasis
en las ventajas que han creado los avances tecnológicos y que nos permiten estar
conectados, además de poder acceder a un grupo no restringido geográficamente de
habilidades profesionales.
Haciendo un ejercicio de
imaginación, podemos pensar en un proyecto planificado y controlado en España, para
producir un bien con componentes desarrollados en India, China y Perú, ensamblado
en los Estados Unidos, con una campaña de publicidad realizada en Francia, para
ser comercializado en Alemania.
El autor nos deja entonces tres
consejos para afrontar, con éxito, el reto de manejar un equipo de proyecto que trascienda nuestras fronteras:
1.- Gerenciar en base a resultados: Debemos mantener el foco sobre
los resultados y no en las actividades que se están llevando a cabo. Wakeman
nos invita a asignar tareas que generen un producto, cuyo tiempo de entrega sea
sensible para el proyecto.
De esta manera, explica el autor,
será mucho más sencillo determinar la contribución al proyecto de cada uno de
los miembros del equipo de trabajo, midiéndola en base a los entregables y no a
las actividades. Por otra parte, el utilizar esta metodología para la
asignación de las tareas permite mantener al equipo del proyecto enfocado en
los objetivos y encontrar mejores y más creativas soluciones a los problemas
que se puedan presentar.
2.- Establecer un plan claro de comunicación: Comenta el autor que
tener reglas y mecanismos claros para la comunicación, entre el gerente del
proyecto y los miembros del equipo de trabajo, y respetarlos, permite evitar
que los vacios comunicacionales sean filtrados con especulaciones infundadas y
observaciones que en nada ayudan al logro de los objetivos del proyecto.
Para tal fin Wakeman sugiere como
punto de partida que el gerente de proyecto le comunique a cada uno de los
miembros del equipo, cuándo será el momento exacto en que comenzarán a
comunicarse, eligiendo conjuntamente cuál será el mejor mecanismo para realizar
este intercambio.
Adicionalmente, el gerente de
proyecto puede trabajar con cada uno de los miembros del equipo sobre los
canales más efectivos para comunicarse con él, enriqueciendo de esta manera las
líneas de comunicación y generando las expectativas apropiadas sobre lo
positiva y efectiva que puede ser la comunicación a pesar de la distancia.
3.- Establecer una cadena de mando: El gerente de proyecto debe
aprender a delegar y más si cumple con su rol desde lejos. Como nos comenta
Wakeman, es prácticamente imposible mantener bajo control todos y cada uno de
los aspectos del proyecto, más cuando los miembros del equipo se encuentran en
países y zonas horarias distintas.
Por esta razón es de vital
importancia establecer una cadena de mando para el éxito del proyecto, la cual
según el autor podría estar estructurada como un diagrama de flujo. La cadena
de mando tendrá la función de hacer posible que el proyecto siga adelante
independientemente de que su gerente se encuentre a medio mundo de distancia.
Seguramente existen otros aspectos
a tomar en cuenta para ser exitosos con el manejo de un equipo de trabajo cuyos
miembros estén en diferente partes del mundo, según Wakeman, seguir estos tres
consejos nos facilitarán la tarea de lidiar con ellos. Les dejo el link del
artículo original para quien quiera revisarlo.
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