lunes, 23 de junio de 2014

Tres tips para manejar equipos de proyectos a distancia



En un mundo globalizado los miembros de un equipo de proyecto no necesariamente tienen que compartir el mismo espacio físico, incluso existe la posibilidad de que ni siquiera se encuentren en el mismo país. Esto se ha convertido en un gran reto para los gerentes que deben manejar este tipo de iniciativas, cuyo desarrollo traspasa las fronteras nacionales.

Sobre este tema habla un interesante artículo que leí hace un par de semanas en el blog del PMI, escrito por Dave Wakeman y titulado “Tres Tips para el Control Remoto” de proyectos. El autor hace énfasis en las ventajas que han creado los avances tecnológicos y que nos permiten estar conectados, además de poder acceder a un grupo no restringido geográficamente de habilidades profesionales.

Haciendo un ejercicio de imaginación, podemos pensar en un proyecto planificado y controlado en España, para producir un bien con componentes desarrollados en India, China y Perú, ensamblado en los Estados Unidos, con una campaña de publicidad realizada en Francia, para ser comercializado en Alemania.

El autor nos deja entonces tres consejos para afrontar, con éxito, el reto de manejar un equipo de  proyecto que trascienda nuestras fronteras:

1.- Gerenciar en base a resultados: Debemos mantener el foco sobre los resultados y no en las actividades que se están llevando a cabo. Wakeman nos invita a asignar tareas que generen un producto, cuyo tiempo de entrega sea sensible para el proyecto.

De esta manera, explica el autor, será mucho más sencillo determinar la contribución al proyecto de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, midiéndola en base a los entregables y no a las actividades. Por otra parte, el utilizar esta metodología para la asignación de las tareas permite mantener al equipo del proyecto enfocado en los objetivos y encontrar mejores y más creativas soluciones a los problemas que se puedan presentar.

2.- Establecer un plan claro de comunicación: Comenta el autor que tener reglas y mecanismos claros para la comunicación, entre el gerente del proyecto y los miembros del equipo de trabajo, y respetarlos, permite evitar que los vacios comunicacionales sean filtrados con especulaciones infundadas y observaciones que en nada ayudan al logro de los objetivos del proyecto.

Para tal fin Wakeman sugiere como punto de partida que el gerente de proyecto le comunique a cada uno de los miembros del equipo, cuándo será el momento exacto en que comenzarán a comunicarse, eligiendo conjuntamente cuál será el mejor mecanismo para realizar este intercambio.

Adicionalmente, el gerente de proyecto puede trabajar con cada uno de los miembros del equipo sobre los canales más efectivos para comunicarse con él, enriqueciendo de esta manera las líneas de comunicación y generando las expectativas apropiadas sobre lo positiva y efectiva que puede ser la comunicación a pesar de la distancia.

3.- Establecer una cadena de mando: El gerente de proyecto debe aprender a delegar y más si cumple con su rol desde lejos. Como nos comenta Wakeman, es prácticamente imposible mantener bajo control todos y cada uno de los aspectos del proyecto, más cuando los miembros del equipo se encuentran en países y zonas horarias distintas.

Por esta razón es de vital importancia establecer una cadena de mando para el éxito del proyecto, la cual según el autor podría estar estructurada como un diagrama de flujo. La cadena de mando tendrá la función de hacer posible que el proyecto siga adelante independientemente de que su gerente se encuentre a medio mundo de distancia.


Seguramente existen otros aspectos a tomar en cuenta para ser exitosos con el manejo de un equipo de trabajo cuyos miembros estén en diferente partes del mundo, según Wakeman, seguir estos tres consejos nos facilitarán la tarea de lidiar con ellos. Les dejo el link del artículo original para quien quiera revisarlo.