Los proyectos y la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es el arte de sistematizar y aprovechar el aprendizaje que se genera en la organización, para incorporarlo como un activo en la operación, lo que nos permite mejorar el desempeño y aportar a la consecución de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Seguramente estarán de acuerdo conmigo en que definitivamente los proyectos son una de las fuentes más ricas de conocimiento con las que puede contar cualquier organización, la singularidad de cada iniciativa nos permite aprender sobre una infinidad de cosas como: particularidades del sector en el que estamos trabajando, el carácter humano de los stakeholders y cómo relacionarnos con ellos, nuevas y mejores maneras de hacer las cosas, cómo hacer frente a imprevistos y pare de contar. Para ponerles un ejemplo basado en mi experiencia, en el último año he aprendido mucho sobre planificación educativa, educación a distancia, trabajar con jóvenes y he incorporado a mi banco de memoria conceptos como “gamificación” y hasta sé un poco del uso de los colores para el diseño gráfico, nada mal para un economista de formación.

En mi opinión, la gestión del conocimiento de un proyecto es un proyecto en sí misma. A pesar de que existen buenas prácticas para el registro, análisis y uso de las lecciones aprendidas por parte del equipo de proyecto, muchas veces esto se convierte en una carga de trabajo extra que no contribuye directamente con el logro de los objetivos, por lo que es dejada de lado quedándose el aprendizaje en la esfera individual y desaprovechándose todo su potencial.

¿Cómo gestionamos el conocimiento de un proyecto dentro de nuestra organización? aquí les dejo algunos pasos como recomendación:

1.- Planifiquemos: como en todo proyecto debemos tomarnos un tiempo para pensar y determinar cuál es el objetivo que perseguimos, qué actividades debemos realizar, qué medios utilizaremos para ejecutarlas, quiénes serán los responsables, cuándo las ejecutaremos, cuánto nos costará, quienes serán nuestros enlaces en el proyecto al que le haremos seguimiento, cómo sistematizaremos la información recolectada, con quién la compartiremos y que medios utilizaremos para ello, entre otras cosas.

De esta manera podemos contar con un plan racional que nos permita desarrollar una gestión del conocimiento efectiva y eficiente.

2.- Ejecutemos: Para recolectar la información o las lecciones que se generan en un proyecto podemos utilizar la observación, entrevistas, focus group con los miembros del equipo de trabajo o simplemente conversar con ellos de manera informal. Para la documentación, se puede registrar la información de manera escrita, en audio o en video, de manera tal que podamos contar con evidencia que luego pueda ser compartida.

3.- Analicemos: Registrar todas las incidencias de un proyecto es prácticamente imposible, y aunque de todo podemos aprender, algunas experiencias tienen mayor relevancia que otras. Como nuestros recursos son escasos, nos veremos en la necesidad  de desarrollar una especie de “cartera de aprendizajes” en la que, a través del análisis, incluyamos aquellos que aportan mayor valor a la organización, dejando de lado la información poco relevante.

4.- Compartamos: Hace un tiempo leí que cuando queremos compartir información no la enviamos por correo, utilizamos alguna herramienta colaborativa como google drive, box, dropbox, slack, entre otras.  

Es importante que elijamos la herramienta correcta de acuerdo con las personas con las que compartiremos los aprendizajes del proyecto. En mi caso y en la organización en la que colaboro en la actualidad solemos compartir la información con todos, a través de una de estas herramientas, de esta manera está a disposición de quién la necesite, los miembros del equipo se empoderan y la organización se ve beneficiada.

Si se preguntan ¿si no es un riesgo compartir la información con todos en la organización?Ciertamente lo es, pero, más riesgoso es no poder generar más aprendizaje a partir de estas lecciones y, al menos que se trate de un secreto estratégico, seguramente en la red podremos encontrar información similar.

También pueden preguntarse por el costo de oportunidad de asignar recursos solo para registrar, analizar e incorporar la información que se produce en un proyecto. En la era del conocimiento y la colaboración les puedo asegurar que la relación costo – beneficio definitivamente es positiva, es mucho más costoso dejar que el aprendizaje se quede solo en los individuos y no sea aprovechado por la organización.