domingo, 19 de junio de 2016

Proyectos ejecutados en alianza, cómo formar parte


Vivimos en un mundo dinámico en el que los actores se comportan de manera estratégica para ceder lo menos posible y mantener sus cuotas de poder, solo tenemos que pasearnos por las noticias sobre lo que ocurre diariamente para tener una gran cantidad de ejemplos de lo que los especialistas llaman la “realpolitik”. Los proyectos, que podemos considerarlos como pequeñas representaciones de las relaciones humanas, no escapan a esta realidad, sobre todo cuando estos son desarrollados por una coalición de “aliados”.
Aunque las alianzas estratégicas parten del supuesto teórico de la alineación entre todos los actores hacia la consecución de un objetivo común y el establecimiento de relaciones de mutuo beneficio, en la realidad puede que los intereses individuales o de grupo y las agendas ocultas se impongan, minando el camino hacia la construcción colectiva y afectando seriamente a la iniciativa.
Esta situación puede evidenciarse cuando entra un nuevo aliado al proyecto y los actores ya posicionados sienten amenazadas sus cuotas de control o poder, bien sea sobre los procesos de toma de decisión, el reconocimiento o los beneficios financieros. A pesar de que seguramente todos estamos racionalmente convencidos de que a través de la cooperación somos capaces de lograr mejores resultados, nuestro espíritu individualista puede hacer acto de presencia e imponerse nuestro carácter menos racional.
¿Cómo debemos comportarnos si somos ese nuevo aliado que entra a participar en el proyecto, en función de promover la colaboración, el ganar – ganar y obtener el mejor resultado posible para la iniciativa?  Les comento algunos tips de mi experiencia personal y profesional:

1.- Ser humildes y reconocer el trabajo realizado por los otros actores: entrar a formar parte de una alianza ya constituida, tratando de imponer nuestro criterio definitivamente es comenzar con el pie izquierdo.

No se trata tampoco de transigir ante el resto de los actores, por el contrario debemos ser firmes con nuestros planteamientos e ideas, pero, sin dejar que el ego nos tienda una trampa para tratar de convencer al resto de que tenemos la razón y ellos están equivocados.
Poniendo nuestras propuestas sobre la mesa, sin tratar de avasallar a nadie, mostramos respeto por el esfuerzo realizado por los antiguos aliados y creamos un ambiente para la discusión constructiva, en pos de engranarnos en el equipo.
2.- Estar abiertos a la discusión de nuestras ideas: por ser los más nuevos, seguramente nuestras ideas estarán expuestas a la crítica, a veces sin ningún tipo de fundamento, recordemos que los actores más antiguos tratarán de defender sus posiciones y se resistirán a cualquier cosa que les parezca un cambio.
La estrategia que podemos utilizar en este caso es la de presentar nuestras ideas y propuestas de la manera más fundamentada posible, mostrando de manera clara los beneficios que estas podrían significar para el proyecto y para cada uno de los miembros de la alianza. Debemos estar abiertos a la crítica y a partir de ella encontrar caminos para que nuestras ideas complementen y sean complementadas por las del resto de los actores y podamos construir de manera colectiva.
Tengamos siempre en mente que nuestro objetivo es formar parte del grupo y aportar a la consecución de los objetivos del proyecto.
3.- Seamos respetuosos con la ideas del resto: Muy relacionado con el punto anterior, estemos dispuesto a escuchar las ideas del resto de los aliados y a pesar de que no coincidan con las nuestras, evitar descalificarlas y buscar maneras para construir a partir de ellas.
4.- Colaborar: un proyecto puede dar paso a una infinidad de oportunidades para colaborar con los otros aliados, aunque sea en actividades que no nos corresponden.
Si contamos con los recursos para hacerlo la colaboración nos ayudará a construir relaciones de confianza con el resto de los aliados, sabrán que más allá de nuestras responsabilidades, siempre estaremos dispuestos a tender una mano en función de que el trabajo se haga, se haga bien y el proyecto cumpla con sus objetivos.
Seamos siempre estratégicos a la hora de entrar a formar parte de una alianza para la ejecución de un proyecto, nuestros objetivos son ser parte del grupo, desarrollar una relación de confianza con el resto de los aliados y aportar al logro del proyecto. No caigamos en el error de considerar que estamos en una competencia para imponer voluntades, ni posiciones de poder, enfoquémonos en cuidar la relación para que sea provechosa para todos y de largo plazo.

domingo, 5 de junio de 2016

Los proyectos y la gestión del conocimiento




La gestión del conocimiento es el arte de sistematizar y aprovechar el aprendizaje que se genera en la organización, para incorporarlo como un activo en la operación, lo que nos permite mejorar el desempeño y aportar a la consecución de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Seguramente estarán de acuerdo conmigo en que definitivamente los proyectos son una de las fuentes más ricas de conocimiento con las que puede contar cualquier organización, la singularidad de cada iniciativa nos permite aprender sobre una infinidad de cosas como: particularidades del sector en el que estamos trabajando, el carácter humano de los stakeholders y cómo relacionarnos con ellos, nuevas y mejores maneras de hacer las cosas, cómo hacer frente a imprevistos y pare de contar. Para ponerles un ejemplo basado en mi experiencia, en el último año he aprendido mucho sobre planificación educativa, educación a distancia, trabajar con jóvenes y he incorporado a mi banco de memoria conceptos como “gamificación” y hasta sé un poco del uso de los colores para el diseño gráfico, nada mal para un economista de formación.
En mi opinión, la gestión del conocimiento de un proyecto es un proyecto en sí misma. A pesar de que existen buenas prácticas para el registro, análisis y uso de las lecciones aprendidas por parte del equipo de proyecto, muchas veces esto se convierte en una carga de trabajo extra que no contribuye directamente con el logro de los objetivos, por lo que es dejada de lado quedándose el aprendizaje en la esfera individual y desaprovechándose todo su potencial.
¿Cómo gestionamos el conocimiento de un proyecto dentro de nuestra organización? aquí les dejo algunos pasos como recomendación:
1.- Planifiquemos: como en todo proyecto debemos tomarnos un tiempo para pensar y determinar cuál es el objetivo que perseguimos, qué actividades debemos realizar, qué medios utilizaremos para ejecutarlas, quiénes serán los responsables, cuándo las ejecutaremos, cuánto nos costará, quienes serán nuestros enlaces en el proyecto al que le haremos seguimiento, cómo sistematizaremos la información recolectada, con quién la compartiremos y que medios utilizaremos para ello, entre otras cosas.
De esta manera podemos contar con un plan racional que nos permita desarrollar una gestión del conocimiento efectiva y eficiente.
2.- Ejecutemos: Para recolectar la información o las lecciones que se generan en un proyecto podemos utilizar la observación, entrevistas, focus group con los miembros del equipo de trabajo o simplemente conversar con ellos de manera informal. Para la documentación, se puede registrar la información de manera escrita, en audio o en video, de manera tal que podamos contar con evidencia que luego pueda ser compartida.
3.- Analicemos: Registrar todas las incidencias de un proyecto es prácticamente imposible, y aunque de todo podemos aprender, algunas experiencias tienen mayor relevancia que otras. Como nuestros recursos son escasos, nos veremos en la necesidad  de desarrollar una especie de “cartera de aprendizajes” en la que, a través del análisis, incluyamos aquellos que aportan mayor valor a la organización, dejando de lado la información poco relevante.
4.- Compartamos: Hace un tiempo leí que cuando queremos compartir información no la enviamos por correo, utilizamos alguna herramienta colaborativa como google drive, box, dropbox, slack, entre otras.  
Es importante que elijamos la herramienta correcta de acuerdo con las personas con las que compartiremos los aprendizajes del proyecto. En mi caso y en la organización en la que colaboro en la actualidad solemos compartir la información con todos, a través de una de estas herramientas, de esta manera está a disposición de quién la necesite, los miembros del equipo se empoderan y la organización se ve beneficiada.
Si se preguntan ¿si no es un riesgo compartir la información con todos en la organización?Ciertamente lo es, pero, más riesgoso es no poder generar más aprendizaje a partir de estas lecciones y, al menos que se trate de un secreto estratégico, seguramente en la red podremos encontrar información similar.
También pueden preguntarse por el costo de oportunidad de asignar recursos solo para registrar, analizar e incorporar la información que se produce en un proyecto. En la era del conocimiento y la colaboración les puedo asegurar que la relación costo – beneficio definitivamente es positiva, es mucho más costoso dejar que el aprendizaje se quede solo en los individuos y no sea aprovechado por la organización.