miércoles, 8 de febrero de 2012

La negociación, parte integral de la gerencia de proyectos

En el artículo La gerencia de proyectos un asunto de liderazgo comentamos sobre la importancia de que el líder de un proyecto se convierta en un factor de integración dentro del equipo de trabajo y tenga la capacidad de manejar eficientemente los conflictos que se presentarán a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Para poder cumplir con estas funciones y establecer acuerdos con todos los actores, internos y externos, el gerente de proyectos debe desempeñarse como un buen negociador, capaz de alinear los intereses de todos los participantes en pro del alcance de los objetivos.

Según comenta Luís Enrique Palacios en su libro Gerencia de proyectos un enfoque latino, la gerencia de proyectos debe preparar la negociación a través del análisis exhaustivo de las partes que participarán en esta así como de su naturaleza. Para tal fin es necesario que se establezcan inicialmente cuáles son los objetivos, beneficios, las fortalezas y hasta dónde es capaz de llegar la gerencia de proyectos en el proceso negociador.

De la misma manera será importante conocer estos elementos referidos a la contraparte y el escenario donde se desenvolverá el proceso de negociación, las reglas de juego, el tiempo de duración del proceso, etc. Toda esta información le permitirá al equipo de la gerencia establecer una estrategia cónsona con el logro de los objetivos plateados para la negociación, que deben estar alineados a los del proyecto.

Para iniciar la negociación el equipo o profesional que participe debe tener claro hacia dónde va (objetivo de la negociación) y el camino para llegar allí (la estrategia), la cual será más efectiva a medida que se haya manejado mayor cantidad de información en la etapa previa de análisis y preparación.

Las estrategias para la negociación

Las estrategias de negociación podemos clasificarlas en tres tipos según la naturaleza de sus resultados:

- Negociación de suma positiva: donde ambas partes ganan algo o quedan satisfechas con el resultado del proceso, conocida popularmente como ganar – ganar y en la que la cooperación entre las partes juega un papel fundamental para alcanzar un acuerdo.

- Negociación de suma cero: en este tipo de negociaciones hay un perdedor y un ganador, la resolución del proceso necesariamente implica la transferencia de beneficio entre las partes negociadoras.

- Negociación de suma negativa: donde ambas partes pierden, es el tipo de negociaciones donde se toman posiciones irreconciliables.

Los tipos de negociadores

La inclinación hacia dos elementos, el resultado o las personas, nos permiten caracterizar a los profesionales que se dedican a la negociación. Aquellos negociadores orientados al resultado son personas con un alto nivel de autoconfianza que harán todo lo posible por alcanzar el objetivo de la negociación a cualquier costo.

Estos negociadores se caracterizan además por ser intimidantes, presionar y utilizar su posición de poder, no están interesados en las relaciones interpersonales y son muy efectivos para negociaciones puntuales pero no para establecer relaciones de largo plazo con las contrapartes.

Por el contrario el negociador orientado a las personas superpone el logro de una buena relación con la contraparte al de los objetivos de la negociación, llegando al punto de ceder antes de entrar en conflicto.

El estilo de negociación de estas personas se basa en la colaboración, no utilizan tácticas para presionar al oponente y establecen claramente cuales son sus objetivos proveyendo a la contraparte de toda la información que posee.

En la realidad los negociadores se pasean entre estas dos tipologías extremas de acuerdo a la situación a la que se estén enfrentando.

Tips para la negociación eficiente


Para poder lograr los resultados esperados en un proceso de negociación el primer paso es, como comentamos inicialmente, la preparación. En esta etapa debemos recopilar y analizar toda la información relevante sobre las partes negociadoras y establecer cual será nuestra estrategia. Podríamos utilizar una matriz para ordenar y comparar la información como la que sigue a continuación:


En ella podemos ordenar los objetivos que cada uno quiere alcanzar, los límites de la negociación o valores mínimos y máximos entre los que se puede negociar, en este punto podemos utilizar el ejemplo de la venta de un auto donde el vendedor estará dispuesto a recibir una cantidad de dinero entre 10.000 y 5.000 unidades monetarias, lo que le permite tener un horizonte de negociación entre estos dos extremos. Y por último la identificación de la estrategia que es resultado de la observación que hagamos del comportamiento de las partes en procesos pasados.

El manejo de esta información nos permitirá establecer una estrategia para la nueva negociación, elegir a los negociadores adecuados, el espacio físico donde se realizará el proceso, etc. Es importante entender, que aunque las negociaciones suelen asumirse como un enfrentamiento, los participantes deben separar a las personas de los asuntos tratados en el proceso.

La clave para alcanzar los objetivos en una negociación está en la capacidad que tengamos como equipo, basados en toda la información disponible, de ponernos en los zapatos de la contraparte y poder anticipar su estrategia, de esta forma podremos establecer un curso de acción efectivo y eficiente hacia el logro de los resultados que nos hemos planteado.

Bibliografía consultada:

Libro: Gerencia de proyectos un enfoque latino, escrito por Luis Enrique Palacios.

Libro: Toward Multidimensional Values in Teaching: The Example of Conflict Behaviors, escrito por K. W. Thomas.