Mi primera conversación del 2015
la sostuve con un muy buen amigo que es piloto de aeronaves, entre otros temas
estuvimos hablando un largo rato sobre los accidentes aéreos. Según él, un gran
porcentaje de estas tragedias se deben a “la prisa o apuro por llegar”, un
fenómeno que afecta a la tripulación bien sea relajándola hasta el punto de
omitir procedimientos que pueden considerar innecesarios (pero que no lo son) o
estresándola con el cambio, a última hora, del plan de vuelo con la finalidad
de arribar más rápido al destino.
Por supuesto, no pude dejar de
establecer una analogía con la gestión de proyectos e identificar mentalmente algunos
factores y situaciones que podrían llevarnos a apresurar el trabajo, poniendo
en riesgo el logro de los objetivos:
- La premura por actuar y desestimar la planificación es un caso
clásico de “la prisa por llegar”. Al no tomarnos el tiempo necesario para
planificar el proyecto podemos obviar elementos fundamentales para su éxito, fallando
en la definición del alcance, la estimación del tiempo, los recursos y los
costos, la identificación de riesgos.....
- En el desarrollo de proyectos
sociales las ganas de ofrecer una solución rápida a las necesidades puede
llevarnos a saltar el paso importantísimo
de consultar a los afectados
sobre sus problemas, inquietudes e intereses, lo que definitivamente significará
el fracaso de la iniciativa al no conseguir que esta sea sostenible.
- Cuando identificamos una idea de
negocio, podemos tener la seguridad de que alguien más lo ha hecho, esto podría
empujarnos a acelerar los procesos,
con la finalidad de tratar de apoderarnos de un nicho de mercado.
- Existen organizaciones cuyas
prioridades cambian constantemente y en las que el “lo quiero para ayer” parece ser lo único invariable. Esto obliga a
la re-planificación, a saltarse procedimientos y a sobre cargar a los equipos
de trabajo/proyecto.
- Es común, sobre todo en proyectos
muy largos que el agotamiento,
físico y mental, afecte el desempeño del recurso humano. Haciendo que este
cometa errores u omita pasos importantes para la buena culminación del trabajo.
- La rutina también podría jugar un papel importante a la hora de
tratar de acelerar el fin del proyecto. Quienes trabajamos en estas iniciativas
estamos acostumbrados al cambio y el involucrarnos en proyectos de largo
aliento podría en un momento dado desincentivarnos y llevarnos a buscar algún
atajo.
- En mercados laborales restringidos, donde los profesionales son
contratados por proyectos y los salarios son bajos, existen incentivos para
que el recurso humano busque maximizar su tiempo en post de una mayor remuneración
anual, lo que sería una razón para tratar de culminar su trabajo, en
determinado proyecto, lo más rápido posible y poder asumir un nuevo contrato.
- El cambio de parecer del cliente en cuanto a los tiempos de entrega
podría ser también un factor que sobre cargue de trabajo al equipo del proyecto
y lo lleve a cometer errores por tratar de cumplir con las nuevas exigencias.
Al igual que el vuelo de una
aeronave, el desarrollo del proyecto
está rodeado de riesgos y estos se incrementan cuando por determinada razón
nos salimos de la planificación para tratar de llegar más rápido. ¿Qué podemos hacer entonces para no caer en esta trampa?
Tomarnos el tiempo para planificar, aunque muchos prefieren la
acción ya hemos comentado con anterioridad la importancia que tiene tomarse el
tiempo necesario para pensar y planificar el proyecto. No en vano se invierte
el +- 25% de los recursos en esta fase del ciclo de vida.
Si ya tenemos un plan no lo
cambiemos a última hora solo por un impulso, del apuro solo queda el cansancio y es mejor asegurar el resultado
siguiendo todos los pasos que ya hemos estipulado. Para algo nos sentamos a
planificar.
No desestimemos pasos importantes, la literatura sobre buenas
prácticas en la gestión de proyectos es bastante amplia y accesible, recurramos
a ella para no dejar por fuera elementos determinantes para su éxito.
Una oportunidad de mercado lo
será siempre y cuando la abordemos de una manera correcta. No siempre el primero en llegar es el mejor, en la premura por
hacernos de un nicho de mercado podemos dejar de lado características del
producto deseables para el consumidor y terminar siendo superados por la
competencia.
Es importante que el equipo de proyecto se mantenga motivado,
independientemente de lo larga que sea la iniciativa, permitir que tengan
períodos de descanso, no sobre cargarlos de trabajo con re-planificaciones de
última hora, gestionar el proyecto de manera que vaya mostrando resultados
tangibles en el mediano plazo, crear un ambiente alejado de la rutina y proveer
buenas condiciones salariales, son algunas de las ideas para tratar de evitar
el fenómeno del “apuro por llegar”.
En cuanto al compromiso con los stakeholders, tanto internos como
externos, estos deben ser firmes y no estar sujetos a caprichos ni exigencias que no estén
estipulados en un contrato.
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