domingo, 17 de mayo de 2015

Un nuevo proyecto, conceptualizando una PMO



Actualmente me encuentro trabajando (y aprendiendo) como consultor en un proyecto inédito en mi carrera profesional, soy el responsable de la conceptualización y puesta en marcha de una oficina de proyectos, o PMO por sus siglas en inglés, para una pequeña organización.

Esta nueva experiencia, además de ser un reto personal y profesional, me ha reafirmado la importancia que tiene para toda organización que quiera trascender en el tiempo, independientemente de su tamaño, aplicar metodologías profesionales en todo lo concerniente a la gestión de proyectos.

La organización en cuestión tiene un poco más de 10 años de funcionamiento y se encuentra en pleno proceso de reestructuración, en función de lograr sostenibilidad y un mayor impacto en el largo plazo. Su actividad principal es la formulación y gestión de proyectos de desarrollo, financiados por terceros. 

El proceso de consultoría comenzó, involucrándome con la organización, conversando con sus miembros, entendiendo el momento histórico que atraviesa, conociendo la forma en que se hace el trabajo y en particular indagando en la manera en que se han formulado y gestionado los proyectos y los resultados que se han obtenido, para identificar las necesidades.

Los hallazgos en lo referente a estos dos últimos puntos fueron los siguientes:

-No puede establecerse claramente una correlación entre los proyectos que desarrolla la organización y su plan estratégico, lo que entre otras cosa imposibilita conocer si estas iniciativas realmente aportan a la visión de largo plazo.

-No se aplica una metodología uniforme en la formulación, evaluación y gestión de proyecto. Como consecuencia los proyectos se diseñan con un bajo nivel de detalle, que no permite visualizar todo el trabajo que debe ser realizado, los entregables, estimar recursos, tiempos, establecer responsables y mucho menos determinar costos.

-Este bajo grado de planificación expone a los proyectos y al equipo de trabajo a un alto nivel de incertidumbre, las actividades ocultas en un alcance definido a grandes rasgos se convierte en urgencias, no se sabe qué hay que hacer, ni cómo y menos cuándo, reina el estrés y la desmotivación.

-Dado esto, no podemos hablar de un plan de seguimiento y control del proyecto, por lo que se han hecho comunes las desviaciones de tiempo y costo y es imposible medir si las iniciativas realmente generan el impacto esperado.

Este contexto fue la excusa perfecta para proponer la creación de una oficina de proyectos y embarcarme en esta labor, en la búsqueda de contribuir con la creación de un centro de responsabilidad que permita que la organización:

-Identifique áreas estratégicas para el desarrollo de proyectos

-Asegure que todos sus proyectos estén alineados a su plan estratégico y se pueda medir el aporte de cada uno al logro de la visión

-Estructure y maneje una cartera de proyectos para hacer más eficiente el uso de sus recursos y diversificar las fuentes de ingreso

-Estandarice los procesos relacionados con la formulación, evaluación y gestión de los proyectos

-Haga seguimiento y control efectivo de la gestión de los proyectos

-Facilite y apoye la gestión de los gerentes de proyectos

Una vez que identificamos la necesidad de contar con una oficina de proyectos y establecimos los elementos que justifican su existencia, el siguiente paso ha sido comenzar a diseñar la estructura, a la medida de la organización. Esta fase que hemos denominado conceptualización ha consistido en documentar la justificación, funciones y los procesos a través de los cuales funcionará la PMO.

La introducción de una oficina de proyectos y de una nueva manera para hacer las cosas definitivamente significa un cambio en la cultura organizacional y lo más probable es que haya cierta resistencia. En mi opinión, no podemos pasar por ejemplo de una planificación laxa a una estrictamente apegada a las buenas prácticas de manera inmediata, es un proceso que debe ser desarrollado gradualmente y con la participación de los miembros de la organización.  

Como estrategia para incentivar el cambio, tomamos un proyecto que está en ejecución y reformulamos su alcance, le asignamos recursos, responsables y hemos ido poco a poco ejecutando actividades que no estaban previstas en el alcance original, pero, eran necesarias para lograr los objetivos. De esta manera los miembros de la organización han participado activamente en la introducción de nuevos procedimientos, entendiendo la importancia de gestionar los proyectos de una manera más profesional. Adicionalmente hemos establecido un par de horas en la semana para revisar los avances del proyecto con su coordinador e ir solventando los cuellos de botella que se vayan presentando durante la ejecución.

Una vez terminada esta primera fase de conceptualización, les comento cómo nos terminó de ir y cómo hicimos para poner en marcha la oficina. Si quieren dejar algún comentario o conesejo para esta tarea que estoy emprendiendo será bienvenido, saludos a todos.