Liderar o gerenciar proyectos es en gran medida una labor de
comunicación, me atrevería a asegurar, sin
base estadística, que el éxito de un líder o gerente, y como consecuencia
del proyecto, está directamente
correlacionada con el grado en que este domine sus competencias
conversacionales.
Rafael Echeverría, en su libro Ontología del Lenguaje,
menciona los cinco actos lingüísticos fundamentales,
la afirmación, la declaración, la promesa y sus dos movimientos lingüísticos,
la petición y la oferta. En mi opinión, todo aquel profesional de proyectos que
aspire a que las iniciativas que lidera logren los objetivos de manera
consistente, debe desarrollar o fortalecer sus competencias para prometer, pedir y ofrecer.
Según Echeverría, la posibilidad de que los seres humanos coordinemos acciones con otros para el
logro de resultados, que por sí solos nos serían inalcanzables, reside en
nuestra capacidad de hacer promesas.
Prometer consiste en comprometernos a ejecutar una acción futura y hacerlo,
permitiendo el desarrollo de un conjunto sucesivo de acciones, seguro esto
último les resulta familiar.
En el acto de prometer intervienen un orador, quien promete,
un oyente que recibe la promesa, unas condiciones de satisfacción y un lapso de
tiempo. Cuando se hace una petición se
espera que sea el oyente quien cumpla con la promesa, supongamos por un
momento que le solicitamos a alguno de los miembros de nuestro equipo de
gestión de proyectos que realice determinada actividad, especificando el
resultado esperado y el tiempo de entrega, como líderes esperamos que nuestro
colaborador cumpla con la asignación. Por otro lado, cuando hacemos una oferta
somos nosotros los que debemos cumplir
con la promesa, por ejemplo, podríamos estar acordando con nuestro cliente
la entrega de determinadas funcionalidades de una aplicación tecnológica en
determinado momento y este espera que cumplamos con lo que estamos ofreciendo.
Para que la promesa, bien sea una petición o una oferta, se complete es necesario que quien la recibe la acepte, es decir que
nuestro colaborador acuerde con nosotros la entrega y/o nuestro cliente este de
acuerdo con lo que le hemos ofrecido. Adicionalmente, y no menos importante, la
promesa se materializa con la acción
y la entrega de lo prometido, si incumplimos con las características acordadas
y/o con los lapsos de entrega se verá afectada la confianza y ya hemos conversado bastante sobre la importancia de
esta en la gestión de proyectos.
¿Cuáles son las
competencias necesarias para que, como líderes de proyectos, hagamos promesas
efectivas?
La primera competencia que debemos desarrollar es la capacidad de pedir y ofrecer. Muchos
de nosotros no sabemos cómo hacerlo, imaginemos a un gerente de
proyectos incapaz de pedir algo a su equipo, terminará sobre cargado de trabajo y seguramente resentido con sus colaboradores al esperar
que estos, de alguna manera mágica, adivinen que necesita ayuda.
O un líder de proyectos incapaz de ofrecer alternativas a un cliente, el patrocinador del proyecto o a
la dirección de la organización para la resolución de determinado problema, dejando ocultas sus potencialidades
profesionales, las de su equipo y tal vez el espacio para alcanzar los
objetivos propuestos de una manera más efectiva y eficiente.
La segunda competencia tiene que ver con nuestra capacidad de aceptar o rehusar pedidos. Saber
decir sí o no ante las demandas de determinado stakeholder es vital para el
buen desempeño de un proyecto. Supongamos que la dirección de la
organización nos pide que el producto del proyecto que lideramos esté listo
para salir al mercado un mes antes de lo que sabemos factible o que recortemos
el presupuesto manteniendo el estándar de calidad planificado ¿qué le respondemos? Muchas veces
terminamos arriesgando el proyecto, nuestra reputación y la del equipo por no saber negarnos ante un pedido de nuestros
clientes o directores y prometer lo que sabemos no podremos cumplir, no nos gusta parecer negativos o poco
competentes y nos sumergimos en problemas peores.
La tercera competencia está relacionada a nuestra capacidad
para hacer pedidos y ofertas claras,
especificando las condiciones de satisfacción a nuestro interlocutor. Si por
ejemplo estamos liderando a un equipo cuyos miembros son jóvenes que se inician
en el mundo de proyectos, lo más probable es que tengamos que indicarles detalladamente qué es lo que
esperamos de su trabajo para estar conformes. De igual forma debemos estar en
la capacidad de comunicarle al cliente cuáles serán las características y
especificaciones del producto o servicio que recibirá, basados en sus necesidades y expectativas, para que este lo valide.
Por último, la cuarta competencia tiene que ver con la necesidad
de que nuestros pedidos u ofertas estén asociados
a un período de tiempo. No podemos pedir algo a algún colaborador sin
indicarle para cuándo lo queremos, dejando a su criterio la entrega pudiendo afectar el cronograma del proyecto.
De la misma manera, no podemos ofrecer algo a un cliente sin especificarle
cuándo lo recibirá.
Es importante que los líderes o gerentes de proyectos
observemos cómo están nuestras competencias a la hora de hacer promesas, una de
las bases de la buena gestión de proyectos es nuestra capacidad de relacionarnos con todos los involucrados y coordinar el
tránsito conjunto hacia el logro del objetivo, sino sabemos pedir ni
ofrecer esta labor nos será cuesta arriba.
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