¡Hey gerente de proyecto! ¿Cómo estás utilizando tu tiempo?

 

Una de las competencias con que debe contar un gerente o líder de proyectos para poder cumplir con su rol de manera efectiva, eficiente y sostenible, es la capacidad para delegar tareas entre sus colaboradores. Sin esta, el profesional seguramente terminará haciendo micromanagement, sobre cargado de trabajo y agotado.

Delegar se fundamenta en la confianza, que como líderes de un equipo, tengamos en que, quienes nos acompañan, cuentan con el conocimiento, las habilidades y la disposición para hacer el mejor trabajo posible y lograr los resultados esperados. Por otra parte, delegando es que permitimos que quienes integran el equipo asuman responsabilidades, se sientan parte y crezcan, como personas y profesionales.

Esta no es una tarea sencilla, muchas veces caemos en la trampa de pensar que somos imprescindibles y terminamos sintiendo el agobio de creer que “si no estamos nosotros nada se hará bien”. Delegar nos permite hacer un mejor uso de nuestro tiempo y abocarlo a aquellas actividades que agreguen mayor valor, para descubrir cómo estamos haciendo esto último, Susanne Madsen, en su libro The Project Management Coaching Workbook, nos invita a realizar el siguiente ejercicio:  

1.- Hacer una tormenta de ideas de todas aquellas tareas y actividades que, en nuestra experiencia, formen parte de nuestro trabajo como gerentes o líderes de proyectos.

2.- Cada una  de las actividades o tareas que hemos identificado las colocamos en la columna del extremo izquierdo de una tabla como la  siguiente.

3.- Luego en la columna siguiente, correspondiente al valor que cada actividad o tarea aporta al proyecto, comenzamos a calificar cada una de estas, utilizando los grados de alto, medio y bajo.

4.- Repetimos el procedimiento con la siguiente columna, correspondiente al disfrute personal que sentimos al realizar la actividad.

5.- En la cuarta columna colocamos el número de horas que dedicamos a cada una de las actividades identificadas, semanalmente.

Luego que hemos llenado la tabla, comparamos los resultados obtenidos y comenzamos el análisis, identificando cómo estamos utilizando nuestro tiempo en la gestión del proyecto.  Podemos preguntarnos por ejemplo:

¿Cuáles son las actividades de alto valor en las que debemos invertir una mayor cantidad de tiempo? ¿Lo estamos haciendo o nos dedicamos a actividades de bajo valor pero que disfrutamos hacer? ¿Cuáles son esas actividades de alto valor que no disfrutamos realizar y si podemos hacerlas más agradables o delegarlas sin poner en riesgo el resultado del proyecto? Etc.

Partiendo de este ejercicio, podemos dar un uso más eficiente a ese recurso escaso que es nuestro tiempo y dedicarnos a dirigir y acompañar al equipo y a todas aquellas otras actividades de alto impacto en el proyecto.

Madsen comparte una frase que me gustó y aquí se las dejo: “Hacer muy bien una cosa que no necesita ser hecha, es un pobre uso del tiempo” y este no se recupera.

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Un verdadero súper poder del líder de proyectos: la pregunta

Muchos creen que el gerente de proyectos es una especie de súper héroe, este no solo debe manejar a la perfección la metodología, contar con las herramientas y las técnicas para que el trabajo se realice en el tiempo, con la calidad y dentro de los costos, ser capaz de motivar e impulsar al equipo para que transite en una misma dirección, hacia el objetivo propuesto, y adicionalmente poseer todas las respuestas y las soluciones a las preguntas y problemas que se puedan presentar durante la ejecución.

En efecto, los líderes de proyectos son profesionales excepcionales, orientados a hacer que las cosas pasen para lograr una transformación. Sin embargo, la realidad se aleja mucho de esa percepción de súper poderosos, que muchas veces lleva, tanto a los gerentes como a las organizaciones, a mal entender el rol. Como consecuencia terminamos con “líderes” de proyectos sobre cargados de trabajo, incapaces de delegar y dedicados al micro – management, en detrimento tanto del proyecto como del equipo.

Detrás de todo “súper héroe” de proyectos de este tipo, seguramente tendremos no solo a un profesional desgastado por un alto nivel de estrés, sino que además a un equipo desmotivado, desvinculado del proyecto y desaprovecharemos como líderes el gran cúmulo de conocimiento, experiencia y ganas de aportar que seguramente tiene cada uno de nuestros colaboradores.

Afortunadamente, contamos para el liderazgo de proyectos con una herramienta que definitivamente sí es un súper poder, que nos permite romper con este tipo de dinámicas, empoderando a los miembros de nuestro equipo de trabajo a través de la participación y el compromiso. Esta herramienta no es otra que la pregunta.

Ya en otras oportunidades hemos conversado en este blog sobre la importancia de preguntar para no suponer, sobre todo cuando de levantar los requerimientos del proyecto se trata o de cómo a través de la respuesta a un conjunto de cuestiones podemos formular un proyecto. ¿Cómo podemos hacer uso de la pregunta para empoderar y fomentar el crecimiento personal y profesional de nuestro equipo?

Podemos comenzar identificando en qué momentos durante el desarrollo del proyecto podemos usar esta herramienta. Por ejemplo, durante la definición del alcance, consultando a los miembros de nuestro equipo sobre cuáles creen que son los entregables, las actividades y las tareas necesarias para que podamos cumplir con los objetivos del proyecto. Podemos usar la pregunta para conocer la opinión sobre las duraciones, recursos necesarios y costos de cada actividad, para identificar los riesgos del proyecto, a los stakeholders y para establecer estrategias para manejarlos, entre otras cosas. De esta manera involucramos a todo el equipo, sus ideas y enriquecemos el resultado final del trabajo.

Otra ocasión para utilizar la pregunta es en el momento en el que debemos tomar decisiones sobre cómo hacer las cosas o para resolver problemas durante cualquiera de las fases del proyecto. Durante mi infancia mis padres solían rebotar las preguntas que yo les hacía cuando tenía que tomar alguna decisión o quería saber algo, recuerdo que preguntaban ¿qué harías u opinas tu?, de esta manera me incentivaban a pensar, ser creativo y tomar mis propias decisiones. En el ámbito de los proyectos el devolver la pregunta a uno o a todos los miembros del equipo sobre, por ejemplo, qué curso de acción tomar ante determinada situación, tiene el mismo efecto de empoderamiento, permitiendo que nuestros colaboradores usen su conocimiento y experiencia para resolver lo que se les presente, sin necesidad de que sea el líder quien indique lo que hay que hacer, de esta manera se fomenta la auto – confianza, el desarrollo profesional, el compromiso y la responsabilidad, poniendo el foco en el equipo y no en el líder que lo resuelve todo.

Un aspecto importante de la pregunta es cómo la hacemos, corremos el riesgo de hacer preguntas sesgadas, que lleven a los miembros de nuestro equipo a responder aquellas cosas que confirmen nuestras ideas o creencias. Si verdaderamente queremos ayudar a que cada uno de nuestros colaboradores desarrolle su potencial, debemos evitar esta tentación y utilizar preguntas abiertas que les permitan ser creativos, pensar con libertad y accionar responsablemente, siempre y cuando no se pierda de vista el objetivo, que no es otro que el trabajo se haga y se haga bien.

¿Se les ocurren más usos para las preguntas en la gestión de proyectos? Déjenlas en los comentarios