Una de las competencias con que debe contar un gerente o
líder de proyectos para poder cumplir con su rol de manera efectiva, eficiente
y sostenible, es la capacidad para delegar tareas entre sus colaboradores. Sin
esta, el profesional seguramente terminará haciendo micromanagement, sobre
cargado de trabajo y agotado.
Delegar se fundamenta en la confianza, que como líderes de un
equipo, tengamos en que, quienes nos acompañan, cuentan con el conocimiento,
las habilidades y la disposición para hacer el mejor trabajo posible y lograr
los resultados esperados. Por otra parte, delegando es que permitimos que
quienes integran el equipo asuman responsabilidades, se sientan parte y
crezcan, como personas y profesionales.
Esta no es una tarea sencilla, muchas veces caemos en la
trampa de pensar que somos imprescindibles y terminamos sintiendo el agobio de
creer que “si no estamos nosotros nada se hará bien”. Delegar nos permite hacer
un mejor uso de nuestro tiempo y abocarlo a aquellas actividades que agreguen
mayor valor, para descubrir cómo estamos haciendo esto último, Susanne Madsen,
en su libro The Project Management Coaching Workbook, nos invita a realizar el siguiente
ejercicio:
1.- Hacer una tormenta de ideas de todas
aquellas tareas y actividades que, en nuestra experiencia, formen parte de
nuestro trabajo como gerentes o líderes de proyectos.2.- Cada una de las actividades o tareas que hemos identificado las colocamos en la columna del extremo izquierdo de una tabla como la siguiente.
3.- Luego en la columna siguiente, correspondiente al valor que cada actividad o tarea aporta al proyecto, comenzamos a calificar cada una de estas, utilizando los grados de alto, medio y bajo.
4.- Repetimos el procedimiento con la siguiente columna, correspondiente al disfrute personal que sentimos al realizar la actividad.
5.- En la cuarta columna colocamos el número de horas que dedicamos a cada una de las actividades identificadas, semanalmente.
Luego que hemos llenado la tabla, comparamos los resultados obtenidos y comenzamos el análisis, identificando cómo estamos utilizando nuestro tiempo en la gestión del proyecto. Podemos preguntarnos por ejemplo:
¿Cuáles son las actividades de alto valor en las que debemos invertir una mayor cantidad de tiempo? ¿Lo estamos haciendo o nos dedicamos a actividades de bajo valor pero que disfrutamos hacer? ¿Cuáles son esas actividades de alto valor que no disfrutamos realizar y si podemos hacerlas más agradables o delegarlas sin poner en riesgo el resultado del proyecto? Etc.
Partiendo de este ejercicio, podemos dar un uso más eficiente a ese recurso escaso que es nuestro tiempo y dedicarnos a dirigir y acompañar al equipo y a todas aquellas otras actividades de alto impacto en el proyecto.
Madsen comparte una frase que me gustó y aquí se las dejo: “Hacer muy bien una cosa que no necesita ser hecha, es un pobre uso del tiempo” y este no se recupera.
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