Una de las herramientas con las que cuenta el líder de
proyectos para profundizar la relación con los miembros de su equipo es el feedback o retroalimentación, a
través de esta se pueden reforzar las conductas positivas, incentivar la
creatividad en la resolución de problemas y el compromiso con las actividades
de la iniciativa, así como promover el cambio de aquellos procederes que
afecten el logro de los objetivos del proyecto.
El ofrecer feedback es prácticamente un arte, que todo líder debe dominar, para poder
empoderar a los miembros de su equipo en función de que aprendan de su
experiencia, se mantengan motivados y se
desarrollen alcanzando su mayor
potencial. Al contrario de lo que muchos pueden pensar, y practican, el dar
retroalimentación atiende a un conjunto de pasos que garantiza que esta sea
efectiva y eficiente, lográndose los resultados que estamos esperando.
Estos son:
La planificación: seguramente no les extrañará que
antes de ejecutar cualquier actividad relacionada, directa o indirectamente,
con el proyecto debamos planificarla,
y el feedback no es una excepción. Antes de dar la retroalimentación debemos
determinar cuál es el objetivo que esperamos conseguir, en cuanto al refuerzo o
modificación de determinada conducta, el reconocimiento a la labor de alguno de
nuestros colaboradores o la resolución de algún problema, como por ejemplo el
retraso en el desarrollo de alguna actividad del proyecto.
Adicionalmente debemos recopilar
la mayor cantidad de información posible para plantear la situación o
conducta sobre la que queremos conversar de una manera objetiva, fundamentados
si es posible en datos o información que nos hemos tomado el tiempo de
verificar y no sobre percepciones o supuestos.
En la fase de planificación también decidimos cómo se desarrollará la reunión de feedback,
definiendo un inicio, un desarrollo y un cierre, así como el momento y el lugar
en el que lo llevaremos a cabo y el medio a través del cual le informaremos al
o a los miembros del equipo que estarán involucrados en la actividad para que
participen. Es importante que en esta notificación se le informe a nuestro
colaborador cuál es la razón por la cual lo estamos invitando para conversar.
La ejecución: el segundo paso es el desarrollo de
la reunión de feedback, para comenzar es recomendable que hagamos énfasis en las características y aportes positivos de
nuestro o nuestros colaboradores, como un reconocimiento a su labor en el
equipo, para luego pasar al tema central de la conversación.
En caso de que el feedback se realice para buscar la
resolución de un problema, el uso de la pregunta nos permitirá indagar en sus
causas y en los cursos de acción sugeridos por nuestro colaborador para la
solución. Preguntar por ejemplo ¿Qué
crees tú que puedes hacer para? ¿Cómo crees que puedes solventar determinada
situación? O ¿Qué necesitarías para obtener un resultado diferente y
satisfactorio? No solo liberan al líder de proyectos de responsabilidades
que no necesariamente tiene que asumir de manera directa, además permite que el
miembro del equipo vea la situación desde otra perspectiva, identifique
posibilidades y se comprometa a actuar en consecuencia.
A través de las preguntas también es posible que nuestros
colaboradores desarrollen un plan de
acción propio y en base a sus capacidades, nos presente unas metas y un
cronograma de trabajo que nos permita hacer el debido seguimiento. Si el
feedback va dirigido a reconocer la labor de uno de los miembros o de todo el
equipo una buena pregunta sería ¿Cómo podemos hacer mejor las cosas e
incrementar nuestros resultados?
El cierre: para cerrar la conversación es
importante hacer un recuento de esta, que
incluya los acuerdos alcanzados, los objetivos que perseguiremos y el plan
de seguimiento que se hará para corroborar los logros.
El feedback es una herramienta poderosa para incentivar el
cambio o potenciar conductas, pero, para que realmente sea efectivo debe
hacerse de manera oportuna, directa y
sobre todo debe ser de utilidad para el equipo, el proyecto y la organización.
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