¿Quieres que tu proyecto sea sostenible? Gestiona profesionalmente sus costos

La sostenibilidad de cualquier proyecto o emprendimiento comienza con una gestión profesional de sus costos. Estos son presentados en un presupuesto que nos indica, en términos monetarios, cuál es la inversión inicial necesaria de recursos que tendrá que hacer una organización o emprendedor para crear determinado producto o servicio.

El PMBOK®, en su sexta edición, nos indica cuales son los 4 procesos que podemos tener en cuenta, como buena práctica, para gestionar los costos de cualquier proyecto:

1.- La planificación de la gestión de los costos: este proceso consiste en definir y documentar, en un plan de gestión de los costos, cómo se planificarán, estructurarán, estimarán, presupuestarán y controlarán los costos que debemos asumir para realizar el proyecto. En este plan deben estar definidos por ejemplo: el nivel de exactitud que se espera de la estimación, las unidades de medidas que se utilizarán, qué desviaciones estamos dispuestos a aceptar como normales, y cuáles no, con respecto a la línea base o presupuesto, cómo vamos a medir y hacer seguimiento a la ejecución presupuestaria y qué medio utilizaremos para documentar y comunicar todo lo referido a la gestión de costos, entre otros elementos.

2.- La estimación de los costos: como su nombre lo indica, este proceso consiste en estimar los costos de todos los recursos, mano de obra, equipos, maquinarias, instalaciones, servicios, etc., que serán necesarios para que el proyecto genere el producto o servicio planificado, tomando en cuenta además la inflación y las contingencias.

La estimación de los costos es un ejercicio que se va refinando a la lo largo del proyecto y en la medida en que contamos con mayor cantidad de información estas estimaciones se hacen más exactas.

3.- La determinación del presupuesto: este proceso consiste en agregar los costos estimados de cada una de las actividades o paquetes de trabajo del proyecto. Esta información, al ser combinada con el cronograma del proyecto, se representa en la línea base de costos, que nos va indicando la cantidad de recursos disponibles para el desarrollo de la iniciativa a lo largo del tiempo.

4.- El control de los costos: finalmente controlar los costos consiste en monitorear los costos del proyecto para detectar desviaciones en la línea base de estos. De esta manera vamos haciendo un seguimiento a los fondos invertidos.

Para controlar el tiempo y el costo del proyecto podemos utilizar la técnica de la gestión del valor ganado, en este enlace conseguirán información al respecto. 

Aplicar las mejores prácticas en el manejo de los costos del proyecto nos permite no afectar, al menos por la vía de la inversión inicial, los índices de rentabilidad ni el período de recuperación estimado para los fondos invertidos. El sobre costo, producto de una estimación deficiente en los precios, un cambio en el alcance o un retraso en el cronograma, podrían en un caso extremo diluir la rentabilidad del proyecto considerado inicialmente factible.

Por otra parte, obtener un ahorro en el presupuesto, producto de una estimación inexacta, implica que hemos asumido un costo al perder la oportunidad de asignar recursos, que comprometimos en el proyecto mal estimado, en iniciativas alternativas que posiblemente hubiesen generado alguna ganancia para la organización o el emprendedor.

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