¿Quieres que tu proyecto sea sostenible? Gestiona profesionalmente sus costos

La sostenibilidad de cualquier proyecto o emprendimiento comienza con una gestión profesional de sus costos. Estos son presentados en un presupuesto que nos indica, en términos monetarios, cuál es la inversión inicial necesaria de recursos que tendrá que hacer una organización o emprendedor para crear determinado producto o servicio.

El PMBOK®, en su sexta edición, nos indica cuales son los 4 procesos que podemos tener en cuenta, como buena práctica, para gestionar los costos de cualquier proyecto:

1.- La planificación de la gestión de los costos: este proceso consiste en definir y documentar, en un plan de gestión de los costos, cómo se planificarán, estructurarán, estimarán, presupuestarán y controlarán los costos que debemos asumir para realizar el proyecto. En este plan deben estar definidos por ejemplo: el nivel de exactitud que se espera de la estimación, las unidades de medidas que se utilizarán, qué desviaciones estamos dispuestos a aceptar como normales, y cuáles no, con respecto a la línea base o presupuesto, cómo vamos a medir y hacer seguimiento a la ejecución presupuestaria y qué medio utilizaremos para documentar y comunicar todo lo referido a la gestión de costos, entre otros elementos.

2.- La estimación de los costos: como su nombre lo indica, este proceso consiste en estimar los costos de todos los recursos, mano de obra, equipos, maquinarias, instalaciones, servicios, etc., que serán necesarios para que el proyecto genere el producto o servicio planificado, tomando en cuenta además la inflación y las contingencias.

La estimación de los costos es un ejercicio que se va refinando a la lo largo del proyecto y en la medida en que contamos con mayor cantidad de información estas estimaciones se hacen más exactas.

3.- La determinación del presupuesto: este proceso consiste en agregar los costos estimados de cada una de las actividades o paquetes de trabajo del proyecto. Esta información, al ser combinada con el cronograma del proyecto, se representa en la línea base de costos, que nos va indicando la cantidad de recursos disponibles para el desarrollo de la iniciativa a lo largo del tiempo.

4.- El control de los costos: finalmente controlar los costos consiste en monitorear los costos del proyecto para detectar desviaciones en la línea base de estos. De esta manera vamos haciendo un seguimiento a los fondos invertidos.

Para controlar el tiempo y el costo del proyecto podemos utilizar la técnica de la gestión del valor ganado, en este enlace conseguirán información al respecto. 

Aplicar las mejores prácticas en el manejo de los costos del proyecto nos permite no afectar, al menos por la vía de la inversión inicial, los índices de rentabilidad ni el período de recuperación estimado para los fondos invertidos. El sobre costo, producto de una estimación deficiente en los precios, un cambio en el alcance o un retraso en el cronograma, podrían en un caso extremo diluir la rentabilidad del proyecto considerado inicialmente factible.

Por otra parte, obtener un ahorro en el presupuesto, producto de una estimación inexacta, implica que hemos asumido un costo al perder la oportunidad de asignar recursos, que comprometimos en el proyecto mal estimado, en iniciativas alternativas que posiblemente hubiesen generado alguna ganancia para la organización o el emprendedor.

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¿Manejas una ONG? Necesitas una oficina de proyectos

La vida de las organizaciones no gubernamentales, por lo general, gira en torno a la formulación, evaluación y gestión de proyectos sociales o de desarrollo. Este hecho, por sí solo, hace que para las ONG’s sea una necesidad contar con una “unidad” o conjunto de profesionales dedicados a aplicar las mejores prácticas en todo lo concerniente al manejo de proyectos.

Más allá de esta razón evidente, ya que si gestionamos proyectos lo más lógico es que tratemos de hacerlo de la mejor manera posible, comparto con ustedes el resto de las razones por las que pienso es indispensable que toda organización y en particular las no gubernamentales cuenten con una PMO u oficina de proyectos, con la salvedad de que esta debe responder y adecuarse al tamaño y las necesidades de la ONG:

Seleccionar proyectos en función de la visión estratégica de la organización: al igual que las empresas u organizaciones con fines de lucro, las ONG’s que quieren trascender en el tiempo deben contar con un plan estratégico, el cual se articule a través del desarrollo de proyectos externos, en función de atender a necesidades sociales, e internos, con el fin de transformar y/o consolidar a la organización, haciéndola sostenible.

La existencia de una PMO, en un contexto de recursos escasos y fondos que por lo general provienen de fuentes externas, le permite a la organización manejar de manera eficiente y efectiva su cartera de proyectos, evaluando y eligiendo aquellos que aporten en mayor medida a su visión estratégica.

Planificar a tiempo para concursar por los recursos: La mayoría de las ONG’s financian sus proyectos con recursos externos, por los que deben concursar anualmente según un cronograma que por lo general se repite año tras año.

Contar con una PMO facilitaría la formulación y evaluación de proyectos de manera proactiva, adecuándose a los requerimientos de las entidades de financiamiento, con la finalidad de poder participar a tiempo en los concursos por los fondos, sin tener que correr a última hora cuando se anuncie la convocatoria, con una mayor probabilidad para obtenerlos.

Facilitar la rendición de cuentas ante el financista: El uso de los fondos de terceros debe ser justificado según las actividades y el presupuesto del proyecto ejecutado por la ONG.

En este sentido contar con una PMO no solo contribuye a la estimación de un presupuesto detallado de cada uno de los proyectos, sino además hacer seguimiento y control del uso de los fondos según lo especificado en la planificación, de manera tal que pueda facilitarse el proceso de rendición de cuentas ante el financista.

Romper la dependencia de los recursos externos: para ser sostenibles en el tiempo es importante que las ONG’s procuren generar recursos propios, que les permitan mantener sus operaciones, atraer profesionales a su equipo e incrementar su capacidad, entre otras cosas.

Tomando en cuenta que el financiamiento externo por lo general está condicionado al desarrollo de las actividades de un proyecto en particular, la existencia de una PMO podría apoyar a la dirección general de la organización a identificar oportunidades de negocio y a formular y ejecutar proyectos para aprovecharlas, generando ingresos para la ONG.

Estandarizar los procesos relacionados a la gestión de proyectos: para toda organización es importante contar con un marco de trabajo estandarizado. Al no tener suficientes recursos para mantener un staff fijo de gerentes de proyectos, muchas ONG’s se ven obligadas a contratar a destajo, por lo que es importante que existan parámetros que enmarquen el trabajo de estos profesionales.

Contar con una PMO le permitiría a la organización desarrollar manuales de procedimientos, guías, instructivos, formatos, bancos de herramientas y un repositorio de lecciones aprendidas que puedan ser utilizados en la gestión de cada uno de los proyectos, permitiendo en cierto grado garantizar que se desarrollen según los estándares de la organización.

Garantizar la gestión profesional de proyectos: los proyectos, sean del tipo que sean, deben ser desarrollados en el tiempo, con los costos y la calidad planificada. En un entorno de recursos escasos, la gestión profesional de proyectos, en cierta medida, garantiza que estos se utilicen eficientemente.

La entrega de los productos generados por un proyecto social, dada su importancia para determinado grupo humano, debe ser pertinente, estar dentro del presupuesto y satisfacer realmente la necesidad original. La PMO de una ONG se convertiría en una especie de garante, haciendo seguimiento y control de la gestión de los proyectos, para que estos cumplan con los estándares profesionales.

Medir el impacto del proyecto: todo proyecto tiene como fin último la transformación de una situación inicial en una deseada, en la que la carencia o necesidad que dio origen a la iniciativa se haya satisfecho. Esta transformación debemos corroborarla algún tiempo después del cierre del proyecto, ya que cumplir con el objetivo general no la garantiza.

Contar con una PMO y con profesionales en la gestión de proyectos podría garantizar que se establezcan los mecanismos de medición de impacto desde la fase de planificación, de esta manera se pueden prever cuáles serán los indicadores que se utilizarán, las metas, los medios de verificación, el cronograma y el costo correspondiente a estas actividades.

Para una ONG la medición de impacto es de vital importancia, ya que le permite tener evidencia objetiva de que los proyectos que desarrolla realmente aportan bienestar a la sociedad. Lo que no solo es cónsono con la razón de ser de este tipo de organizaciones, sino que además, puede convertirse en un elemento de promoción, basado en la credibilidad, a la hora de solicitar financiamiento o generar alianzas.

Facilitar la gestión del conocimiento: el conocimiento es uno de los activos más importantes con que cuenta cualquier organización. La sistematización y análisis de las experiencias, para extraer de estas las “lecciones aprendidas” es fundamental para que las ONG’s consigan avanzar estratégicamente hacia su fin.

La existencia de una PMO podría ayudar a la ONG a manejar todo el conocimiento generado por la gestión de proyectos, a través del análisis, la documentación y la socialización de todas aquellas experiencias relevantes de las que puedan extraerse lecciones que enriquezcan la labor del equipo de trabajo.

En definitiva pienso que contar con una PMO, independientemente de si es de una o varias personas, agrega valor a la gestión de proyectos de cualquier organización y en particular a las ONG’s. Aunque las organizaciones no gubernamentales son concebidas de manera diferente a una empresa privada o con fines de lucro, adoptar conductas de estas últimas se hace necesario para ser sostenibles en el tiempo, en escenarios cada vez más competitivos. Si consideran que existen otras razones para que una ONG cuente con una oficina de proyectos (PMO) pueden compartirla en los comentarios.

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Sostenibilidad de proyectos de desarrollo, la clave para lograr una verdadera transformación

Todo proyecto responde a un ciclo de vida que culmina una vez que se han generado los bienes y servicios que nos permiten dar por alcanzado el objetivo general del esfuerzo. Sin embargo, cuando desarrollamos proyectos sociales o de desarrollo esperamos que estos sigan generando bienestar mucho tiempo después de su culminación.

Al salir del ámbito o lugar geográfico donde se desarrolló la intervención, el equipo de proyecto no solo debe haber garantizado el cumplimiento de todas las actividades, dentro de los costos, el tiempo y la calidad previstos, sino que además debe haber creado las bases para que se alcance el fin del proyecto, ese objetivo a muy largo plazo que permite constatar la transformación de la realidad y la satisfacción de las necesidades.

Esta característica que deben poseer los proyectos de desarrollo se conoce como sostenibilidad y se define como la capacidad de seguir generando frutos en el muy largo plazo. Un ejemplo nos ayudará a comprender mejor de que se trata.

Hace unos años participé en la evaluación de un proyecto cuya finalidad era disminuir la incidencia de la fiebre amarilla en una región rural del oriente venezolano. Para tal fin se desarrolló una campaña educativa que buscaba enseñar técnicas adecuadas para la recolección y almacenaje del agua en las viviendas y se dotó a cada familia de mosquiteros y bidones con tapa para evitar la proliferación del mosquito transmisor de la enfermedad, además se construyó un espacio para el depósito adecuado de los desperdicios sólidos, ya que los miembros de la comunidad los arrojaban a un rio muy cercano a la población.

El proyecto tuvo una duración de año y medio y al finalizar se habían realizado los talleres planificados, cada una de las familias contaba con sus mosquiteros y bidones y se había construido el depósito para los desperdicios. Con esto podía darse por cumplido el objetivo general del proyecto, pero, ¿el haber creado los bienes y servicios previstos, garantizaba qué realmente se generaría un cambio que nos permitiera transitar de la situación inicial a la deseada?, definitivamente no.

El lograr la disminución de los casos de fiebre amarilla dependería del uso que los pobladores darían a la información, materiales y obras recibidas. Si las familias decidían mantener las técnicas inadecuadas de almacenaje del agua, no usaban los mosquiteros y seguían lanzando desperdicios al rio, no se evidenciaría cambio alguno al pasar de los años y el proyecto no podría considerarse sostenible.

Las claves de la sostenibilidad

En mi opinión existen dos elementos fundamentales para garantizar que un proyecto sea sostenible y permita alcanzar el estado de bienestar deseado. En primer lugar la participación de los beneficiarios durante el desarrollo del proyecto y en segundo lugar la transferencia de conocimiento.

Mucho hemos conversado sobre la conveniencia de incluir a los futuros beneficiarios en todas las fases del ciclo de vida del proyecto, desde la identificación hasta las labores de seguimiento y control. De esta manera se logra establecer un vínculo de pertenencia entre los beneficiarios y la intervención.

Al participar activamente en el diagnóstico de sus problemáticas y la búsqueda de soluciones, los beneficiarios siente al proyecto como suyo y las probabilidades de que sigan utilizando los bienes y servicios generados, una vez que este haya culminado, son mucho mayores que en el caso de que la participación no haya sido tomada en cuenta.

Volviendo a nuestro ejemplo, seguramente la inclinación de los pobladores a utilizar los bidones con tapa para almacenar el agua según el conocimiento adquirido, los mosquiteros y el depósito de basura fue directamente proporcional al nivel de participación de estos en el diagnóstico de los problemas y la formulación de estas soluciones.

El otro punto fundamental es la transferencia de conocimiento, la cual según La Agencia Alemana de Cooperación Técnica para el Desarrollo (GTZ), es “la tarea principal” cuando se emprenden proyectos o planes en función de lograr el desarrollo.

Una vez que ha culminado el proyecto los beneficiarios deben ser capaces de utilizar adecuadamente los bienes y servicios generados por el proyecto sin la necesidad de acudir a terceros, además, al haber participado durante el desarrollo de la intervención también deberían estar en la capacidad de diagnosticar y resolver los problemas que surjan luego de la salida del equipo de proyectos.

La transferencia de conocimiento redefine el rol de los “expertos” en el desarrollo de proyectos, convirtiéndolos en facilitadores que en algún momento serán prescindibles para que la intervención siga funcionando. De esta manera se empodera a las personas para que sean capaces de tomar las decisiones necesarias para liderar el cambio que su comunidad necesite en un momento determinado.