La sistematización de la experiencia, un método para extraer aprendizajes del proyecto

Los proyectos son esfuerzos únicos, esto quiere decir que por más similar que puedan ser dos de ellos nunca serán exactamente iguales, por ejemplo la construcción de un edificio de 20 pisos en la ciudad de Caracas, Venezuela no será igual a la construcción de un edificio con las mismas características en la ciudad de Miami, EE.UU. Habrá elementos que diferenciarán ambos proyectos, el terreno donde serán construidos, los equipos de trabajo, el clima, etc.

Esta característica de los proyectos le da relevancia a la sistematización de la experiencia, un elemento que muchas veces es olvidado o pasado por alto por los equipos de proyectos y que nos permite mantener un registro de todas las incidencias del mismo.

En qué consiste la sistematización

La gestión profesional de proyectos debe incluir la sistematización, la cual consiste en la documentación, a través de medios escritos, fotográficos y audiovisuales de todo lo que ocurre durante el desarrollo del proyecto, tanto positivo como negativo. Este registro debe realizarse desde que comenzamos con la primera fase del ciclo del proyecto hasta que culminamos con el cierre del mismo.

La importancia de sistematizar la experiencia es el poder extraer de ella lo que se conoce como lecciones aprendidas, que pueden ayudarnos a mejorar nuestro desempeño en el proyecto o servirnos de referencia para el futuro.

Mi primer acercamiento a la sistematización ocurrió durante el año pasado, cuando estuve involucrado en un programa de formación sobre formulación y evaluación de proyectos. Antes de esto ya conocía de la importancia de la documentación para generar aprendizaje, sin embargo me llamó mucho la atención como los participantes de ese programa, a través de la reconstrucción de su experiencia en algún proyecto ya culminado, iban generando un informe descriptivo de todo lo que había ocurrido durante las fases del mismo y al final obtenían conclusiones muy valiosas sobre los procedimientos utilizados, qué habían hecho bien y qué no, por qué los proyectos habían tenido éxito o habían fracasado según el caso.

De la misma manera que estas personas fueron reconstruyendo su experiencia previa, nosotros como parte de un equipo de proyecto debemos ir día a día recopilando la información relevante de la iniciativa en la que estamos involucrados. Algunos se preguntarán por qué no dejar la documentación para el final, simplemente porque podemos perdernos de algún detalle importante o porque al final del proyecto generalmente los equipos se disuelven, se pierde mucha información y nos da flojera redactar los informes.

La sistematización como dijimos al comienzo puede realizarse a través de la redacción de informes descriptivos, acompañados por fotografías de las obras del proyecto y material audiovisual. Y esta, además de servirnos para obtener aprendizajes del proyecto también es un buen método para monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas.

El enfoque del Project Management Institute PMI con respecto a la documentación de proyectos y las lecciones aprendidas nos describe tres procesos que solo pueden realizarse si la organización lleva un registro físico y descriptivo de los proyectos que ha llevado o está llevando a cabo a en un momento determinado.

Estos procesos son los siguientes(1) :

La revisión una vez terminado el proyecto o post-project review: que consiste en, una vez que se ha terminado con el proyecto, hacer una revisión para constatar que ha sucedido y poder tomar acciones para proyectos futuros.

La revisión del proyecto antes de comenzar o pre-project review: que consiste en revisar, antes de comenzar con un proyecto, las lecciones aprendidas del pasado de manera tal que no se cometan los mismos errores y puedan copiarse aquellas cosas que ayudaron al proyecto a alcanzar un buen resultado.

La revisión del proyecto mientras está en ejecución o sunset review: que consiste en ir monitoreando a medida que vamos ejecutando el proyecto con la finalidad de poder corregir las fallas que se vayan presentando y ajustar el proyecto para poder lograr los objetivos.

El sistematizar o documentar la experiencia de un proyecto nos permite entonces aprender como gestores del mismo, también constituye una fuente de información valiosa para la organización y para aquellos que en un momento dado decidan emprender un esfuerzo similar a alguno que se haya realizado en el pasado.

(1) Tomado de: Palacios, Luis Enrique. (2005). Gerencia de Proyectos, Un Enfoque Latino. UCAB, Caracas, Venezuela.