Manejo del tiempo del proyecto, cómo garantizar que los productos estén listos en el momento justo

La gestión del tiempo en los proyectos es uno de los pilares fundamentales dentro del manejo de este tipo de esfuerzos, ya que de nuestro buen desempeño en esta área del conocimiento dependerá que el proyecto finalice en el momento esperado.

Según la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos o PMBOK, por sus siglas en inglés, para manejar el tiempo del proyecto, garantizando las buenas prácticas, es necesario que desarrollemos un conjunto de procesos. Veamos cuáles son y en que consiste cada uno de ellos.

Los procesos para gestionar el tiempo

El PMBOK nos habla de seis procesos, cuyo desarrollo nos permitirá no tardarnos un día más de lo previsto y cumplir con nuestro cronograma. Estos procesos son:

1.- La definición de las actividades: consiste en identificar y documentar todas aquellas actividades que debemos realizar para lograr alcanzar los objetivos previstos por el proyecto. Para este proceso utilizamos lo que se conoce como la estructura desagregada de trabajo o EDT, que es la descripción de todo el trabajo necesario que debe realizarse durante el desarrollo del proyecto.

De la EDT tomamos los productos entregables presentes en su nivel más bajo o paquetes de trabajo, estos últimos se descomponen en las actividades del cronograma, que son las que vamos a utilizar para estimar, establecer el cronograma, ejecutarlo y controlarlo.

Con esta información estructuramos un listado descriptivo de las actividades que estarán contenidas en el cronograma.

Para hacer más clara esta explicación recurramos a un ejemplo sencillo:

Supongamos que nuestro proyecto consiste en preparar una torta o pastel y la EDT resumida es la siguiente:

a.- Preparación de la mezcla

a.1.- Batir los huevos
a.2.- Añadir la harina
a.3.- Añadir el azúcar
a.4.- Mezclar los ingredientes

b.- Vaciar el pastel

b.1.- Preparar el embase
b.2.- Vaciar la mezcla en el embase

c.- Hornear el pastel

c.1.- Colocar el embase en el horno
c.2.- Monitorear el pastel

Y así sucesivamente hasta completar todo el trabajo necesario para poder realizar un pastel, por supuesto debo disculparme con aquellas personas que tienen experiencia en este tipo de trabajo por la inexactitud de la información, pero, el ejemplo es solo para ilustrar como manejar las actividades y construir el cronograma.

Una vez que tenemos nuestra EDT, identificamos las actividades o paquetes de trabajo, realizamos una lista y las caracterizamos:

a.1.- Batir los huevos: colocar los huevos en un embase y batirlos

a.2.- Añadir la harina: añadir un kilo de harina a los huevos batidos

a.3.- Añadir el azúcar: agregar azúcar a la mezcla

a.4.- Mezclar los ingredientes: mezclar los ingredientes hasta que se homogeneicen

b.1.- Preparar el embase: colocar mantequilla en el embase donde se vaciara la mezcla del pastel

b.2.- Vaciar la mezcla en el embase: vaciar la mezcla de manera uniforme en el embase

c.1.- Colocar el embase en el horno: colocar el embase en horno pre - calentado

c.2.- Monitorear el pastel: hacer seguimiento a la cocción del pastel

Esta lista es el entregable más importante de este proceso y en ella figuran todas las actividades del cronograma que deben realizarse durante el proyecto y una descripción detallada de cada una de ellas, de manera tal que cada uno de los miembros del equipo pueda conocer cuál es el trabajo que debe realizar para la completación de cada una.

Una vez culminado este proceso, avanzamos al siguiente paso:

2.- Establecer la secuencia de las actividades: este proceso consiste en ordenar todas las actividades según estas deban ser realizadas. Siguiendo con nuestro ejemplo: para vaciar el pastel es necesario que antes realicemos la mezcla.

De esta manera obtenemos el orden cronológico de todas las actividades y podremos saber cuál realizar primero y cuál después. Además, identificaremos las relaciones de dependencia, es decir que conoceremos aquellas actividades que tendremos que completar necesariamente para poder iniciar la siguiente.

3.- Estimación de los recursos de las actividades: este proceso consiste en determinar cuáles son los recursos (humanos y materiales) que utilizaremos para realizar cada una de las actividades, qué cantidad de ellos necesitaremos y en qué momento estarán a nuestra disposición para ser usados.

Tomemos como ejemplo la actividad a.1.- que consiste en batir los huevos con que prepararemos nuestro pastel, los recursos que necesitaremos serán: 12 huevos, un embase, una persona que haga el trabajo y una batidora.

De esta manera vamos estimando, actividad por actividad, cuáles son los recursos que necesitaremos y en qué cantidades, obteniendo como resultado un listado, en el que se especifique con detalle todos los insumos requeridos.

4.- Estimación de la duración de las actividades: consiste en determinar cuánto tiempo ocuparemos realizando cada una de las actividades del proyecto. Por lo general para determinar este tiempo se recurre a lo que se conoce como “la opinión de expertos”. Es decir, se le pregunta a aquellas personas que tienen experiencia realizando actividades similares cuánto tiempo dura en promedio su completación.

Supongamos que en nuestro caso le consultamos a un maestro pastelero cuánto tiempo debemos tardar realizando la actividad a.1 y este nos responde que en promedio unos 30 minutos.

Al final del proceso conoceremos la duración aproximada de cada una de las actividades, es decir el número de días, horas, etc. de trabajo que tendremos que invertir en cada una de ellas.

5.- Desarrollo del cronograma: Una vez que hemos definido cuales son las actividades, las hemos caracterizado, estimado los recursos y sus duraciones procedemos entonces a desarrollar el cronograma. Este proceso consiste en determinar las fechas de inicio y fin de cada actividad.

Para realizar el cronograma debemos revisar y ajustar las estimaciones que hemos hecho sobre la duración y los recursos que utilizaremos, de manera tal que podamos construir una línea base con la cual poder medir el avance del proyecto.

Como resultado obtendremos una fecha estimada para el comienzo y finalización de cada actividad del cronograma.

El cronograma puede presentarse en distintas formas:

- Diagrama de red

- Diagrama de barras

- Diagrama de hitos

6.- Control del cronograma: este proceso comprende varios elementos, en principio determinar el estado actual del cronograma, influir sobre los factores que crean cambios en él, determinar que el cronograma ha cambiado y gestionar los cambios a medida que van sucediendo.

En resumen, para realizar el cronograma del proyecto y poder controlar el tiempo debemos:

- Definir las actividades del proyecto

- Caracterizar o describir cada una de las actividades del proyecto

- Estimar qué recursos y en qué cantidades y disponibilidad necesitamos para realizar cada una de las actividades

- Estimar la duración de cada actividad

- Construir el cronograma o asignar una fecha de inicio y fin para cada actividad

- Y por último hacer seguimiento y control para garantizar el cumplimiento del cronograma y dar respuesta a los cambios que puedan presentarse en el camino

El manejo del tiempo y la construcción del cronograma, como la gran mayoría de los procesos dentro de los proyectos, son dinámicos, es decir que a medida que vamos avanzando en la ejecución podemos ir ajustándolos de acuerdo a los acontecimientos que se nos presenten.

Para ahondar más en el tema les recomiendo revisar el Project Management Body of Knowledge o PMBOK, editado por el PMI, en donde encontrarán de manera detallada todos los procesos y mejores prácticas que podemos utilizar para la gestión exitosa de proyectos.

Fuente consultada: Project Management Body of Knowledge PMBOK, editado por el Project Management Institute PMI, año 2.004