Todos iniciamos un nuevo año con
una lista de planes y objetivos que pensamos ejecutar y alcanzar en los
próximos 365 días. Bajar de peso, conocer determinado lugar, aprender un
idioma, iniciar estudios, escribir un libro, casarnos o emigrar son solo
algunos de esos “deseos” que expresamos y pretendemos cumplir en el futuro
inmediato.
Sin embargo, muchos de estos
deseos no pasan de serlo y nuestra determinación inicial se va diluyendo en el
día a día, gracias a la rutina en la que estamos envueltos y a la ausencia de
una planificación que nos permita ser eficientes y efectivos en el logro de
nuestros objetivos.
Es aquí donde entran en juego las
herramientas de la gerencia de proyectos, para ayudarnos a crear una hoja de
ruta que nos lleve desde la idea inicial hasta su concreción. Pasando por la
determinación de los objetivos, las actividades, el cronograma para
realizarlas, los recursos que necesitaremos, el costo de estos y el resultado
que esperamos alcanzar.
Lo primero, y fundamental, que
debemos tener claro es el objetivo que pretendemos alcanzar. Supongamos que nos
hemos planteado la idea de escribir un libro para contar aquellas cosas de
nuestra vida que nos han generado determinado aprendizaje y pensamos que pueden
ser útiles para los demás.
Definimos entonces cómo será este
libro, cuántos capítulos contendrá, qué tema se tratará en cada uno de ellos,
si llevará gráficos, cuál será la extensión de cada capítulo, etc. Una vez que
hemos definido esto, que no es más que la calidad del producto final que
esperamos obtener, pasamos a hacer un listado de las actividades que debemos
realizar.
Estas podrían ser: escribir los
capítulos, realizar los gráficos, revisar y editar el contenido, presentar el
libro ante algunos críticos para que nos den su opinión, registrar la obra y
presentarla ante una casa editorial. Luego, podemos ordenar estás actividades, asignarles
un tiempo para ser realizadas y sus respectivos productos, como se presenta en
el cuadro a continuación:
Los datos contenidos en este
cuadro podemos ordenarlos en un diagrama de Gantt y convertir cada uno de los
entregables en un hito o pequeña meta, que deberemos ir alcanzando en el tiempo
para lograr el resultado final que nos hemos propuesto, el libro ya listo. De
esta manera contaremos con una herramienta gráfica que guiará nuestros pasos a
lo largo del desarrollo de nuestro proyecto, indicándonos las tareas que
debemos cumplir día a día y permitiéndonos controlar el tiempo que utilizaremos
para la consecución de cada uno de los entregables.
Estas herramientas de
planificación nos permiten enfocarnos en nuestros objetivos, asignar un tiempo
determinado a cada actividad que debemos realizar para alcanzarlo y controlar
que dicha planificación se cumpla.
Una vez que tenemos claro cuál es
el cronograma de nuestras actividades, debemos determinar cuáles son los
recursos que necesitamos para realizarlas y el costo de estos.
Tomemos por ejemplo la actividad
número 1 de nuestro proyecto hipotético de escribir un libro y supongamos que
para realizarla necesitaremos utilizar una computadora y nuestro tiempo. Sabemos
además que una hora de nuestro tiempo cuesta 20 unidades monetarias y una hora
de alquiler de computador 5 unidades monetarias.
Con esta información podríamos
construir un cuadro como el siguiente:
De esta manera podemos proceder
con cada una de las actividades que debemos realizar para alcanzar el objetivo
que nos hemos propuesto. Una vez que hemos calculado el costo de cada una,
estaremos en la capacidad de calcular el presupuesto total del proyecto, a
través de la suma de los costos de cada actividad, tal como lo hemos explicado
en post anteriores.
El conocer cuál es el presupuesto
del proyecto no solo nos permite saber cuánto tendremos que invertir en nuestro
plan personal, sino que además nos permitirá evaluarlo y decidir si es factible ejecutarlo
o no. Aquí entra otro concepto que también hemos mencionado antes en este blog,
el costo de oportunidad.
Supongamos que al finalizar el
cálculo del presupuesto de nuestro libro resulta que su costo será de 30.000
unidades monetarias, pero, dentro de nuestra cartera de proyectos personal
también nos hemos planteado comenzar un nuevo negocio que nos permitiría ganar
por hora de trabajo 30 unidades monetarias. En este punto tendremos que
decidir, dado que no contamos con una cantidad de tiempo infinito, si
utilizaremos este recurso en escribir el libro o en trabajar en nuestra nueva
iniciativa empresarial. Este mismo proceso de planificación y evaluación tendremos que
aplicarlo para decidir entre comenzar un nuevo programa de ejercicios, estudiar
un idioma, comenzar un posgrado, viajar o cualquier otro proyecto que nos
hayamos planteado para el nuevo año.
Son muy pocas las personas que se
toman un tiempo para estructurar un plan que los guíe, paso a paso, hasta la
meta, algunos pensarán que raya en la obsesión el tratar de meter nuestra vida
en una hoja de Excel o Project. Sin embargo, las herramientas que nos da la
gestión de proyectos son muy útiles para ayudarnos a lograr nuestros objetivos
y tener a final de año un saldo positivo de deseos alcanzados.
Los invito a que hagan la prueba
durante 2014 y utilicen estas herramientas para planificar y ejecutar sus
proyectos personales, a final de año nos contamos cómo nos fue alcanzando
nuestros objetivos.
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