miércoles, 10 de noviembre de 2010

La fase de cierre del proyecto


Entre todas las fases que forman parte del ciclo de vida de un proyecto, hay una en particular a la que se le dedica muy poco espacio o simplemente se omite de los libros de texto y talleres, esta es la fase de cierre o terminación. Esta etapa del proyecto es considerada por muchos como antipática, sin embargo, es tan importante como la formulación, gestión y evaluación del proyecto, de quienes seguramente hemos escuchado mucho más.

A Pesar de que el cierre de todo proyecto debería estar rodeado de celebración y alegría ya que, en el mejor de los casos, significa el logro de los objetivos previstos y la satisfacción de la necesidad que dio origen a la intervención, la conclusión del proyecto suele crear algunos problemas y cierto estrés y angustia en el equipo de trabajo, como bien explica Luis Enrique Palacios en su libro La Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino.

Según este autor el cierre del proyecto suele crear, entre otras cosas, inseguridad laboral ya que las personas que conforman el equipo del proyecto o desarrollan cualquiera de las actividades de este, se quedarán sin empleo una vez que se haya concluido con la intervención. Este hecho puede generar incentivos para que los trabajadores retrasen las obras con la finalidad de alargar el proyecto y no quedarse desempleados, por lo que es importante prever este riesgo en la etapa de planificación y establecer mecanismos que permitan mitigarlo.

Otro problema que puede presentarse durante esta etapa es la deficiencia en la transmisión del conocimiento a las personas que realizarán las actividades operativas una vez que el proyecto haya culminado, ya que el equipo por lo general está muy ocupado en la terminación de las actividades para ocuparse de entrenar y capacitar al personal.

Y por último la resistencia que existe a documentar y mantener un registro de todos los acontecimientos ocurridos durante el proyecto, de manera tal que la información pueda ser utilizada como guía para futuros proyectos.

En qué consiste el cierre de un proyecto

El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos, según lo refleja el PMBOK:

- La administración y cierre de contratos: que consiste, como su nombre lo indica, en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

- El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

Importancia del cierre del proyecto
La importancia fundamental de la etapa de cierre del proyecto es que es en esta que extraemos las lecciones aprendidas. Aunque en el pasado hemos conversado sobre lo oportuno que es sistematizar la información a medida que vamos avanzando sobre el ciclo de vida, es al final que tenemos la oportunidad como equipo de proyectos de sentarnos a analizar que pasó durante las fases y extraer información valiosa tanto para el equipo como para la organización.

Este recuento de todos los acontecimientos del proyecto, tanto de aquellos que marcharon de manera eficiente como los que no, nos permite aprender y mejorar nuestro desempeño en futuros proyectos.

Siguiendo a Luis Enrique Palacios, la evaluación de estas lecciones nos puede llevar a tomar acciones como:

- Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían visualizado

- Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad

- Identificar riesgos, previamente no considerados

- Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una contratación más transparente

- Determinar mejores especificaciones de calidad

- Introducir novedosos incentivos al personal

- Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas actividades, en las que no se tiene un know – how de primer nivel

El cierre del proyecto, fase muchas veces olvidada, nos permite entonces constatar qué hicimos bien durante el desarrollo de la intervención, identificar los errores en la gestión y aprender de estos para no cometerlos en el futuro. De esta manera las lecciones aprendidas nos permiten mejorar nuestro trabajo y se convierten en una fuente de información valiosa para quienes decidan en un momento dado realizar un proyecto similar al que estamos finalizando.

Fuentes consultadas:

Palacios, Luis. "Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino". UCAB, Caracas, Venezuela, 2005.

Project Management Institute. "Project Management Body of Knowledge". PA. EEUU. 2004.