lunes, 1 de noviembre de 2010

La gerencia de proyectos, un asunto de sentido común


Esta semana es mi cumpleaños número 34, por esa razón decidí escribir un post dedicado al proyecto más importante que he venido gestionando desde que tengo uso de razón, mi vida. Siempre he sostenido que cada uno de nosotros, independientemente de nuestra formación, es un gerente de proyectos ya que nos fijamos metas, planificamos, calculamos costo, estimamos tiempos, determinamos calidad, medimos riesgos y ejecutamos con la finalidad de alcanzar o convertirnos en esa persona que hemos soñado ser en el futuro. Por esta razón, cada vez que doy un taller de proyectos le digo a los participantes, que salvo algunas técnicas, la gestión de estas actividades no tiene ningún misterio, es simplemente observar como llevamos nuestra vida y aplicar los mismos procedimientos que realizamos diariamente en un ámbito profesional.

Podemos considerar entonces que la vida es un gran plan, conformada por muchos proyectos que vamos desarrollando a lo largo de ella, alcanzando metas de corto y mediano plazo que nos llevan hacia un objetivo definitivo, que en la mayoría de los casos, no es otro más que la ansiada felicidad que todos esperamos obtener. Para no ponernos filosóficos con el tema, les comento sobre el próximo proyecto que pienso llevar a cabo y de cómo lo he planificado y voy ejecutándolo. Seguramente ustedes pensarán que procedo de esta manera por mi formación, sin embargo se darán cuenta que es más un asunto de sentido común que de conocimiento académico.

Mi próximo proyecto consiste en realizar estudios de maestría en ciencias económicas, con el objetivo de alcanzar un grado más en mi carrera profesional. Para tal fin he venido planificando esto desde hace algún tiempo y aquí les dejo un pequeño resumen de cómo me he organizado.

En principio partí de una necesidad personal, mejorar mi perfil profesional para hacerme más competitivo en los mercados laborales, además de un gran interés que siento por estudiar y aprender cosas nuevas constantemente.

A partir del diagnóstico de esta necesidad, me plateé entonces realizar un postgrado en economía y comencé a buscar ofertas en universidades en Latinoamérica. Envié correos electrónicos preguntado sobre pensum, costos, lapsos, etc., de manera tal que pudiese evaluar cada una de las opciones que se me presentaban para poder elegir a donde ir. Con los pensum e información sobre las universidades pude determinar la calidad del producto final que espero obtener y con los costos y los lapsos pude comenzar a armar mi presupuesto.

Una vez que tenía la información sobre las universidades, comencé a investigar sobre las condiciones para vivir y trabajar en esos países mientras realizo mis estudios, costos de alquileres, víveres, transporte, facilidad para obtener una residencia temporal, índice de seguridad, etc., con lo que arme un pequeño perfil de cada una de las ciudades que había tomado en cuenta.

Con estos perfiles listos y una idea de lo que serían mis gastos y el tiempo de estadía, evalué mis diferentes posibilidades y tomé una decisión de hacia donde dirigirme (el nombre de la ciudad y el país me los reservaré por los momentos).
Ya con esta decisión tomada, comencé a realizar un conjunto de actividades simultaneas:

- Investigar los requisitos de admisión en cada una de las universidades que imparten el programa que quiero estudiar.

- Investigar sobre las mejores zonas para vivir y el precio de los alquileres

- Ahorrar un porcentaje de mi salario para poder mantenerme durante este período de estudios

- Visitar el consulado para enterarme de los tramites que debo realizar para obtener una visa y una residencia temporal

- Investigar sobre el costo de los boletos aéreos
Entre otras cosas.

Al final de este proceso, obtuve un presupuesto bastante preciso de mi proyecto, la duración, que será de dos años, envié mis solicitudes de admisión a las universidades que elegí y emprendí una planificación financiera que permitirá costear mis estudios y estadía.

Luego de ser admitido por dos de las universidades, el siguiente paso fue seleccionar una fecha de viaje y la compra del boleto aéreo. Además de agilizar algunos trámites nacionales para la adquisición de divisas.

En esta etapa me encuentro hoy en día, aun me quedan algunos pasos para culminar con la fase de planificación y preparación de mi proyecto, como alquilar un pequeño apartamento donde vivir durante la ejecución. En definitiva mi proyecto comienza en marzo de 2.011 y culminaría en diciembre de 2.012.

Como verán, realizando todas las actividades que les comenté en los párrafos anteriores utilicé metodología de proyectos:

1.- Identifique necesidades
2.- Determiné los objetivos
3.- Realicé una investigación de mercado
4.- Elaboré una lista de actividades
5.- Establecí un presupuesto y cronograma preliminar
6.- Evalué la factibilidad de las diferentes opciones que se me presentaron
7.- Tome una decisión sobre el mejor camino para lograr mi objetivo
8.- Tome acciones para comenzar a ejecutar mi proyecto en la fecha prevista

Se preguntarán si me he detenido a analizar los riesgos de este emprendimiento, y por supuesto que lo he hecho. Entre los que he identificado están la posibilidad de que no sea sencillo conseguir un empleo, el aumento en los precios de la ciudad donde residiré, el cambio de la política cambiaria en mi país, etc., y en buena medida he estructurado algunas estrategias que me permitirán mitigar los efectos de la materialización de cualquiera de estas situaciones.

Debo confesarles que para realizar esto en ningún momento me senté formalmente, como lo hago con los proyectos de trabajo, a escribir un plan, desarrollar un Gantt, etc., es un asunto más de lógica que de otra cosa.

En conclusión lo que quería mostrarles es que si ponemos atención a todos los pasos que damos en la vida para alcanzar nuestros objetivos, nos daremos cuenta que somos los gerentes de nuestros propios proyectos, desde estudiar una carrera universitaria, comprar una casa, adquirir un carro, casarnos o tener hijos, pasan por un proceso de planificación y ejecución, que en ningún momento está reñido con la emoción que ponemos en cada una de las cosas que hacemos en nuestra vida, simplemente nos permiten que alcancemos nuestros objetivos como seres humanos y minimicemos los riegos, garantizándonos en la medida de lo posible el éxito y la felicidad en nuestro gran plan.

Saludos a todos y nos leemos la próxima semana.