miércoles, 17 de noviembre de 2010

Los proyectos dentro de las organizaciones


Toda empresa u organización tiene como uno de sus objetivos fundamentales el logro de ventajas competitivas, que le permitan superar a sus competidores y obtener una mayor cuota del mercado en el que opera. Para lograr esto, las empresas diseñan un plan de gestión estratégica que les permite establecer el norte que se desea alcanzar como organización y el camino que hay que recorrer para llegar a él.

Toda esta planificación comienza con la definición de lo que se conoce como los lineamientos estratégicos de la organización, de los que seguro hemos escuchado hablar en otras oportunidades. Estos son la visión organizativa, la misión y los objetivos estratégicos, veamos en qué consiste cada uno de ellos:

La visión es el objetivo a más largo plazo, este lineamiento que por lo general es inspirador describe la idea que llevó a los fundadores de la organización a crearla. Es básicamente la declaración de un sueño o un ideal.

Para poner un ejemplo sencillo, regresemos por un momento a nuestra infancia y pensemos en lo que soñábamos ser cuando nos convirtiésemos en adultos. Seguramente muchos tenían la visión de ser profesionales, padres de familia, tener fortuna, etc. Y pensábamos cuando yo sea grande seré……

De esta misma manera, las organizaciones establecen que quieren ser o adonde quieren llegar cuando “sean grandes”, por lo general diez años después de su creación, ser la primera empresa del mercado, satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes, ser la mejor organización en el trato con el cliente, etc.

El segundo lineamiento estratégico es la misión cuyo horizonte temporal es menor al de la visión, por lo general cinco años para ser alcanzada. La misión a diferencia de la visión contiene o hace referencia al propósito objetivo de la organización, a sus competidores, clientes y a la ventaja competitiva que poseen.

El nombre misión es bastante elocuente y se explica por sí solo. Supongamos que nuestra organización se ha planteado en los próximos diez años convertirse en la primera empresa del mercado, esta sería nuestra visión, pero cómo lo logramos. A través del alcance de la misión o misiones que tengamos que cumplir para llegar a ese objetivo máximo, por ejemplo:

Aumentar la base de clientes o participación de mercado en un 40% en los próximos 5 años, ofreciendo un servicio personalizado a través de una plataforma tecnológica de última generación.

Y en última instancia tenemos los objetivos estratégicos que son lineamientos de más corto plazo y cuya función es hacer operativa a la declaración de misión. Los objetivos son los pequeños pasos que debe dar la organización para alcanzar la misión y dirigirse hacia la visión.

Estos objetivos deben tener ciertas características: ser medibles, específicos, apropiados, realistas y oportunos.

Las organizaciones se valen de estos lineamientos para canalizar el esfuerzo individual hacia el logro de fines comunes. La visión, misión y objetivos son una especie de faro que permite a todos los que hacen vida dentro de la organización remar en la misma dirección.

Los proyectos y las organizaciones

Dentro de las organizaciones hay múltiples necesidades que pueden dar origen a un número similar de proyectos para satisfacerlas. Sin embargo, y como ya hemos conversado con anterioridad, los recursos son escasos y la organización debe ser capaz de asignarlos de manera eficiente.

Esta eficiencia está relacionada al aporte que determinado proyecto pueda hacer al logro de los lineamientos estratégicos, ya que todas las acciones realizadas por la organización deben estar orientadas hacia estos.

Se presenta entonces un proceso de elección, donde la organización debe definir hacia qué proyectos irán orientados los recursos y cuales quedaran para el futuro. Tomando en cuenta aquellos que contribuyen en mayor porcentaje al logro de los lineamientos estratégicos, para darles la prioridad dentro del portafolio de proyectos.

Proponiendo proyectos para nuestra organización

Estos elementos debemos tomarlos en cuenta a la hora de proponer algún proyecto dentro de nuestra empresa u organización, preguntándonos en que porcentaje nuestra idea puede colaborar con el alcance de los lineamientos estratégicos.

Aquí entra en juego una fase del ciclo de proyectos, conocida como programación y que consiste en casar al proyecto con los intereses del financista, en nuestro caso la organización en la que laboramos.

De esta manera podremos garantizar que el proyecto se realizará, al ser considerado de importancia para el logro de la visión, misión y los objetivos. Si obviamos estos elementos y cometemos el común error de evaluar las necesidades desde nuestra óptica, corremos el riesgo de presentar ideas que serán rechazadas por no ir en función del fin común.

Tanto en las empresas como en las organizaciones de carácter social y yendo más lejos en nuestras sociedades, el tener claro hacia donde nos dirigimos como colectivo nos permite tomar acciones y realizar proyectos en función del logro de ese fin común. Para parafrasear una frase que se escucha mucho en cuando se habla de gerencia estratégica, ningún viento es favorable para un velero que no conoce hacia donde se dirige.

Referencia bibliográfica:

Dess, G y Lumpkin, G. Dirección Estratégica. Mc Graw Hill. Madrid. 2003.