viernes, 1 de noviembre de 2013

Las cinco preguntas para evaluar el proyecto



La evaluación ex – post del proyecto es fundamental para el proceso de aprendizaje y mejora de cualquier organización, revisando el material de un taller sobre técnicas de consultoría en el que participé hace algún tiempo, encontré la referencia a un método sencillo que nos permite realizar estas labores una vez cerrado el proyecto.

Este sistema de evaluación se conoce como After Action Review o la revisión luego de la acción y fue desarrollado por la Armada Norteamericana. Consiste en darle respuesta a cinco sencillas preguntas sobre el proyecto que acabamos de finalizar:

La primera pregunta es qué pretendíamos hacer, cuál era el plan que habíamos desarrollado para ejecutar el proyecto, cuáles serían las características del producto que generaríamos, en qué tiempo lo haríamos y cuánto nos costaría.

Una vez respondida esta cuestión pasamos a la siguiente: qué ocurrió realmente. Esta pregunta nos lleva a los resultados obtenidos por el proyecto, debiendo comparar entonces la planificación con la ejecución para determinar si el bien o servicio que produjimos se adapta a las especificaciones en cuanto a sus atributos, tiempo y costos.

La tercera pregunta es por qué ocurrió así y esta nos abre el camino para analizar y reflexionar sobre nuestro desempeño durante el proyecto, qué hicimos y qué dejamos de hacer para obtener el resultado finalmente materializado.

Aquí entra en juego la autocrítica que nos permite identificar los aciertos y  errores que hemos podido cometer, para potenciarlos y corregirlos con miras a intervenciones futuras.

Luego nos preguntamos qué aprendimos en base al análisis de lo que ha sido nuestra actuación y finalmente qué podemos mejorar. De esta manera luego de identificar las posibles situaciones que pudieron afectar, positiva o negativamente el desarrollo del proyecto, extraemos de estas las lecciones aprendidas e ideamos mecanismos para potenciar las buenas experiencias y corregir las no tan buenas.

Dos puntos importantes para el desarrollo de este proceso son: la necesidad de que el equipo de proyecto sea lo suficientemente honesto para reconocer sus fallas y emprender las mejoras necesarias y que toda la evaluación sea documentada, con la finalidad de que quede un registro histórico que pueda ser utilizado por la organización a la hora de llevar adelante un proyecto similar.