domingo, 5 de octubre de 2014

4 Consejos para la toma de decisiones en el equipo de proyecto



La toma de buenas decisiones, aquellas que van en función del logro de los objetivos de manera efectiva y eficiente, es tal vez uno de los retos más difíciles a los que se enfrenta un gerente de proyecto durante su gestión. Sobre todo si este considera la decisión como un evento en el tiempo, sobre el cual mantiene un perfecto control.

Por el contrario, la toma de decisiones atiende a un proceso que puede ser fácilmente influido por actores con el suficiente poder para “imponer” los cursos de acción de su preferencia y en caso de no lograrlo, oponerse durante la implementación, ocasionando graves daños al proyecto.

Para que el proceso de toma de decisiones nos lleve a un buen resultado como gerentes de un proyecto, válido también para gerentes funcionales, debemos procurar que este se desenvuelva tomando en cuenta las siguientes recomendaciones:

1.- Diseñar un proceso de toma de decisiones lo suficientemente amplio para que genere múltiples alternativas

El gerente de proyecto debe crear las condiciones para que en la toma de decisiones se consideren una variedad de cursos de acción y los miembros del equipo de proyecto trabajen juntos en la búsqueda de la mejor solución posible.

En este enfoque conocido como “inquiry” los participantes en el proceso no tratan de persuadir a los otros, a través de argumentos y el ocultamiento de información relevante, para que tomen un curso de acción cercano a sus preferencias personales o de grupo. Por el contrario, busca que se alcance un acuerdo, bien sustentado, sobre el camino a seguir.

2.- Incentivar la participación activa de los miembros del equipo en la evaluación de cada una de las alternativas presentadas

Un elemento fundamental en los equipos de proyectos es la sensación que tiene cada uno de sus miembros de que es útil y que es considerado de esta manera por el líder y sus compañeros de trabajo. En este sentido, el gerente de proyecto debe estar en la capacidad de permitir que cada uno de los miembros de su equipo exprese su opinión sobre las diferentes alternativas de solución, tanto los pros como los contras, y que esta sea considerada en la elección de la decisión definitiva.

El gerente de proyecto puede utilizar diferentes técnicas para que cada uno de los miembros del equipo perciba que su opinión es importante, como por ejemplo, escuchar con atención los argumentos de cada uno de los participantes, mantener el contacto visual, tomar notas, etc. Por otra parte es aconsejable que si el este tiene una opción preferida, no la divulgue antes de iniciar la discusión, debido a que esto sesgaría el proceso.

Finalmente, al tomar la decisión el líder deberá explicarla de manera razonada, tomando en cuenta cómo cada una de las ideas presentadas durante la discusión contribuyó al proceso y el porqué algunas otras fueron descartadas. De esta forma cada uno de los miembros del equipo de trabajo podrá visualizar su colaboración, generando compromiso con el camino decidido y su tránsito.

3.- Manejar el conflicto de manera efectiva

Dado que la dinámica de la toma de decisiones es participativa y una de sus reglas es no estar de acuerdo a priori, la presencia del conflicto es inevitable. El gerente de proyecto tendrá entonces que manejarlo de manera efectiva, manteniendo el enfoque de los participantes en la discusión de los problemas y las posibles soluciones y alejándolos de la perspectiva personal.

Para tal fin es necesario que la discusión se realice a través de la presentación de argumentos balanceados y los participantes estén abiertos a la crítica constructiva, enfocada en las ideas. También juega un rol importante la manera en que las críticas y cuestionamientos sean expresados, en primer lugar estos deben realizarse con respeto y educación.

Para promover el conflicto constructivo se pueden utilizar varias técnicas como: comenzar la discusión con una conversación de la cual emerja el debate, realizar preguntas inesperadas o plantear nuevas hipótesis, establecer reglas que hagan del debate una regla y no una excepción, etc. De esta manera se fomenta el pensamiento crítico entre los miembros del equipo de proyectos y el gerente estará en la capacidad de tomar decisiones, contando con el mayor y mejor set de información posible.

4.- Saber cuándo terminar con el proceso de toma decisiones

El proceso de toma de decisiones no puede alargarse infinitamente, en post de una solución perfecta a los problemas, como tampoco puede apresurarse, dejando de lado la presentación y análisis de información relevante.

El gerente de proyecto debe, como moderador del debate, evitar que la decisión final no se produzca a tiempo, perdiendo oportunidades de mercado o asumiendo costos por esperar demasiado para corregir alguna desviación. Por otro lado, tampoco puede aventurarse a tomar una decisión apresurada e incompleta.

Es importante entonces que el líder del equipo cuente con el olfato necesario para saber cuál es el momento justo para cerrar la discusión y decidir, sabiendo que aun tomando en cuenta la mayor cantidad de información posible, las soluciones más que perfectas pueden ser perfectibles durante la implementación.

El uso de estas técnicas tiene como objetivo que el equipo de proyecto produzca la mejor y más informada decisión posible, promoviendo la participación activa de sus miembros, el pensamiento crítico y evitando el pensamiento grupal y el "advocacy" que podría llevarnos a cometer errores fatales para la iniciativa.