Según las cifras publicadas por FUNDES en su página web, las mipymes constituyen el 98% de las empresas latinoamericanas, empleando a casi 8 de cada 10 trabajadores, pero, aportando solo entre el 20 y el 50% del PIB de la región. Estos datos nos dan una idea del peso que estas organizaciones tienen para las economías desde México hasta Argentina, remarcando además la necesidad de impulsar mecanismos que les permitan incrementar su productividad y su aporte al crecimiento y desarrollo económico sostenible de estos países.
El éxito de las micro,
pequeñas y medianas empresas, entendiendo este como la capacidad de ser más productivas, tener un modelo de
negocio sostenible y que pueda escalar y generar mayores beneficios para sus stakeholders,
incluyendo a sus socios, depende en gran medida de la
determinación de una visión estratégica
y la adopción de un “comportamiento
profesional” que les permita alcanzarla.
Cuando hago referencia
a la profesionalización me refiero
al uso de procedimientos y metodologías
que les permitan a las mipymes ser más
efectivas y eficientes en el manejo
de sus recursos. Toda organización que quiera permanecer por largo tiempo en el mercado, independientemente de su
tamaño, debe contar con un marco para llevar las finanzas y la contabilidad,
manejar el recurso humano, producir y por supuesto para formular, evaluar y gestionar sus proyectos.
Mipymes
y gestión profesional de proyectos ¿por qué?
Son muchas las razones,
por las que considero que todas las organizaciones y en especial las mipymes
deben desempeñarse profesionalmente a
la hora de gestionar sus proyectos,
comparto algunas de estas con ustedes:
- La
visión empresarial: me gusta definir a los proyectos como
las “armas estratégicas” de las
organizaciones, a través de las cuales estas materializan su visión. La gestión
profesional de proyectos permite que todas las iniciativas desarrolladas
estén alineadas y orientadas a lograr ese fin último,
además de contar con los mecanismos para poder medir y obtener evidencia
objetiva del aporte.
- La
elección: como todas
las organizaciones las mipymes se enfrentan al dilema de la elección, con recursos escasos, lo que en el área de
proyectos las obliga a elegir en que iniciativa, alineada a la visión, deben
invertir, dejando de lado muchas otras alternativas.
La gestión profesional de proyectos implica que estos se evalúen ex – ante y se generen
estimaciones e indicadores financieros y económicos que le permitan a la
organización tomar una decisión, en
función de maximizar sus recursos.
- Orientación
al mercado: todo proyecto está dirigido a satisfacer
las necesidades de un consumidor, externo
o interno, la gestión profesional de
proyectos, apoyada en el análisis de negocio, se preocupa por que los
productos y/o servicios sean realmente necesitados,
queridos, alcanzables y estén disponibles para los usuarios finales,
entendiendo que esta es la única manera de lograr una real transformación que
genere beneficios, traducidos en ventas o mejoras para la organización y
en satisfacción para el cliente.
- Proyectos
terminados en el tiempo, con la calidad y los costos planificados: las
mipymes, como dijimos anteriormente, cuentan con recursos limitados, por esta
razón no pueden desperdiciarlos. La gestión
profesional de proyectos garantiza, hasta cierto punto, que cada iniciativa
sea planificada, ejecutada y controlada para
evitar desviaciones y mal gasto de recursos, lo que redunda en ahorro para la
organización, además de darle ventajas estratégicas.
- Antídoto
contra la improvisación: las mipymes por lo general crecen muy rápido, lo que les impide
desarrollarse de una manera efectiva, por esta razón muchas terminan improvisando en todo lo que
tiene que ver con su gestión. Utilizar metodologías
profesionales en el manejo de proyectos no solo permite evitar que estas
iniciativas no cumplan con sus objetivos, por ser gestionadas inadecuadamente, sino
que además sirve para la identificación de áreas de mejora dentro de la organización
y la propuesta de soluciones (nuevos
proyectos).
En mi experiencia
trabajando con mipymes ha sido bastante complejo convencer a sus dueños o
directores de asumir un enfoque metodológico a la hora de gestionar sus proyectos,
los muy conocidos “nosotros trabajamos
así y nos ha funcionado”, “no
tenemos tiempo para hacer esto” o “somos
muy pequeños para…”siempre han aparecido. Algunos consejos para asumir esta tarea evangelizadora son:
- Hacer una revisión de los proyectos realizados por la
organización, para identificar si alcanzaron el fin, los objetivos y
cumplieron con los parámetros de gestión
- En base a este análisis
mostrar los aciertos y logros, que
siempre los hay, y luego pasar a las pérdidas
y desaciertos. Esto nos permite crear un ambiente positivo en el que no somos vistos como críticos per sé de
una manera de hacer las cosas
- En tercer lugar proponer la adopción de metodología
profesional para la gestión de proyectos, como un complemento y/o mecanismo de mejora para los procesos de la mipyme
Para liderar este tipo de cambios debemos
estar preparados para vencer la
resistencia, tener en cuenta que asumir la gestión profesional de proyectos
no implica que una mipyme deba
plegarse estrictamente a los procesos del PMBOK u otro marco de trabajo, por el
contrario debe tomar aquello que le
sirva para mejorar el manejo de sus iniciativas y los resultados alcanzados y finalmente, debemos apreciar todo el conocimiento y los aprendizajes
generados por la organización, que si bien puede que sus procesos no estén
apegados al “deber ser” siempre
existe un valor que rescatar.
Fuentes consultadas: http://mipymes.fundes.org/
Este artículo es producto y parte del debate "El director de proyectos en las
Pymes" promovido por Carlos J. Pampliega
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