domingo, 16 de agosto de 2015

Más de sketchnotes en la gestión de proyectos


En el artículo anterior comenté sobre cómo vender un proyecto de manera creativa, utilizando los Sketchnotes, una experiencia que forma parte del proceso que he emprendido para implementar herramientas creativas en mis labores como consultor en la gestión de proyectos.

Aunque para esta nueva edición del blog tenía programado escribir sobre otro tema, tome el testigo que me ofreció mi amiga Ana Aranda, con su artículo Sketchnotes como “entregable” de un proyecto, para contarles mi última experiencia con esta técnica.

Todo comenzó hace un par de semanas cuando leí un artículo escrito por Carlos J. Pampliega y compartido por Alejandro J. Román, miembros junto con Ana de esta comunidad de conocimiento y aprendizaje colectivo que hemos tejido a través de las redes sociales, titulado Sketchnoting para comunicar proyectos.

Luego de esa lectura se me ocurrió utilizar esta técnica para guiar una sesión de trabajo en la cual, junto con el equipo, revisaríamos y redefiniríamos la jerarquía de objetivos de un programa social que implementaremos dentro de poco.

El desarrollo de la jornada fue sencillo, luego de explicar su objetivo, el plan de trabajo y el resultado esperado, invité a los miembros del equipo, incluyéndome, a que en una hoja de papel respondiésemos, utilizando dibujos, las siguientes preguntas:

1.- ¿Cómo imaginamos la vida de los  beneficiarios directos del programa antes de participar en él?

2.- ¿Cómo imaginamos la vida de los beneficiarios directos del programa justo al finalizarlo?

3.- ¿Cómo imaginamos la vida de los beneficiarios directos del programa tiempo después de haberlo finalizado?

Las respuestas se las muestro a continuación.



Una vez hechos los sketchnotes, cada participante realizó un elevator pitch, contando con un minuto para explicar su dibujo. En esta actividad fuimos extrayendo las ideas con las que finalmente reformulamos el fin, el objetivo general y los objetivos específicos del programa, definiendo también los entregables esperados, los indicadores de desempeño y los medios a través de los cuales verificaremos su cumplimiento.

Como les comenté en el artículo pasado el uso de este tipo de técnicas no solo hace que las jornadas de trabajo sean más divertidas, sino que además nos permiten utilizar nuestra creatividad, explicando de una manera poco convencional nuestra visión e ideas. En el caso particular de esta experiencia me pareció muy poderosa la dinámica de imaginar y dibujar el proceso de transformación que esperamos sea transitado por los participantes en el programa, ya que para esto tuvimos que intentar colocarnos en su lugar.

Por otra parte, esta actividad nos permitió la construcción colectiva, con la inclusión de las ideas y opiniones de todos los miembros del equipo de trabajo, lo que en cierta manera garantiza nuestro compromiso con hacer la mejor labor posible para el logro de los objetivos.

En la próxima sesión con este equipo, seguiremos con nuestra cruzada creativa, utilizando una técnica sobre la que leí hace poco en un artículo compartido por Akira Bloise, titulado ¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance del proyecto?, luego les cuento qué tal me fue.

Lecturas relacionadas:

¿Cómo conformar equipos de proyectos creativos?

Cómo vender un proyecto de manera creativa

domingo, 2 de agosto de 2015

Cómo vender un proyecto de manera creativa


Nos invitan a presentar una oferta para gestionar un proyecto, y apuesto que en lo primero en que pensamos es en un documento escrito donde se especifique el alcance y los detalles del trabajo que ofrecemos realizar y las láminas, seguramente de power point, que presentaremos ante el posible cliente. Por otro lado, me atrevo a asegurar que este último no está esperando nada más.

Los seres humanos, por lo general, somos adversos al riesgo y nos encanta estar dentro de nuestra zona de confort. ¿Por qué elegiríamos entonces un camino diferente al que ha demostrado ser efectivo?

Esta situación se nos presentó a mi asociado y a mí, hace un par de semanas. Una gran empresa nos invitó a presentarles una propuesta para diseñar y ejecutar un proyecto, dentro de un programa que están realizando. En la primera reunión el cliente nos dijo algo que nos llamó la atención: “no queremos que nos presenten una cajita feliz”, utilizando el famoso menú infantil de una cadena de comida rápida como analogía para identificar ofertas de servicio estandarizadas e inflexibles. Este hecho nos llevó a pensar que con este cliente en particular era posible arriesgar y presentar nuestro trabajo de una manera diferente.

Luego de haber leído unos cuantos artículos sobre maneras creativas de tomar notas en reuniones, charlas y/o conferencias, escritos y/o compartidos, entre otros, por mis amigos @anuskiaranda@CJPampliega, @MartinezBuenoJA y @ceolevel, se nos ocurrió la idea de presentar la oferta de servicio utilizando Sketch Notes y a través de una secuencia de dibujos explicarle al posible cliente el trabajo que realizaríamos, su alcance, los resultados que obtendría, el tiempo de ejecución y el costo, entre otros detalles importantes.

Por supuesto el cliente quedó sorprendido y su respuesta fue: “no esperaba que presentaran una oferta de esta manera, queda en evidencia no solo la creatividad del equipo, sino, además la seguridad que tienen en la calidad de su trabajo, lo que los lleva a asumir riesgos como el de hacer este tipo de presentaciones” fuera del estándar. En conclusión, obtuvimos el contrato y ya estamos preparándonos para comenzar a trabajar.

Más allá del resultado de la venta, esta experiencia me llevó a reflexionar sobre:

1.- La importancia de pensar fuera de la caja (feliz): los profesionales en la gestión de proyectos estamos constantemente tomando decisiones y solucionando problemas a lo largo de nuestras carreras profesionales.

El innovar e incentivar nuestra creatividad nos ayuda a identificar y transitar caminos inexplorados, que nos pueden llevar a mejores resultados de los que estamos acostumbrados a alcanzar.

2.- La importancia de salir de la zona de confort: explotar nuestro potencial al máximo requiere que estemos en la capacidad de asumir riesgos constantemente, de esta manera no solo podemos sorprender a los demás, como en el caso que les comenté, sino que nos redescubrimos a nosotros mismo, identificando potencialidades que seguramente no sabíamos que estaban allí.

3.- Los profesionales de proyectos somos vendedores: en realidad todos los seres humanos lo somos y en el caso de nuestra profesión no solo debemos tomar en cuenta la calidad de nuestro trabajo, sino además idear las maneras más atractivas, para "venderlo". 

Lo mejor de las técnicas creativas tanto para vender proyectos, tomar notas, hacer informes, llevar reuniones, tomar decisiones,etc., además de que nos ayudan a hacer nuestro trabajo de una manera diferente y divertida, es que son sencillas y logran los resultados esperados.

En el caso del sketch notes, no hace falta ser un gran dibujante para utilizarlos, solo un poco de imaginación, una buena caja de lápices de colores y las ganas de "jugar" y arriesgarse a hacer algo diferente!

P.D: me encantaría compartir con ustedes el sketch notes que presentamos hace unos días, pero, por razones de confidencialidad se me hace imposible. Por ahora les dejo este video ;)