Emprendemos el proyecto de construir una casa y una vez que
hemos terminado con la obra ¡oh
sorpresa! notamos que se nos ha olvidado un detalle, la instalación eléctrica,
por lo que nos veremos en la obligación de romper las paredes y el techo para
incluir el cableado, a menos que queramos iluminar los espacios a la luz de las
velas. Este ejemplo hipotético y ¿exagerado?
es bastante cercano a la realidad de muchos proyectos, en los que a la mitad o
supuestamente ya finalizada la ejecución, sus gestores notan que pasaron por
alto “algunos detalles” necesarios
para cumplir con los objetivos previstos.
Este tipo de situaciones, que son más comunes de lo que quisiéramos, se deben a no tomarnos el
tiempo para determinar todo, y nada más el, trabajo necesario que debemos realizar
para cumplir con lo que nos hemos planteado, respetando las restricciones de
tiempo, costo y calidad o en otras palabras a una deficiente gestión del alcance del proyecto.
La gestión del alcance implica, según el PMBOK 5ta edición, su planificación, el levantamiento de
los requerimientos, definirlo, crear la EDT, validarlo y controlarlo. El manejo inadecuado del alcance nos
obliga a re - planificar para
incluir todas aquellas actividades y productos que pasamos por alto
inicialmente, ocasionando retrasos
en el cronograma, re – trabajo (imaginémonos
rompiendo las paredes y el techo de nuestra casa hipotética una vez “terminada”),
y sobre costos, además de la
insatisfacción de los stakeholders en
caso de que el producto final no cumpla con la calidad prometida.
En el caso venezolano, debido
a la alta inflación, debemos ser extremadamente cuidadosos a la hora de
gestionar el alcance de los proyectos.
Una falla en el manejo de los procesos de esta área de conocimiento, como de cualquiera de las otras, que
nos lleve a un sobre costo, podría hacer desaparecer
la rentabilidad, ya bastante golpeada por la situación económica, de
cualquier iniciativa. En el caso de un proyecto social, fallar en el alcance
podría convertir una inversión en un
gasto sin contraprestación. En una situación extrema podríamos tener que dejar el proyecto inconcluso convirtiéndose en un "elefante blanco", perdiéndose todos los recursos invertidos en él.
Luis Enrique Palacios en su libro Benchmarking de proyectos en Venezuela, nos sugiere un conjunto de
preguntas que, aunque basadas en la
edición del PMBOK del año 2000, nos sirven de guía para comprobar de
manera sencilla que estamos o hemos gestionado el alcance del proyecto de
manera eficiente. Para evidenciar esto debemos responder afirmativamente a:
¿Se empleó una
metodología para definir el alcance del proyecto considerando a los distintos
stakeholders, usuarios, clientes e interesados en los resultados?
¿Se realizó la EDT del
proyecto en la que se delimitó claramente el alcance del proyecto?
¿Se chequeó a medida
que se ejecutaba el proyecto que se estaban realizando las actividades
contempladas en el alcance?
¿Se empleó un sistema
que permitió manejar los cambios de alcance correctamente, tomado acciones
correctivas?
Adicionalmente nos podemos preguntar si:
¿Se empleó una
metodología para planificar el alcance del proyecto?
¿Se utilizó alguna
metodología para el levantamiento de los requerimientos del proyecto o si se conversó con los stakeholders?
¿Se verificó el alcance
del proyecto y sus productos fueron aceptados?
No olvidemos entonces la necesidad de determinar, antes de comenzar a ejecutar, con el mayor detalle posible todo lo que
tendremos que hacer para cumplir con los
objetivos del proyecto. Sé que en nuestra cultura las ansias por la acción nos empujan a comenzar a trabajar sin
haber planificado bien, no nos dejemos llevar por esta tentación la cual a
todas luces es muy costosa.
Les dejo esta
presentación en la que se resume la gestión del alcance según el PMBOK 5ta
edición, hecha por Soledad Bustillos
https://prezi.com/ugccssxo0wlr/gestion-de-alcance-del-proyecto-pmbok-5ta-edicion/#
https://prezi.com/ugccssxo0wlr/gestion-de-alcance-del-proyecto-pmbok-5ta-edicion/#
Referencia: Palacios, Luis. 2002. Benchmarking de proyectos en Venezuela. UCAB. Caracas, Venezuela.
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