martes, 15 de marzo de 2016

El proyecto está listo, pero....


 
Emprendemos el proyecto de construir una casa y una vez que hemos terminado con la obra ¡oh sorpresa! notamos que se nos ha olvidado un detalle, la instalación eléctrica, por lo que nos veremos en la obligación de romper las paredes y el techo para incluir el cableado, a menos que queramos iluminar los espacios a la luz de las velas. Este ejemplo hipotético y ¿exagerado? es bastante cercano a la realidad de muchos proyectos, en los que a la mitad o supuestamente ya finalizada la ejecución, sus gestores notan que pasaron por alto “algunos detalles” necesarios para cumplir con los objetivos previstos.
Este tipo de situaciones, que son más comunes de lo que quisiéramos, se deben a no tomarnos el tiempo para determinar todo, y nada más el, trabajo necesario que debemos realizar para cumplir con lo que nos hemos planteado, respetando las restricciones de tiempo, costo y calidad o en otras palabras a una deficiente gestión del alcance del proyecto.
La gestión del alcance implica, según el PMBOK 5ta edición, su planificación, el levantamiento de los requerimientos, definirlo, crear la EDT, validarlo y controlarlo. El manejo inadecuado del alcance nos obliga a re - planificar para incluir todas aquellas actividades y productos que pasamos por alto inicialmente, ocasionando retrasos en el cronograma, re – trabajo (imaginémonos rompiendo las paredes y el techo de nuestra casa hipotética una vez “terminada”), y sobre costos, además de la insatisfacción de los stakeholders en caso de que el producto final no cumpla con la calidad prometida.
En el caso venezolano, debido a la alta inflación, debemos ser extremadamente cuidadosos a la hora de gestionar el alcance de los proyectos. Una falla en el manejo de los procesos de esta área de conocimiento, como de cualquiera de las otras, que nos lleve a un sobre costo, podría hacer desaparecer la rentabilidad, ya bastante golpeada por la situación económica, de cualquier iniciativa. En el caso de un proyecto social, fallar en el alcance podría convertir una inversión en un gasto sin contraprestación. En una situación extrema podríamos tener que dejar el proyecto inconcluso convirtiéndose en un "elefante blanco", perdiéndose todos los recursos invertidos en él.
Luis Enrique Palacios en su libro Benchmarking de proyectos en Venezuela, nos sugiere un conjunto de preguntas que, aunque basadas en la edición del PMBOK del año 2000, nos sirven de guía para comprobar de manera sencilla que estamos o hemos gestionado el alcance del proyecto de manera eficiente. Para evidenciar esto debemos responder afirmativamente a:
¿Se empleó una metodología para definir el alcance del proyecto considerando a los distintos stakeholders, usuarios, clientes e interesados en los resultados?
¿Se realizó la EDT del proyecto en la que se delimitó claramente el alcance del proyecto?
¿Se chequeó a medida que se ejecutaba el proyecto que se estaban realizando las actividades contempladas en el alcance?
¿Se empleó un sistema que permitió manejar los cambios de alcance correctamente, tomado acciones correctivas?
Adicionalmente nos podemos preguntar si:
¿Se empleó una metodología para planificar el alcance del proyecto?
¿Se utilizó alguna metodología para el levantamiento de los requerimientos del proyecto o si se conversó con los stakeholders?
¿Se verificó el alcance del proyecto y sus productos fueron aceptados?
No olvidemos entonces la necesidad de determinar, antes de comenzar a ejecutar, con el mayor detalle posible todo lo que tendremos que hacer para cumplir con los objetivos del proyecto. Sé que en nuestra cultura las ansias por la acción nos empujan a comenzar a trabajar sin haber planificado bien, no nos dejemos llevar por esta tentación la cual a todas luces es muy costosa.
Les dejo esta presentación en la que se resume la gestión del alcance según el PMBOK 5ta edición, hecha por Soledad Bustillos

https://prezi.com/ugccssxo0wlr/gestion-de-alcance-del-proyecto-pmbok-5ta-edicion/#
Referencia: Palacios, Luis. 2002. Benchmarking de proyectos en Venezuela. UCAB. Caracas, Venezuela.