Conversando con los stakeholders….

Durante el fin de semana participé como ponente en el 9no Congreso de Gerencia de Proyectos organizado, y muy bien, por el PMI Capítulo Venezuela. Mi ponencia se tituló “Conversando con los stakeholders: cómo formular proyectos desde la demanda”, una invitación a acercarnos a los interesados del proyecto para preguntarles e indagar sobre sus necesidades, requerimientos y expectativas con respecto a la iniciativa.

Me gusta utilizar la palabra conversar como analogía para el levantamiento de los requerimientos del proyecto, al final del día, e indiferentemente del método que utilicemos, levantar los requerimientos no es más que escuchar lo que los interesados tienen que decir y traducirlo, tomando en cuenta nuestros recursos, en las características del bien o servicio que vamos a producir.

Para llevar a adelante esta conversación, el PMI en el Business Analysis for Practitioner nos da un conjunto de recomendaciones, indicándonos el trabajo que debemos hacer para lograr un buen resultado:

Planificar la conversación: este primer paso consiste en determinar cuál es la información que queremos conocer, con quién debemos conversar para obtenerla, cuál será la metodología que utilizaremos para conversar y finalmente la secuencia en que las conversaciones se llevarán a cabo. Esta información puede organizarse como lo muestra la tabla a continuación, tomada del Business Analysis for Practitioner:

Preparar la conversación: en segunda instancia debemos determinar el objetivo de cada una de las conversaciones que sostendremos, quiénes participarán en ellas y cuáles serán la preguntas clave que haremos a los interesados.

Esta información, al igual que la referente a la planificación, se puede organizar utilizando un cuadro como el que se presenta a continuación:

Realizar la conversación: en tercer lugar conversemos, introduzcamos la conversación, hagamos las preguntas clave, cerremos la conversación y consolidemos y contrastemos la información que hemos obtenido con los participantes.

Como cuarto y quinto paso se documenta la conversación y se complementa con datos. A continuación se analizan los requerimientos de los interesados.

La importancia de que conversemos con los stakeholders radica en que evitemos caer en la tentación humana de suponer, tomando en cuenta que somos afectados por una cantidad de sesgos cognitivos, de los que he mencionado algunos en artículos anteriores, llevándonos a formular proyectos que atiendan a nuestra percepción sobre las necesidades, pero, no a las necesidades reales.

Al finalizar la ponencia me preguntaron ¿hasta qué punto se debe conversar? A lo que respondí que la conversación es importante, pero, no debe convertirse en un proceso sin fin, debemos establecer un lapso lo suficientemente largo para obtener la información que requerimos, pero, además lo suficientemente corto para poder tomar decisiones pertinentemente.

Otro participante me consultó sobre la estrategia para atender a las solicitudes de los stakeholders, que pueden ser muchas. Durante el levantamiento de los requerimientos nuestro objetivo principal es escuchar, sin embargo, si tenemos que responder a alguna solicitud debemos, como en toda la comunicación que mantengamos con los interesados, ser claros y honestos con nuestras capacidades de respuesta. No ofrezcamos cosas que sabemos que no podremos cumplir, porque terminaremos defraudando a algún actor y sumando un oponente al proyecto.

Finalmente comentamos las dificultades de conversar con los stakeholders y estuvimos de acuerdo en que a pesar de no ser una tarea sencilla, tenemos que abordarla. Para esto debemos ser empáticos, tratar de ponernos en los zapatos de los actores y ver, o imaginar, cómo ellos perciben las situaciones y al proyecto ¡menuda tarea!

En un próximo post les comento sobre las otras ponencias, muy buenas por cierto, a las que tuve el gusto de asistir, por ahora los invito nuevamente a formular proyectos desde la demanda.

Fuente consultada: PMI. (2015). Business Analysis for Practitioner. A Practice Guide.